Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:
- Danh sách chuyển CTN hàng nhập do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi, để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
- GNVT làm thủ tục hải quan đối với CTN tại các depot thuộc Tân cảng theo qui định, chuyển bản copy Biên bản bàn giao cho Đội QLTH (tại Depot chuyển hàng đi).
Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi. (Tại Tân cảng):
- Phát hành EIR:
+ NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ danh sách CTN cần chuyển và Biên bản bàn giao, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, phương án tác nghiệp: ví dụ “Chuyển hàng nhập TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành.
+ Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng:
+ Sau khi được Trực ban điều hành thơng báo, các xe đầu kéo cĩ mặt tại khu vực làm hàng. (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và
các khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
+ Điều độ bãi kiểm tra EIR và tổ chức giao CTN cho xe; ghi tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan, yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe), thời điểm xếp hàng lên xe; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên) và cho phương tiện ra cổng cảng.
- Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra:
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan. Sau khi kiểm tra hồn tất thủ tục, Hải quan thơng qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên cịn lại. NV Thống kê hiện trường bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra nơi đi” trên EIR); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe rời khỏi cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà sốt đảm bảo tất cả các thơng tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
Bước 3: Tại cảng nhận hàng.
- Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào:
+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.
+ NV Giao nhận cổng tiến hành:
• Kiểm tra số xe, số seal, cỡ loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu số hiệu CTN sai thực tế thì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe đến bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển cảng); trường hợp số hiệu thực tế CTN khơng trùng với Order, bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để cĩ phương án quyết định.
• Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal (cĩ bị rách lủng, mĩp méo, thiếu các bộ phận…) khơng? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc khơng seal, phải ghi vào mục “Remark”, nêu rõ các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Tân cảng/ Phương tiện (do khơng phát hiện ra khi giao nhận…) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR.
• Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đĩng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; kiểm tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến;bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie.
• Lưu ý:
@ Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng
ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đĩ.
@ Trường hợp xe vào hạ CTN, sau đĩ đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngồi ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi
Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) cĩ nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngồi việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng cho NV Thống kê hiện trường cổng.
+ Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng giao thơng trong Cảng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng:
+ Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR cho NV Điều độ bãi.
+ Điều độ bãi kiểm tra lại số hiệu, tình trạng; hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, ghi thời điểm hạ CTN, đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đến” trên EIR và hướng dẫn vị trí hạ; giao lại EIR cho Lái xe; đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi.
• Nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hố và EIR, Điều độ bãi liên hệ các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân và hiệu chỉnh ngay; cĩ biện pháp khắc phục các CTN hư hỏng (che bạt, dán giấy bạc…).
• Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm sốt (để kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thơng giĩ, các thiết bị và thơng số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu tên vào bên cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Bến Tân cảng (do kiểm tra sĩt…).
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ).
- Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra:
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch
Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe thực tế so với EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ (phần “Cổng ra nơi đến”), giữ EIR (liên 2) và mở barie. Xe rời khỏi Cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy, giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động.
+ Nếu phương tiện khơng ra cổng như thường lệ, mà chuyển sang làm