Theo quy chế lưu trữ trong Quy chế bệnh viện do Bộ Y tế ban hành kốm theo Quyết định số 1895/1977/QĐ-BYT quy định:
“Hồ sơ bệnh ỏn phải được giữ gỡn, bảo quản tốt theo đỳng quy định của phỏp luật về lưu trữ”.
Về trỏch nhiệm: Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp phõn cụng viờn chức chuyờn trỏch giữ gỡn bảo quản Hồ sơ bệnh ỏn.
Về cỏch thức bảo quản: Hồ sơ bệnh ỏn được để vào tủ hoặc trờn giỏ, cú biện phỏp chống ầm,phũng chỏy, chống giỏn, chống chuột, chống mối và cụn trựng khỏc.
Đối với cỏc Hồ sơ bệnh ỏn tử vong: Hồ sơ bệnh ỏn tử vong phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ tủ riờng theo thứ tự hàng năm.Tủ lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn tử vong phải luụn luụn khoỏ. Giỏm đốc bệnh viện cú quyết định phõn cụng và giao trỏch nhiệm cho người giữ Hồ sơ bệnh ỏn.
Qua kết quả khảo sỏt thực tế cho thấy, cỏc bệnh vịờn đó thực hiện khỏ tốt về trỏch nhiệm và cỏch thức bảo quản đối với Hồ sơ bệnh ỏn bỡnh thường. Cỏc bệnh viện đều bố trớ kho lưu trữ với đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu như: Mỏy điều hoà, giỏ để tài liệu,…Tuy nhiờn, việc sử dụng cỏc hộp đựng Hồ sơ bệnh ỏn trong cỏc bệnh viện khảo sỏt được thỡ chỉ cú Bệnh viện Bạch Mai
2.2.6.1. Kho bảo quản bệnh ỏn giấy và bệnh ỏn điện tử * kho bảo quản bệnh ỏn giấy:
Tiếp nhận HSBA nội trỳ từ cỏc khoa lõm sàng:
- Đối chiếu danh sỏch bệnh ỏn giữa ”Sổ trả bệnh ỏn” (BM.01.KHTH. 01) và số bệnh ỏn thực mang trả, theo cỏc thụng tin: Họ và tờn, tuổi,
ngày vào viện, ngày ra viện và số phim (nếu cú).
- Kiểm tra cỏc thủ tục hành chớnh. Trường hợp cũn thiếu sút về thủ tục hành chớnh thỡ trả lại đơn vị để hoàn thiện. Ghi thụng tin bệnh nhõn và phần thiếu sút cần bổ sung vào ”Sổ trả bệnh ỏn lỗi”
(BM.01.KHTH. 02).
- Lưu danh sỏch trả bệnh ỏn vào file (giấy). - Phõn loại phim theo năm, theo đơn vị.
- Đỏnh số thự tự phim và ghi trờn bao phim và phần trờn trang bỡa bệnh ỏn.
- Tỏch bệnh ỏn và phim riờng
ICD 10). - Mó HSBA:
+ Nhập ID từ hồ sơ bệnh ỏn vào phần mềm quản lý trờn mỏy tớnh. + Đối chiếu tờn, tuổi, địa chỉ, ngày vào viện, ngày ra viện từ HSBA
với thụng tin lưu trờn mỏy.
+ Nhập mó chẩn đoỏn bệnh (theo ICD 10). + Mỏy tự động cấp mó lưu trữ.
+ Ghi mó lưu trữ lờn hồ sơ bệnh ỏn (gúc trờn bờn phải HSBA) bằng bỳt màu đỏ.
HSBA và phim được lưu trữ riờng theo từng khu vực riờng biệt. - Sắp xếp HSBA:
+ HSBA ra viện được sắp xếp vào hộp màu xanh lam theo quy trỡnh, sau đú ghi cỏc thụng tin nhận dạng vào tem
(BM.01.KHTH.03) đớnh vào gỏy hộp để nhận dạng. Sắp hộp lờn
giỏ theo thứ tự.
