2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 16: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG NHẬP Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
- NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- NV sà lan (Khách hàng) mang Lệnh giao hàng (D/O) đã cĩ dấu Hãng tàu tới phịng Thương vụ Cảng (đăng ký rõ là giao nguyên cont sà lan, kèm/ khơng kèm hạ kiểm hố/ chuyển kiểm hố), NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của D/O (mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên); (đối
với CTN lạnh, chương trình vi tính tự động hiển thị thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền tương ứng trên hố đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên D/O và chuyển cả hĩa đơn,
D/O sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại D/O, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”), sau đĩ sang phịng phát hành EIR.
- Khách hàng trình D/O cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của D/O (đã hồn thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu ngân, cịn hạn…), nhập số hố đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin ban đầu (phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt, IMDG, tình trạng CTN… ), sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ D/O vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu D/O, ngày hết hạn D/O, Đại lý phát hành, ngày phát hành, số sà lan…), thu D/O, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Lưu ý:
+ Sau khi đã phát hành EIR ghi phương án “GTHA” mà khách hàng đĩng bổ sung các loại phí: hạ kiểm hố/ chuyển kiểm hố/ phụ phí kiểm hố thì NV chứng từ căn cứ xác nhận của Thương vụ – Thu ngân trên D/O, hiệu chỉnh lại tên phương án cho đúng thực tế, đồng thời ký và đĩng dấu lên phần sửa.
+ Đối với CTN lạnh, khách hàng muốn chỉ định thời gian Cảng ngắt điện, thì khách hàng đến văn phịng Khu CTN lạnh để ký Bản cam kết thời gian yêu cầu ngắt điện với NV theo dõi vận hành.
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Khách hàng chuyển các EIR cho TBSX; TBSX chuyển cả Kế hoạch kèm tồn bộ EIR cho khu hàng.
- Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký. - Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và
điều động phương tiện cho phù hợp.
- Điều độ bãi kiểm tra tính hợp lệ của EIR (cịn hạn cho phép…) và tổ chức giao CTN cho xe đầu kéo nội bộ; ghi tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ); đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện và tháo, giữ Biểu độ nhiệt độ trước khi nâng CTN lên xe).
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Lái xe trình bộ EIR cho NV giao nhận tàu. NV Giao nhận kiểm tra số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên) – nếu cịn thiếu; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần
Remark), ký lên EIR (phần “Cổng ra”) giữ liên 1, giao các liên cịn lại cho sà lan.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
GHI CHÚ : nếu khách hàng cần kiểm hố CTN trước khi xếp hàng xuống sà lan thì thực hiện như các bước 1 và 3 tại Qui trình 4.