của việc khai thỏc sử dụng hồ sơ bệnh ỏn điện tử
Nghị định số 1/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật lưu trữ. Nghị định này tạo nờn hành lang phỏp lý lưu song song hai loại hồ sơ bệnh ỏn giấy và hồ sơ bệnh ỏn điện tử. Trước hết cỏc chuyờn gia và cơ quan, tổ chức y tế lưu tõm cõn nhắc chấp nhận hồ sơ bệnh ỏn điện tử như một hồ sơ y tế chuẩn trong tất cả cụng việc hoạt động liờn quan tới chăm súc bệnh nhõn. Đõy chớnh là hành lang phỏp lý để hồ sơ bệnh ỏn điện tử cú hiệu lực phỏp luật
Để hồ sơ bệnh ỏn điện tử được triển khai khụng những ở bệnh viện cụng tuyến trung ương mà ở cỏc bệnh viện thỡ cần phải cú sự tuyờn truyền và hướng dẫn để mỗi cỏ nhõn tự ý thức được tầm quan trọng để phỏt triển hoàn thiện.
Hiện nay cỏc bỏc sĩ vừa phải nhập liệu vào hồ sơ mỏy tớnh vừa phải lập hồ sơ giấy. Một lỳc phải làm hai việc rất mất thời gian. Chẳng hạn như ở điều trị nội trỳ của bệnh viện Hữu Nghị bỏc sĩ vừa phải kờ đơn trong bệnh ỏn hồ sơ giấy vưà phải lập trờn mỏy. Điều đú mất thời gian của bỏc sĩ nhiều hơn nờn họ kộm hứng thỳ trong việc triển khai hồ sơ bệnh ỏn điện tử mặc dự họ thưà nhận những ớch lợi của nú. Họ chỉ vui với kết quả truy xuất nhanh hồ sơ bệnh ỏn mà thụi. Nhưng để cú hồ sơ truy xuất thỡ mỗi cỏ nhõn y bỏc sĩ sẽ là một khõu để kết nối vào hồ sơ bệnh ỏn điện tử. Do đú cần cú sự động viờn về tinh thần và vật chất để cú những đúng gúp ý kiến và sỏng tạo giỳp việc xõy dựng hồ sơ bệnh ỏn điện tử
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản về tổ chức khai thỏc, sử dụng hồ sơ bệnh ỏn điện tử bệnh ỏn điện tử
Tuyờn truyền rộng rói về cỏc mục đớch khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn.
Việc nõng cao nhận thức về cỏc mục đớch khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn được xem là một yếu tố tiờn quyết để giỳp cỏc cơ quan tổ chức tốt cụng tỏc khai thỏc, sử dụng hồ sơ. Hiện nay, việc nhận thức đỳng và đầy đủ về vấn đề này cũn rất nhiều hạn chế.
Đõy là một giải phỏp khụng chỉ dành cho những người đến khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn mà cũn dành cho cả những người trực tiếp tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn, lónh đạo cỏc bệnh viện và cỏc cơ quan Nhà nước khỏc, bởi vỡ:
■ Đối với những người tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn, việc nhận thức đỳng và toàn diện về giỏ trị, ý nghĩa, mục đớch khai thỏc của loại hồ sơ này trước tiờn sẽ giups họ nhận thấy được ý nghĩa của cụng việc mà họ đang làm và từ đú sẽ cú trỏch nhiệm với cụng việc hơn.
■ Đối với cỏc cơ quan Nhà nước khỏc, đặc biệt là Bộ Y tế và Cục văn thư – Lưu trữ Nhà nước, nếu nhận thức rừ điều này, sẽ cú thể đưa ra những chủ trương đỳng đắn hơn về cụng tỏc lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn núi chung và hồ sơ bệnh ỏn điện tử núi riờng
Phục vụ mục đớch theo dừi và điều trị cho bệnh nhõn là một mục đớch rất thiết thực và phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của bệnh viện – cơ sở khỏm và điều trị cho bệnh nhõn. Mục đớch này cú thể đạt được trong ba trường hợp: bệnh nhõn vào điều trị lại, bệnh nhõn chuyển viện và ỏp dụng đối với trường hợp tương tự:
+ Phục vụ cụng tỏc theo dừi và điều trị cho bệnh nhõn vào viện điều trị lại: Bệnh nhõn sau khi ra viện cú rất nhiều trường hợp phải quay trở lại điều trị lại do yếu tố đặc thự của căn bệnh. Trong trường hợp này, Hồ sơ bệnh ỏn điện tử chớnh là cơ sở để bỏc sĩ đưa ra những y lệnh tiếp theo mà khụng phải yờu cầu bệnh nhõn thực hiện kiểm tra lại khi khụng thấy cỏc triệu chứng mới. Đặc biệt, khi bệnh nhõn đang trong tỡnh trạng cấp bỏch và nguy kịch, nếu như lại phải tiến hành kiểm tra lại từ đầu thỡ cú khi dẫn đến tỡnh trạng tử
vong. Hơn nữa, do bỏc sĩ đó hiểu rừ căn bệnh của bệnh nhõn qua Hồ sơ bệnh ỏn điện tử nờn họ cú thể nhanh chúng đưa ra cỏc y lệnh giỳp bệnh nhõn thoỏt khỏi tỡnh trạng nguy kịch.
Thụng tin, tuyờn truyền về vai trũ, ý nghĩa của cụng tỏc lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn núi chung và bệnh ỏn điện tử núi riờng
Hồ sơ bệnh ỏn điện tử tự nú cú những giỏ trị tự thõn. Song, cụng tỏc lưu trữ làm khụng tốt, cụng tỏc tổ chức sử dụng khụng tiến hành đỳng nghiệp vụ thỡ những giỏ trị của Hồ sơ bệnh ỏn sẽ khụng thể phỏt huy hết được. Do đú, cần phải thực hiện cỏc biện phỏp để mọi người hiểu đỳng và toàn diện về vai trũ, ý nghĩa của cụng tỏc lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn núi chung và cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn núi riờng. Trong đú, đặc biệt phải cho mọi người biết được khả năng phục vụ khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn của kho lưu trữ tại bệnh viện.
Để cú thể tuyờn truyền, giới thiệu về mục đớch, ý nghĩa, cụng tỏc lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn cỏc bỏn bộ lưu trữ tại cỏc bệnh viện cú thể ỏp dụng một số biện phỏp sau:
+ Tổ chức cỏc buổi núi chuyện chuyờn đề về tổ chức lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn và hồ sơ bệnh ỏn điện tử
+ Tuyờn truyền tại cỏc Hội nghị, hội thảo của ngành lưu trữ về Hồ sơ bệnh ỏn. và hồ sơ bệnh ỏn điện tử
+ Tuyờn truyền rộng rói về Hồ sơ bệnh ỏn và hồ sơ bệnh ỏn điện tử trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như: Bỏo; Tạp chớ của ngành y; Tạp chớ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam;…
Chớnh vỡ vậy, ngay sau khi Bộ Y tế ban hành một văn bản quy định đầy đủ về cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn, cỏc bệnh viện phải cụ thể húa chỳng thành cỏc quy định của bệnh viện để dỏn ở cỏc phũng, kho lưu trữ giỳp độc giả tiện theo dừi.
Thực tế, để tạo thuận lợi cho việc sử dụng, cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền đó cho ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn. Tuy nhiờn nội dung quy định, hướng dẫn trong cỏc văn bản này lại chưa thống nhất.
Luật giao dịch điện tử năm 2005 và luật giao dịch điện tử 2006 sửa đổi, hiện nay đõy vẫn là văn bản cú giỏ trị “cao nhất” quy định về giao dịch điện tử và cỏc vấn đề liờn quan đến giao dịch điện tử. Mục 1, Chương II của Luật giao dịch điện tử quy định về giỏ trị phỏp lý của thụng điệp dữ liệu (văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thụng điệp dữ liệu, vỡ vậy những quy định về giỏ trị phỏp lý của thụng điệp dữ liệu liờn quan trực tiếp đến văn bản điện tử). Trong mục này đó quy định rất rừ: “Thụng tin trong thụng điệp dữ liệu khụng bị phủ nhận giỏ trị phỏp lý chỉ vỡ thụng tin đú được thể hiện dưới dạng thụng điệp dữ liệu” (Điều 11); “Thụng điệp dữ liệu cú giỏ trị như văn bản” (Điều 12); Thụng điệp dữ liệu cú giỏ trị như bản gốc
(Điều 13); “Thụng điệp dữ liệu cú giỏ trị làm chứng cứ” (Điều 14). [23], [24]
Những quy định nờu trờn của Luật giao dịch điện tử chớnh là căn cứ để cỏc cơ quan, tổ chức sử dụng và quản lý trong quỏ trỡnh hoạt động hàng ngày của mỡnh. Cỏc cơ quan hoàn toàn cú căn cứ phỏp lý để khụng cần lưu giữ lại bản giấy, nếu bản điện tử đỏp ứng cỏc điều kiện như quy định tại Luật. Tuy nhiờn, nếu những quy định của cỏc cơ quan nhà nước về vấn đề này chỉ dừng lại ở đõy thỡ chưa làm nảy sinh vấn đề gỡ và cũng khụng dẫn đến việc khụng thống nhất giữa cỏc quy định của cỏc cơ quan nhà nước.
Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 thỏng 12 năm 2008 của Thủ tướng chớnh phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước đó một lần nữa khẳng định được độ tin cậy và giỏ trị phỏp lý của văn bản điện tử trong giao dịch điện tử.
Tuy vậy, Cũng trong Mục 1 và ngay sau những quy định nờu trờn, Chỉ thị 34 lại quy định: “Khi phát hành văn bản giấy , trừ những văn bản mật , ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cỏch thụng thường , phải gửi văn
bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đó được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan cú tờn trong phần “nơi nhận” hoặc cung cṍp đi ̣a chỉ đờ̉ có thờ̉ liờn lạc, nhọ̃n văn bản điờ ̣n tử”[8]. Sự mõu thuẫn giữa cỏc quy định đó bắt đầu xuất hiện, đến đõy những gỡ cú thể làm cỏc cơ quan yờn tõm trong việc khụng lưu giữ bản giấy đó bị phủ nhận. Và nhất là hồ sơ bệnh ỏn điện tử lại liờn quan tới nhiều những quy định khỏc của phỏp luật ngoài chuyờn mụn
Tiếp đến, trong Cụng văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 thỏng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mụi trường mạng cú quy định:
“Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phõn phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho cỏn bộ, cụng chức, viờn chức chuyờn mụn được giao chủ trỡ giải quyết”. Cỏn bộ, cụng chức, viờn chức chuyờn mụn chủ trỡ giải quyết cụng việc cú nhiệm vụ: “Tập hợp văn bản liờn quan đến cụng việc được giao chủ trỡ giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử)”. [11]
Với sự hướng dẫn này lại phải suy nghĩ về vấn đề cú nờn sử dụng văn bản điện tử hay khụng và nếu sử dụng thỡ sử dụng, quản lý văn bản điện tử như thế nào để vừa đảm bảo lợi ớch của bệnh viện mà khụng trỏi với quy định của phỏp luật. Để giải quyết vấn đề này đó lựa chọn giải phỏp “ăn chắc”, cú nghĩa là sẽ vừa sử dụng hồ sơ bệnh ỏn giấy, vừa sử dụng hồ sơ bệnh ỏn điện tử. Đồng thời quản lý, lưu trữ cả bản giấy và bản điện tử tạo thành hai hệ thống thụng tin dưới hai hỡnh thức khỏc nhau.
Như vậy, chớnh sự khụng thống nhất trong cỏc quy định của nhà nước đó gõy nờn những hạn chế trong quỏ trỡnh giao dịch điện tử núi chung và trong việc sử dụng hồ sơ bệnh ỏn điện tử núi riờng. Để phũng cỏc trường hợp bất chắc cú thể xảy ra, “bắt buộc” bệnh viện phải tiến hành song song hai hỡnh thức quản lý hồ sơ bệnh ỏn điện tử và quản lý hồ sơ bờnh ỏn giấy. Cú
nghĩa là hồ sơ bệnh ỏn phải tạo lập hai lần cho cựng một hồ sơ bệnh ỏn cho dự cú nội dung giống nhau. Đồng thời, vẫn phải lưu lại và quản lý bản giấy.
Sự điều chỉnh của Nhà nước đối với cỏc vấn đề xó hội là vụ cựng quan trọng. Đặc biệt với xu thế ứng dụng cụng nghệ thụng tin hiện nay, sự điều chỉnh của Nhà nước liờn quan đến việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin quyết định đến chất lượng của hoạt động này ở nước ta.
Nhà nước ta cũng đó cho ban hành tương đối nhiều văn bản liờn quan đến vấn đề ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động quản lý nhà nước, cũng như ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động của mọi cơ quan, đặc biệt là yờu cầu của Bộ Y tế về đổi mới cụng nghệ thụng tin trong quản lý bệnh viện. Tuy nhiờn, giữa cỏc văn bản cỏc cơ quan nhà nước lại khụng cú sự thống nhất với nhau. Dẫn đến nhiều hạn chế trong việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin núi chung, ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện núi riờng.
