2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 18: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG XUẤT Bước 1: Đăng ký thủ tục lấy hàng tại Khu hàng xuất và TBSX.
Bước 1: Đăng ký thủ tục lấy hàng tại Khu hàng xuất và TBSX.
- Khách hàng trình Đơn xin lấy hàng xuất ra khỏi cảng (về kho riêng/ đi cảng khác/ … cĩ xác nhận của hãng tàu) – gọi là Lệnh giao nhận cho Khu hàng xuất để được xác nhận về nguồn gốc các CTN (do hạ bãi chờ xuất/ đĩng hàng tại cảng/ depot khác chuyển về và thời gian cụ thể).
- Khách hàng (NV sà lan) mang Lệnh giao nhận, chứng từ hải quan về lơ hàng và giấy tờ đăng ký cập cảng làm hàng của sà lan qua TBSX. TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận, căn cứ lí do khách hàng nêu và xác nhận của Khu hàng xuất, căn cứ qui định của Cảng để phê duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đĩng dấu), hoặc chuyển cấp trên giải quyết.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch làm hàng và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- Khách hàng (NV sà lan) trình Lệnh giao nhận, đã cĩ phê duyệt đồng ý của các cơ quan cĩ thẩm quyền, tới phịng Thương vụ (đăng ký rõ là lấy cont hàng xuất về kho riêng/ đi cảng khác), NV Thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng/ hãng tàu, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên), (đối với CTN lạnh, chương trình vi tính tự động hiển thị thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền tương ứng trên hố đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên Lệnh và chuyển cả hĩa đơn, Lệnh sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại Lệnh, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”), sau đĩ sang phịng phát hành EIR.
- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh (chính sách Cảng cho phép, mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn, đã hồn thành thủ tục hải quan, Thương vụ thu ngân…), nhập số hố đơn cho hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin (phương án tác nghiệp, số hiệu CTN –
máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…), sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ Lệnh
vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu Lệnh, ngày hết hạn (nếu cĩ), Đại lý phát hành, ngày phát hành…), thu Lệnh, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Khách hàng chuyển các EIR cho TBSX; TBSX chuyển cả Kế hoạch kèm tồn bộ EIR cho khu hàng.
- Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký. - Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và
điều động phương tiện cho phù hợp.
- Điều độ bãi kiểm tra tính hợp lệ của EIR và tổ chức giao CTN cho xe đầu kéo nội bộ, (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe); ghi tình trạng CTN, đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Lái xe trình bộ EIR cho NV giao nhận tàu. NV Giao nhận kiểm tra số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên) – nếu cịn thiếu; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần Remark), ký lên EIR (phần “Cổng ra”) giữ
liên 1, giao các liên cịn lại cho sà lan.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH,
thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
2.2. GIAO NHẬN VỚI PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VỊNG NGỒI CỦA CẢNG: CỦA CẢNG: