Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:
- Danh sách đề nghị chuyển CTN rỗng do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi, để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi.
- Phát hành EIR:
+ NV chứng từ căn cứ danh sách CTN (hoặc Lệnh cấp CTN rỗng) cần chuyển, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – nếu Lệnh chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đĩ như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển/ tên chủ hàng, số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày phát hành, ngày hết hạn Lệnh, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu cĩ, các ghi chú đặc biệt, phương án tác nghiệp “Chuyển CTN TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành.
+ Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi:
+ Sau khi được Trực ban điều hành thơng báo, các xe đầu kéo cĩ mặt tại khu vực làm hàng. (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
+ NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (cịn hạn cho phép…) và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết), đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị.
+ Xe đầu kéo nội bộ đến khu vực được hướng dẫn. Điều độ bãi điều phương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa cĩ số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phịng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp cĩ đúng yêu cầu của EIR hay khơng). (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu cĩ - trước khi nâng CTN lên xe).
+ Lái xe cho phương tiện qua văn phịng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng cĩ yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng). + Lái xe cho xe qua văn phịng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu
Lệnh khơng chỉ định số), tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan), thời điểm xếp CTN lên xe; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1
EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đi”: số hiệu đầu kéo,số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển, ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên) và cho phương tiện ra cổng cảng.
+ Các CTN phải được mở cửa khi qua cổng (để kiểm tra xác định đúng là cont rỗng).
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); kiểm tra và chịu trách nhiệm chính về việc cấp CTN đúng Chủ khai thác và cỡ loại CTN; nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì bấm giờ (phần “Cổng ra”/ “Cổng ra nơi đi” trên EIR); giữ lại liên 1; giao các liên EIR cịn lại cho Lái xe và mở barie; xe rời khỏi cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà sốt đảm bảo tất cả các thơng tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
* Tại ICD Transimex/ depot ngồi Tân cảng:
- Theo phân cơng, các xe đầu kéo đến các depot để nhận CTN. (TBSX thường xuyên liên lạc với GNVT và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển và vị trí hoạt động của các phương tiện nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
- Xe đầu kéo thực hiện qui trình nhận CTN theo qui định của depot sở tại. Khi xếp CTN xong, xe đầu kéo nhận Phiếu xuất CTN rỗng – cĩ dấu của Đội GNVT. (Đối với CTN rỗng lạnh, NV GNVT cĩ trách nhiệm giao nhận tình trạng kỹ thuật của CTN: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan với ICD).
Bước 3: Tại cảng nhận hàng.
- Phát hành chứng từ:
+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ Tân cảng đã cĩ liên 2, 3 EIR. + Đối với CTN chuyển về từ các depot ngồi cảng:
• NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ Order xin chuyển CTN rỗng của hãng tàu, cập nhật vào máy tính các thơng tin về các CTN cần chuyển (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển; ngày hết hạn Lệnh; số hiệu – nếu là CTN chỉ định số, cỡ loại CTN; trạng thái; hãng tàu; chủ khai thác; tàu/chuyến; cảng dỡ; phương án tác nghiệp…).
• Khi về đến cảng, Lái xe nộp Phiếu xuất CTN rỗng. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu (cĩ dấu xác nhận của Đội GNVT, cĩ số CTN thuộc danh sách cần chuyển…) và cập nhật thêm các thơng tin khác về mỗi CTN
vào máy tính (chú ý: ưu tiên tính chính xác của nội dung trong Order xin chuyển CTN rỗng của hãng tàu, hơn nội dung trong Phiếu); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho Lái xe (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã cĩ vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.
- Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào:
+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NV Kiểm tra CTN rỗng.
+ NV Kiểm tra tiến hành kiểm tra tình trạng vỏ ngồi và bên trong CTN. Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc cĩ tem nguy hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Kiểm tra ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, dán tem lên CTN theo chủng loại qui định; đĩng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.
+ NV Giao nhận cổng tiến hành:
• Kiểm tra số xe, cỡ loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu số hiệu CTN sai thực tế thì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển CTN rỗng); trường hợp số hiệu thực tế CTN khơng trùng với Order,
bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để cĩ phương án quyết định.
• Căn cứ vào kết qủa kiểm tra tình trạng CTN của NV Kiểm tra, NV giao nhận ghi rõ trên EIR các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Depot/ Phương tiện (do khơng phát hiện ra khi giao nhận…) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR.
• Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đĩng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra hạn ghi trên EIR; kiểm tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến; bấm giờ (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”); chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie.
• Lưu ý:
@ Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng
ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đĩ.
@ Trường hợp xe vào trả CTN rỗng, sau đĩ đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngồi
ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi
Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) cĩ nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngồi việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao CTN cho NV Thống kê hiện trường cổng.
+ Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng giao thơng trong Cảng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi:
+ Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR cho NV Điều độ bãi.
+ Điều độ bãi kiểm tra CTNù, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu cần), ghi thời gian hạ CTN; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN”/ “Bãi CTN nơi đến”
trên EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phương tiện thực hiện.
• Lưu ý:
@ Nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hố và EIR, Điều độ bãi liên hệ các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân và hiệu chỉnh ngay;
@ Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm sốt trước khi trình cho Điều độ bãi. NV Kiểm sốt kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan của CTN. Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục “Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, đĩng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”), ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng (nếu là hàng ICD Transimex, trách nhiệm thuộc NV GNVT).
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên).
- Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra:
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe thực tế so với EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ (phần “Cổng ra”/ “Cổng ra nơi đến”), giữ 1
liên EIR, giao các liên cịn lại (nếu cĩ) cho Lái xe và mở barie. Xe rời khỏi Cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng do các bộ phận thuộc Cảng/ Depot/ Hãng tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà sốt đảm bảo tất cả các thơng tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
+ Nếu phương tiện khơng ra cổng như thường lệ, mà chuyển sang làm nhiệm vụ khác hoặc đậu nghỉ ở trong Cảng, thì Lái xe cĩ trách nhiệm nộp ngay, đầy đủ các EIR cho NV thống kê hiện trường cổng ra (với các nội dung như qui định trên đây).