2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 15: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CẢNG KHÁC CHUYỂN VỀ.
Bước 1: Đăng ký thủ tục tiếp nhận sà lan và hàng hố tại TBSX.
- Khách hàng (NV sà lan) trình Lệnh giao nhận, Manifest, chứng từ hải quan về lơ hàng và giấy tờ đăng ký cập cảng làm hàng của sà lan tại TBSX.
- TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận, căn cứ hàng hố cụ thể và qui định của Cảng để phê duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đĩng dấu) hoặc chuyển cấp trên giải quyết.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch làm hàng và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- Khách hàng (NV sà lan) trình Lệnh giao nhận tại phịng Thương vụ, ghi rõ là hạ CTN hàng nhập cảng khác chuyển về. NV thương vụ kiểm tra đã cĩ phê duyệt của cấp cĩ thẩm quyền, cập nhật máy tính (tên chủ hàng/ hãng tàu, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “Hạ CTN hàng nhập cảng khác chuyển về bằng SL”…); lập hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên Lệnh giao nhận và chuyển cả hố đơn, Lệnh sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại Lệnh, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”).
- Tại phịng phát hành EIR, Lái xe nộp Lệnh giao nhận, Manifest. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ (đã qua thủ tục hãng tàu, thương vụ), nhập số hố đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin ban đầu (Tên chủ hàng/ hãng tàu; số hiệu, cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ Lệnh vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu cĩ), số seal, nhiệt độ, thơng giĩ, IMDG, số sà lan); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã cĩ vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.
Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ; NV sà lan chuyển các EIR cho NV giao nhận tàu, NV giao nhận kiểm tra tính hợp lệ; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký trên các EIR.
- Trực ban tàu thơng báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại và các vị trí dự kiến xếp của lơ CTN.
+ Kiểm tra số seal, loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu NV sà lan trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN khơng trùng với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu NV sà lan liên hệ với chủ hàng/ hãng tàu xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.
+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal (cĩ bị rách lủng, mĩp méo, thiếu các bộ phận…) khơng? Nếu CTN/ seal hư hỏng hoặc khơng seal, phải ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng và yêu cầu NV sà lan ký (ghi rõ họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao nhận phải liên hệ Trực ban tàu để thơng báo Đại lý hãng tàu cĩ mặt giải quyết trước khi chở CTN xuống bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký, ghi họ tên). Trường hợp Đại lí khơng cĩ mặt, Trực ban SX sẽ quyết định phương án xử lí theo thỏa thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể. + Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần Remark); yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); ký lên EIR (phần “Cổng vào”); giao liên 3 EIR cho sà lan, các liên cịn lại cho Lái xe.
Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến.
- Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ. NV điều độ kiểm tra lại số hiệu, tình trạng, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và căn cứ nội dung trên EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại EIR cho Lái xe; đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi.
+ Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN khơng đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV giao nhận để điều chỉnh. + Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm sốt (để kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thơng giĩ, các thiết bị và thơng số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu tên vào bên cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN cĩ tình trạng vừa nêu, sẽ cĩ các cách xử lí như sau:
@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thơng báo Đại lý hãng tàu, NV sà lan cĩ mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên;
@ Khi Đại lý khơng thể cĩ mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với Khách hàng (NV sà lan), Hãng tàu cơng nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và cĩ biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
Sau khi kết thúc kiểm tra CTN: NV Vận hành ký nhận thêm với Khách hàng Phiếu Bàn giao trạng kỹ thuật CTN (cĩ các nội dung: số hiệu CTN; nhiệt độ; thơng giĩ; thời gian vận hành) và giữ lại 1 liên; Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR, để phục vụ cơng tác quản lí hàng hố.
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo,số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và cho phương tiện trở lại cầu tàu.
Bước 5: Kiểm tra EIR tại cầu cảng.
- Lái xe chuyển EIR cho NV giao nhận trước khi nhận CTN và EIR mới. - NV giao nhận kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định.
Nếu trên EIR cĩ các nội dung bổ sung, thay đổi của Điều độ bãi về tình trạng CTN, thì NV Giao nhận đề nghị sà lan cho điều chỉnh lại trên liên 3
EIR cho thống nhất.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.