Lí HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ Ở BỆNH VIỆN CễNG TUYẾN TRUNG ƢƠNG (HẠNG I ĐẶC BIỆT) TẠI HÀ NỘI
2.4.1. Ưu điểm của cụng tỏc lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh
ỏn điện tử và nguyờn nhõn
Để làm rừ những ưu điểm của cụng tỏc lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh an điện tử, dựa vào khảo sỏt tụi đưa ra bảng tổng hợp những yờu cầu của người sử dụng đối với hồ sơ bệnh ỏn và từ những yờu cầu đú tụi đưa ra bảng so sỏnh giữa hồ sơ bệnh ỏn giấy với hồ sơ bệnh ỏn điện tử để ta nắm được rừ hơn về những ưu điểm cũng như những hạn chế của 2 loại hồ sơ này. Từ cơ
sở này để mụ tả cụ thể hơn những ưu điểm mà hồ sơ bệnh ỏn điện tử cú được.
YấU CẦU CHUNG CỦA NGƢỜI SỬ DỤNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ BỆNH ÁN
Nội dung hồ sơ
- Thống nhất những yếu tố dữ liệu cơ bản
- Hệ thống và khuụn thức được mó hoỏ theo tiờu chuẩn - Từ điển dữ liệu chung
- Thụng tin từ kết quả và tỡnh trạng chăm súc Khuụn
thức hồ sơ
- Liệt kờ những vấn đề quan trọng - Khả năng “xem nhanh hồ sơ”
- Sự kết hợpgiữa nguyờn tắc và địa điểm chăm súc sức khoẻ Liờn kết - Liờn kết với những hệ thụng tin khỏc
- Khả năng truyền thụng tin
- Liờn kết với cỏc tài liệu khoa học thớch hợp
- Liờn kết với cơ sở dữ liệu và cơ sở đăng ký của cỏc cơ quan, tổ chức khỏc
- Liờn kết với hồ sơ của cỏc thành viờn trong gia đỡnh bệnh nhõn - Trao đổi hoỏ đơn thụng qua mạng mỏy tớnh
Thụng minh
- Trợ giỳp quyết định
- Nhắc nhở cỏc thầy thuốc, bỏc sĩ
- Hệ thống “bỏo động” theo yờu cầu bệnh nhõn Khả năng
bỏo cỏo
- Cỏc tài liệu thu thập được (bảo hiểm…)
- Cung cấp kết quả dễ dàng và giao diện hướng thõn tiện người dựng
- Cỏc bỏo cỏo lõm sàng chuẩn - Cỏc bản bỏo cỏo
- Cỏc bỏo cỏo và đồ hoạ phương hướng làm việc Điều khiển
và truy cập
- Luật sư và bệnh nhõn dễ dàng truy nhập - Bảo mật thụng tin
Đào tạo và cài đặt
- Sự đào tạo tối thiểu để cú thể sử dụng - Sự bổ sung nõng cao Thực thi hệ hệ thống - Tốc độ truy nhập nhanh - Truy nhập 24/24 giờ - Thuận tiện ở mọi nơi - Nhập dữ liệu dễ dàng
Hồ sơ bệnh ỏn giấy Hồ sơ bệnh ỏn điện tử
Khú truy xuất cỏc phần của hồ sơ phõn bố rộng về địa lý
Truy xuất phõn quyền, đồng thời trong mọi lỳc.
Bị động: khụng thể khởi sự hành động Chủ động: cú thể khởi sự hành động nào đú tuỳ theo dữ liệu.
Cỏch trỡnh bày thụng tin khụng chuẩn hoỏ.
Lưu trữ thụng tin chuẩn hoỏ, rừ ràng hơn; nú cho phộp cú sự liờn lạc giữa cỏc hệ thống thuộc khoa và cú thể dẫn tới cải tiến trong đảm bảo chất lượng.
Liờn kết kiểu “thủ cụng” Liờn kết “mở rộng” với cỏc nhà cung cấp dịch vụ chăm súc y tế bờn ngoài.
Nguy cơ thiếu thụng tin nhiều hơn (ớt kiểm tra về việc hoàn thành đầy đủ thụng tin)
Cú thể tăng tớnh đầy đủ bằng cỏch kiểm tra thờm cỏc cơ cấu khi nhập dữ liệu.
Trỡnh bày dữ liệu khụng linh hoạt (chỉ cú một biểu diễn duy nhất)
Trỡnh bày linh hoạt dữ liệu theo nhiều “gúc độ” đa dạng để đỏp ứng nhu cầu (trờn cơ sở cỏ nhõn/ bệnh nhõn hay tổng thể).
Tốn nhiều thời gian để khảo sỏt cỏc nghiờn cứu tài chớnh hay y tế.
Cơ sở tuyệt vời để quản lý, chỉ đạo cỏc nghiờn cứu về tài chớnh và y tế.
Khụng cú rủi ro về cỏc hỏng húc kỹ thuật.
Nguy cơ về cỏc hỏng húc kỹ thuật và khụng sử dụng được phụ thuộc vào chất
lượng phần cứng/phần mềm. Chi phớ thấp hơn (chỉ tốn chi phớ lỳc
đầu khụng phải toàn bộ chi phớ).
Chi phớ cao hơn cho việc cài đặt, đào tạo cỏn bộ và quản lý hệ thống.
Bỏc sĩ nhập cỏc dữ liệu bằng tay một cỏch thủ cụng.
Cú thể cú sự chống lại và e ngại của cỏc bỏc sĩ đối với việc nhập dữ liệu vào mỏy tớnh.
Bảo mật, tin cậy; dễ dàng truy xuất Khú duy trỡ độ bảo mật và tin cậy (sự theo dừi và đăng nhập).
Qua 2 bảng so sỏnh cho ta sự khỏi quỏt về những ưu nhược điểm và để cụ thể húa những ưu điểm tụi xin phõn tớch bổ sung một số yếu tố để làm rừ những ưu điểm của lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh ỏn cụ thể như:
2.4.1.1. Cung cấp thụng tin bệnh ỏn:
Cung cấp khả năng tra cứu, khai thỏc hồ sơ bệnh ỏn điện tử tại HL7 một cỏch nhanh chúng và thuận tiện trong vài giõy.
Cho phộp tỡm kiếm thụng tin bệnh ỏn theo tờn bệnh nhõn, ngày sinh, địa chỉ, số CMND, số thẻ BHYT.
Cho phộp kết xuất dưới dạng file lưu trờn mỏy chủ phục vụ truy cập từ cỏc điểm cuối trong mạng chia sẻ thụng tin.
Cho phộp xem lại thụng tin bệnh ỏn đó kết xuất để kiểm tra. Cho phộp xỏc nhận bệnh ỏn đó được kiểm tra trước khi gửi đi
Chỳng ta lấy một vớ dụ cụ thể như Module quản lý HSBA điện tử ở bệnh viện Bạch Mai với Chức năng thu nhận và quản lý cỏc thụng tin trong bệnh ỏn của bệnh nhõn:
Hỗ trợ nhập dữ liệu trong trường hợp bổ sung thụng tin bệnh ỏn.
Kiểm tra, tỡm lại thụng tin về bệnh nhõn: cỏc lần điều trị, nguồn và cỏc lần truy cập
Cho phộp xem cỏc thụng tin về hồ sơ bệnh ỏn của bệnh nhõn khi cú mó số truy cập.
Hỗ trợ đọc chữ ký điện tử, xỏc định cỏc thụng tin bỏc sỹ điều trị
Tổ chức dữ liệu lịch sử sao cho dễ theo dừi, sử dụng. Module hiển thị hồ sơ bệnh ỏn cho phộp lựa chọn xem lần thực hiện khỏm, chữa bệnh, hiển thị cỏc thụng tin:
thụng tin hành chớnh bệnh nhõn thụng tin về cỏc thuốc đó sử dụng
thụng tin về thực hiện cỏc phỏc đồ điều trị
thụng tin tiền sử bệnh tật (danh sỏch cỏc bệnh mắc phải) thụng tin gia đỡnh cỏc thụng tin về chức năng sống gần nhất Thụng tin dị ứng Cỏc thụng tin chủng ngừa Cỏc y lệnh đó ra và kết quả Cỏc kết quả chẩn đoỏn, hỡnh ảnh Cỏc ghi chộp của điều dưỡng viờn
Thụng tin thanh toỏn: bảo hiểm y tế, chi phớ dịch vụ tự chi trả, cựng chi trả,…
Việc cho phộp xem thụng tin nờu trờn nếu trường hợp dữ liệu bệnh ỏn được gửi dưới dạng file điện tử theo chuẩn HL7
Hệ thống EMR cú cỏc phần mềm hay mụ đun trung gian để giao tiếp và trao đổi thụng tin lõm sàng khi cú nhu cầu tớch hợp thụng tin. Những phần mềm hay mụ đun trung gian này hỗ trợ thu thập và sắp xếp dữ liệu lõm sàng từ nhiều nguồn khỏc nhau chẳng hạn từ cỏc thiết bị giỏm sỏt y tế, thiết bị hỡnh ảnh y tế, … Cỏc module giao tiếp chớnh được xử lý bởi mụ đun trung gian HL7. Cỏc mụ đun HL7 trung gian được phỏt triển dựa trờn tiờu chuẩn
quốc tế HL7 nhằm tạo điều kiện thuận lợi, và nõng cao khả năng tương tỏc cho những phiờn giao tiếp và trao đổi thụng tin giữa cỏc hệ thống thụng tin y tế. Với kiến trỳc hệ thống cho hệ thống EMR trong một bệnh viện. Hệ thống này bao gồm cỏc chức năng cơ sở dữ liệu cốt lừi của EMR, phần mềm trung gian HL7 hỗ trợ trao đổi cỏc bản tin HL7, phần mềm trung gian DICOM cho trao đổi hỡnh ảnh y khoa, dịch vụ web, và mỏy chủ ứng dụng.
Hệ thống EMR cài đặt ở bệnh viện phục vụ như một hệ thống quản lý thực tiễn, vớ dụ như kờ đơn thuốc, và ứng dụng thanh toỏn y tế. Hệ thống EMR cung cấp giao diện hỗ trợ người dựng tương tỏc với dữ liệu được lưu trữ tại một cơ sở dữ liệu tập trung. Cỏc mỏy chủ cơ sở dữ liệu tập trung được thiết kế và triển khai tuõn theo cỏc chức năng lưu trữ và lấy dữ liệu bệnh nhõn, lõm sàng từ CDR
Việc quản lý hồ sơ bệnh ỏn được lưu và truy cập nhanh, liờn tục.
Cú thể truy cập ở bất cứ nơi nào cú kết nối internet. Bệnh nhõn và bỏc sỹ cú thể xem lại giỳp cụng khai và minh bạch.
Khi bệnh nhõn bị hụn mờ cấp cứu bỏc sĩ cú thể biết được tỡnh trạng của bệnh nhõn với tỡnh trạng sức khỏe trước đõy thụng qua mó số bệnh nhõn
2.4.1.2.Phần cứng
Cỏc mỏy chủ cơ sở dữ liệu tập trung bao gồm cỏc mỏy chủ chớnh và mỏy chủ dự phũng. Trong trường hợp mỏy chủ chớnh bị lỗi hay khụng hoạt động, cỏc mỏy chủ dự phũng sẽ được chuyển sang chế độ mỏy chủ chớnh để đảm bảo kết nối và hoạt động liờn tục.