Để cú thể khắc khục được những hạn chế này, Nhà nước cần thiết phải ban hành cỏc văn bản cú giỏ trị phỏp lý cao quy định về việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động hàng ngày của cỏc cơ quan, tổ chức. Cỏc văn bản này cần làm rừ được cỏc nội dung chớnh sau đõy:
- Thứ nhất, khẳng định việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin là một tất yếu để nõng cao năng suất lao động, chất lượng làm việc ở mỗi cơ quan, tổ chức;
- Thứ hai, ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động hành chớnh là cơ sở để thực hiện thành cụng tin học hoỏ, điện tử húa cụng tỏc lưu trữ hồ sơ bệnh ỏn điện tử . Đú là cơ sở để xõy dựng thành cụng chớnh phủ điện tử ở nước ta.
- Thứ ba, khẳng định giỏ trị của văn bản điện tử. Văn bản điện tử phải cú giỏ trị như văn bản giấy trong cỏc giao dịch khi nú đảm bảo cỏc yờu cầu của một văn bản (về độ chớnh xỏc của thụng tin, tớnh phỏp lý của văn bản). Đặc biệt, cần quy định rừ, văn bản điện tử hoàn toàn cú thể thay thế cho văn
bản giấy trong mọi tỡnh huống (trong trao đổi cụng việc, trong sử dụng làm chứng cứ...).
- Thư tư, xõy dựng quy trỡnh chuẩn để hướng dẫn việc quản lý hồ sơ bệnh ỏn điện tử. Quy trỡnh này cần phải rừ ràng, xỏc định được chớnh xỏc nhiệm vụ cụ thể của mỗi đối tượng.
- Thứ năm, quy định bắt buộc cỏc bệnh viện phải sử dụng cỏc phần mềm quản lý bệnh viện; Bắt buộc sử dụng hỡnh thức giao dịch điện tử trong hoạt động của bệnh viện.
Việc ban hành cỏc văn bản quy phạm phỏp luật liờn quan đến giao dịch điện tử, đến việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức cần nhanh chúng được thực hiện. Cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền cần tiếp tục tiến hành nghiờn cứu, xõy dựng và ban hành “Nghị định” để chi tiết húa cỏc quy định của Luật giao dịch điện tử (hiện nay đó cú Nghị định 106/2011/NĐ-CP và Nghị định 26/2007/NĐ-CP liờn quan đến chữ ký số và chứng thực chữ ký số). Ban hành cỏc “Quy định” liờn quan đến sử dụng cỏc phần mềm điện tử, “Chỉ thị” liờn quan đến phần mềm quản lý hồ sơ bệnh ỏn điện tử
Cỏc văn bản mà cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ban hành, khụng chỉ là cơ sở phỏp lý mà cũn là giải phỏp để tạo lập niềm tin cho cỏc cơ quan, tổ chức ở nước ta ứng dụng giao dịch điện tử trong quỏ trỡnh làm việc hàng ngày. Chớnh vỡ vậy, giải phỏp này cú tớnh chất nền tảng, quyết định đến chất lượng của việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin, cũng như hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện.
Hoàn thiện hệ thống văn bản về tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn là nhằm tạo ra cơ sở phỏp lý vững chắc để thực hiện cụng tỏc này, nhưng những văn bản đú cú được thực hiện tốt hay khụng lại phụ thuộc đội ngũ cỏn bộ lưu trữ tại cỏc bệnh viện. Do đú, cần phải cú biện phỏp để nõng cao chất lượng đội ngũ cỏn bộ lưu trữ trong cỏc bệnh viện hiện nay
Biện phỏp này chớnh là thể hiện sự đầu tư về con người cho cụng tỏc lưu trữ núi chung và cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn điện tử núi riờng. Đõy chớnh là yếu tố chủ quan, đúng vai trũ quan trọng liờn quan đến chất lượng của cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn tại cỏc bệnh viện. Tuy nhiờn, hiện nay, cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn điện tử tại cỏc bệnh viện cũn rất hạn chế về trỡnh độ chuyờn mụn, số lượng qua đào tạo cũn quỏ ớt ỏi, Hơn nữa, một số bệnh viện cũn bố trớ cỏn bộ