+ HSBA người bệnh tử vong được sắp xếp vàp hộp màu xanh lỏ cõy theo quy trỡnh, ghi cỏc thụng tin nhận dạng vào tem
(BM.01.KHTH.03) đớnh vào gỏy hộp. HSBA tử vong được lưu trữ
trong tủ cú khoỏ theo quy chế Bộ Y Tế. (Quy chế quản lý HS bệnh ỏn tử vong).
- Sắp xếp phim: Phim được sắp xếp vào hộp màu đỏ và ghi thụng tin nhận dạng lờn tem (BM.01.KHTH.04) đớnh vào gỏy hộp. Sắp hộp lờn giỏ theo thứ tự.
- Kiểm tra thường xuyờn cỏc điều kiện, quy định đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ bệnh ỏn tốt như: Cỏc điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh mội trường..., đặc biệt là cỏc phương tiện phũng chống chỏy nổ - tập huấn thường xuyờn cho nhõn viờn Kho LTHS về cỏc cụng tỏc này.
Thực hiện nghiờm tỳc quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh ỏn theo quy định của Bộ Y tế ban hành trong ”Quy chế bệnh viện”.
Lưu trữ và bảo quản hồ sơ bệnh ỏn và phim theo quy định. 2.2.6.2.Kho bảo quản bệnh ỏn điện tử: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay ở cả 4 bệnh viện đều khụng cú kho bảo quản hồ sơ bệnh ỏn điện tử riờng như hồ sơ bệnh ỏn giấy mà kho bảo quản hồ sơ bệnh ỏn điện tử chớnh là cỏc mỏy chủ với bộ nhớ lớn và sau này sẽ là cỏc ổ cứng ở cỏc mỏy chủ đú được sao lưu sang cỏc ổ cứng. Cụ thể như sau:
Hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện ứng dụng Web 2.0, tất cả dữ liệu và ứng dụng được cài đặt tại mỏy chủ. Việc thực thi cỏc lệnh được thực
hiện tại mỏy chủ, cỏc mỏy trạm khụng cần cài đặt phần mềm mà chỉ truy cập vào hệ thống để nạp và lấy dữ liệu. Vỡ vậy, cỏc mỏy trạm khụng cần cú cấu hỡnh cao, khụng cần sử dụng RAM mạnh hay ổ đĩa cứng dung lượng cao, khụng cần cỏc thiết bị như đĩa CD, USB...tiết giảm chi phớ cho việc đầu tư cơ sở hạ tầng mạng, cú thể tận dụng cỏc mỏy cũ cú cấu hỡnh thấp. Việc đầu tư tập trung vào hệ thống mỏy chủ và đường truyền mạng.
Sản phẩm cuối cựng của hệ thống quản lý là dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu thường xuyờn và liờn tục là quan trọng.
Hệ thống mỏy chủ cú chức năng xử lý và thu nhận thụng tin. Cỏc sự cố xảy ra như mỏy tớnh nhiễm virus, mất điện, mỏy chủ hư, lỗi thao tỏc, thiờn tai… cú thể làm mất dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu yờu cầu trang bị mỏy chủ cú cấu hỡnh kộp và hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Mỏy chủ cú cấu hỡnh kộp bao gồm 2 ổ cứng chạy song song và sao lưu liờn tục. Bất cứ khi nào 1 ổ cứng bị sự cố thỡ ổ cứng thứ 2 sẽ tiếp tục cụng việc cho đến khi sự cổ đó được khắc phục.
Sao lƣu dự phũng:
Sao lưu trờn mỏy chủ khỏc: cỏc dữ liệu trong 1 ngày nờn được sao chộp qua một hệ thống lưu trữ khỏc tại một mỏy lưu trữ ở địa phương khỏc. Việc sao chộp này nhằm mục đớch bảo tồn dữ liệu khi cú tai nạn, thảm họa xảy ra làm hư hại hệ thống mỏy chủ tại bệnh viện. Phương phỏp: thuờ mỏy
lưu trữ tại nước khỏc hay địa phương khỏc để lưu dữ liệu hàng ngày. Việc lưu dữ liệu cú thể thực hiện theo đường truyền Internet. Khi cần phục hồi dữ liệu cú thể tải về toàn bộ cỏc dữ liệu đó sao lưu.
Sao lưu trờn cỏc phương tiện lưu trữ thụng tin: Cú nhiều phương tiện để sao lưu dữ liệu như băng từ, đĩa CD ROM, ổ đĩa cứng dung lượng cao... Dữ liệu bệnh viện sau một thời gian hoạt động cú thể tăng nhanh, nhất là cỏc khu vực chẩn đoỏn hỡnh ảnh. Sao chộp thường xuyờn dữ liệu giỳp giảm tải cho mỏy chủ đồng thời lưu trữ được thụng tin cho việc thành lập ngõn hàng dữ liệu điện tử giỳp nghiờn cứu khoa học về sau.
Bảo mật:
Bảo mật thụng tin bao gồm bảo mật sử dụng hệ thống và bảo mật thụng tin bệnh nhõn.
Bảo mật sử dụng hệ thống nhằm trỏnh sự xõm nhập ngoài ý muốn của người lạ, gõy hại cho hoạt động của hệ thống. Việc bảo mật thực hiện đồng bộ theo nhiều phương cỏch:
Cỏch ly hệ thống với mụi trường xung quanh: mỏy chủ và mỏy trạm trong hệ thống khụng kết nối với Internet, cỏc mỏy trạm khụng cú cỏc thiết bị đọc, ghi dữ liệu như ổ đĩa mềm, ổ đĩa CD-ROM, DVD, cổng USB. Khi cần thiết sao chộp dữ liệu phải được sự giỏm sỏt của nhõn viờn quản trị mạng.
- Thiết lập hệ thống mật khẩu 3 lớp:
- Lớp người dựng: Mỗi người tham gia hệ thống đều phải được phõn quyền truy cập và thao tỏc theo phận sự riờng. Khi truy nhập hệ thống mạng, người dựng phải khai bỏo tờn và mật khẩu trước khi tỏc nghiệp.
- Lớp hệ thống: hệ thống mỏy chủ được cài đặt tường lửa để trỏnh truy nhập từ bờn ngoài.
Đõy là cấu trỳc bảo mật 3 lớp được Bộ Y Tế yờu cầu
Ngoài ra, nhằm tận dụng khả năng sẵn cú của Việt Nam, tại cỏc mỏy chủ trang bị hệ thống an toàn cỏch ly phi chuẩn Khả năng thớch ứng với cỏc thay đổi
Nhỡn chung cả 4 bệnh viện đều cú những cỏch bảo quản và sao lưu dự phũng tương tự nhau. Cụ thể cấu hỡnh điển hỡnh như ở bệnh viện Bạch Mai như sau: Mỏy chủ quản trị Type :Rack mount 2U
- Procesor : 02 x Xeon 4 Core E5640 80W 2.66GHz/1066MHz/12MB L2 Cache - Memory : 32 GB ECC DDR3
- Internal HDDs : 02 x 300 GB SAS 10K disk drives - Network Connectivity : 02 x 1000 Base - TX ports - Optical Drive : 01 x DVD - ROM Drive
- Power : 2 x 675 W AC Power supplier
2 Mỏy chủ Cơ sở dữ liệu Type :Rack mount 4U - Procesor : 02 x Xeon 6 Core E5640 130W
2.66GHz/1066MHz/12MB L2 Cache - Memory : 32 GB ECC DDR3
- Internal HDDs : 02 x 300 GB SAS 10K disk drives - Network Connectivity : 02 x 1000 Base - TX ports - SAN Connectivity : 02 x 8Gb FC Single - port HBA - Optical Drive : 01 x DVD - ROM Drive
- Power : 2 x 675 W AC Power supplier 3 Mỏy chủ ứng dụng Type :Rack mount 2U - Procesor : 02 x Xeon 4 Core E5640 80W
2.66GHz/1066MHz/12MB L2 Cache - Memory : 32 GB ECC DDR3
- Internal HDDs : 02 x 300 GB SAS 10K disk drives - Network Connectivity : 02 x 1000 Base - TX ports - Optical Drive : 01 x DVD - ROM Drive
- Power : 2 x 675 W AC Power supplier 4 Mỏy chủ Web Type :Rack mount 2U - Procesor : 02 x Xeon 4 Core E5640 80W 2.66GHz/1066MHz/12MB L2 Cache - Memory : 32 GB ECC DDR3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Internal HDDs : 02 x 300 GB SAS 10K disk drives - Network Connectivity : 02 x 1000 Base - TX ports - Optical Drive : 01 x DVD - ROM Drive
- Power : 2 x 675 W AC Power supplier 5 Mỏy chủ Backup Type :Rack mount 2U - Procesor : 02 x Xeon 4 Core E5640 80W 2.66GHz/1066MHz/12MB L2 Cache - Memory : 32 GB ECC DDR3
- Internal HDDs : 02 x 300 GB SAS 10K disk drives - SAN Connectivity : 02 x 8Gb FC Single - port HBA - Network Connectivity : 02 x 1000 Base - TX ports - Optical Drive : 01 x DVD - ROM Drive
- Power : 2 x 675 W AC Power supplier
6 Tủ Rack lắp đặt thiết bị của hệ thống Rack 42U sõu 1000mm, KVM Switch 8 port, USB hoặc PS/2, màn hỡnh LCD 17", Keyboard, mouse 7 Thiết bị FireWall Travesal End-to-end connectivity that connects all H.323 video conferencing systems or devices H.460.18/19 compliant including support for multiplexed media
Support any H.323 standard-based endpoint or gatekeeper Easily deployed on any standalone network computer
Pathfinder firewall traversal requires no changes to dial-plans or endpoint E.164 numbers
Security with hardened Linux OS and built-in Access Control List preventing attacks by malicious devices
AES encryption for media and signaling
8 Thiết bị lưu trữ dữ liệu (SAN) IBM System Storage DS3400 Dual Controller
IBM 600GB 3.5in SL HS 15K 6Gbps SAS HDD
Line cord - 2.8m, 220-240V, C13 to CEE7-VII (European/Indonesia) IBM 1m SAS Cable
IBM 4-Gbps Optical Transceiver - SFP
Brocade 8Gb FC Single-port HBA for IBM System x 5m Fiber Optic Cable LC-LC
Express IBM System Storage SAN24B-4 SFP 4 Gbps SW 8-pack
9 Thiết bị lưu trữ điện End-to-end connectivity that connects all H.323 video conferencing systems or devices H.460.18/19 compliant including support for multiplexed media
Works with any firewall, endpoint and gatekeeper
Support any H.323 standard-based endpoint or gatekeeper Easily deployed on any standalone network computer
Pathfinder firewall traversal requires no changes to dial-plans or endpoint E.164 numbers
Security with hardened Linux OS and built-in Access Control List preventing attacks by malicious devices
10 Core Switch Kiến trỳc thiết bị : Multilayer Modular Switch (Layer 2-7 services), 6 slot
Hiệu năng của bộ xử lý Rounting/Switching: - Bandwidth capacity : 720 Gbps
- Throughtput : 450 Mpps
- Uplink ports : 02 x 10 Gbase - CX4 x 2 module Module :
- 01 x 24 ports 1000 Base - X SFP modules with distributed forwarding card - 01 x 48 port fabric - enable 10/100/1000 Module
SFP modules:
- 16 x SFP 1000 BASE - SX (LC connector, multimode fiber) Nguồn : 02 x 6000 W AC power supply
Virtual Switching System Route Processor Redundancy +
Stateful Switchover + Nonstop Forwarding Online insertion and removal hot swap 11 Switch cỏp quang
12 Switch cỏp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13 Router cho kết nối internet Intergrated Services Router, cung cấp đa dịchv ụ cho voice, video, security, wireless, mobility và data
Through - Put : 350 kpps Bộ nhớ :
- Default : 256 MB Compact Flash (external); 512 MB DDR2 ECC DRAM - Maximum : 8 Gb Compact Flash (external); 2 GB DDR2 ECC DRAM Total onboard WAN 10/100/1000 Ports : 3 ports
Số khe cắm EHWIC : 4 slot
Số khe cắm Service Module : 1 slot Số khe cắm DSP (PVDM) : 2 slot
Accessories : console cable (USB) AC Power supply
14 Firewall bảo mật cho vựng dịch vụ Phần cứng, giải phỏp tớch hợp All-in-one (UTM Firewall)
Rack 1U
FortiASIC Content Processor
2 cổng Copper GigE 10/100/1000Base-T và 8 cổng 10/100 Base-T
Thiết bị bảo mật tớch hợp UTM Security với firewall, VPN, IPS, anti-virus, anti-spam
Hỗ trợ tường lửa trong suốt tầng 2: Transparent mode routing Hỗ trợ kiểm soỏt trạng thỏi, hỗ trợ lọc cỏc gúi tin luõn chuyển Tớch hợp sẵn tớnh năng tối ưu WAN
Băng thụng Firewall: 500Mbps Thụng lượng VPN: 100Mbps
Thụng lượng IPS (phỏt hiện xõm nhập): 200Mbps 15 Mỏy trạm Kiểu mỏy: Kiểu Tower
CPU: Dual Core E5500 2.8GHz 2MB L2 cache Ổ quang (Optical drive): 16X DVD+/-RW Ổ cứng: SATA 320GB 7200RPM
RAM: 1GB DDR3 1333Mhz, nõng cấp tối đa: 8GB Dung lượng bộ nhớ đồ họa: 1024MB
Card mạng: 10/100/1000Mbps Card õm thanh: Onboard
Hệ điều hành cài sẵn: PC-DOS Màn hỡnh: LCD 17 inch TFT
16 Mỏy tớnh xỏch tay CPU: Intel Core i5 450M, 2.26 GHz, 3 MB L3 Cache
Bo mạch: Mobile Intel đ HM55 Express Chipset, 1066 MHz Bộ nhớ: 2GB DDR3, 1066 MHz
Màn hỡnh: 14 inch HD (1366 x 768)
Đồ họa: Intel Graphics Media Accelerator (GMA) X4500, 256 MB Đĩa cứng: HDD 500 GB, 5400 rpm
Đĩa quang: DVD Super Multimedia Hệ điều hành: Windows 7.
17 Mỏy in Loại mỏy in: In mạng Cỡ giấy: A4 Độ phõn giải: 1200x1200dpi Kết nối: • USB 2.0 • EIO slots Tốc độ in đen trắng (Tờ/phỳt): 40tờ Khay đựng giấy thường (Tờ): 100tờ Khay đựng giấy cỡ nhỏ (Tờ): 500tờ Chức năng: In NetworkOS
Supported OS: • Linux
• Microsoft Windows 2000, XP, Server 2003, Vista • Mac OS X v.10.3.9 - v.10.5
• SuSe Linux
• Red Hat Linux 7.0 Bộ vi xử lý: 540MHz Bộ nhớ trong(MB): 128
Qua đõy ta thấy rằng trong vấn đề bảo quản hồ sơ bệnh ỏn điện tử yờu cầu về kỹ thuật cần phải cao hơn hồ sơ bằng giấy và diện tớch thỡ siờu tiết kiệm nhưng vấn đề chi phớ ban đầu thỡ cao hơn rất nhiều so với hồ sơ giấy.
2.3. QUẢN Lí, TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ Ở BỆNH VIỆN CễNG TUYẾN TRUNG ƢƠNG (HẠNG 1 ĐẶC BIỆT ) TẠI (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});