Những người sử dụng (bỏc sĩ hoặc y tỏ) cú thể sử dụng mỏy tớnh cỏ nhõn (laptop or notebook), hoặc cỏc mỏy trạm, hoặc thiết bị cầm tay kết nối vào hệ thống EMR qua mạng nội bộ hoặc internet. Trong thiết kế, cỏc mỏy trạm được cài đặt cỏc trỡnh duyệt web hay là phần mềm mỏy con, tất cả phụ thuộc chủ yếu vào cỏc mỏy chủ trung tõm đảm bảo cho cỏc tiến trỡnh hoạt
động, và chủ yếu tập trung vào dữ liệu đầu vào và đầu ra giữa người dựng và mỏy chủ từ xa.
Từ khi cỏc thiết bị cụng nghệ cao như CT và MRI xuất hiện, những thiết bị này giỳp nõng cấp chất lượng dịch vụ y tế, nhưng chỳng ta vẫn phải chi phớ về mặt thời gian và tiền bạc để cú thể sử dụng được những thiết bị này. Cú nghĩa là, sau khi chụp xong, cỏc hỡnh ảnh sẽ được rửa ra phim, và những phim này được lưu trữ trong phũng lưu trữ hồ sơ, sau đú hỡnh ảnh sẽ được chuyển giao cho cỏc bỏc sĩ thụng qua cỏc tiến trỡnh khi bệnh nhõn đến bệnh viện. Theo quy trỡnh như trờn thỡ sẽ mất nhiều thời gian từ khi chụp phim cho đến lỳc bỏc sĩ nhận được phim. Cũng quy trỡnh thủ cụng như thế việc quản lý lưu trữ phim cũng sẽ tiờu tốn khụng gian và tiền bạc.
2.4.1.3.Phần mềm:
Hiện nay tuy cỏc bệnh viện dựng cỏc phần mềm khỏc nhau nhưng đều tuõn theo chuẩn chung nờn về cỏc thức và nội dung cũng tương tự nhau. Chẳng hạn như Bạch Mai dựng phần mềm Ykhoa.net với nhiều ưu việt tuyệt đối và tiết kiệm thời gian cũng như cụng sức.
Phần mềm giỳp lónh đạo giỏm sỏt hoạt động bệnh viện một cỏch toàn diện, ngay tại bàn làm việc, theo thời gian thực. Khụng cần chờ bỏo cỏo từ cấp dưới. Dữ liệu được lưu dưới dạng số húa, truyền qua mạng, đến ngay bàn làm việc của giỏm đốc, số liệu bỏo cỏo tuyệt đối chớnh xỏc, hiển thị dưới dạng biểu đồ biểu diễn tự động, tựy biến.
Giỏm sỏt hoạt động bệnh viện từ xa: Với hệ thống internet ban giỏm đốc cú thể truy cập vào mỏy chủ bệnh viện để kiểm tra số liệu tất cả mọi mặt hoạt động của bệnh viện: nhõn sự, tài chỏnh, lõm sàng theo thời gian thực.
Chống tiờu cực trong bệnh viện: cỏc thụng tin tài chỏnh và thuốc men được nhập liệu chớnh xỏc và quản lý theo quy trỡnh, loại bỏ hoàn toàn cỏc gian lận, thất thoỏt trong bệnh viện.
Tiết kiệm giấy tờ, phim ảnh: cỏc thụng tin nội bộ cú thể truyền qua hệ thống mạng, xúa bỏ hỡnh thức thụng tin trờn giấy. Phim ảnh x quang hay cỏc hỡnh ảnh y khoa lưu trữ dưới dạng Digital, dễ dàng nhõn bản và chia sẻ.
Y học thực chứng, chứng cứ phỏp lý: cỏc thụng tin dự nhỏ cũng được lưu trữ giỳp làm bằng chứng khoa học và phỏp lý. Lónh đạo bệnh viện cú thể truy nguyờn sai sút mà khụng bị thuộc cấp qua mặt.
Bỏo cỏo lờn cấp trờn (Bộ Y Tế, Sở Y Tế, Bảo Hiểm Y Tế): cỏc số liệu chuyờn mụn được thống kờ ngay tức thỡ và chuyển qua mạng internet cú thể giỳp nhà quản lý y tế như Bộ Y Tế, Sở Y Tế cú ngay số liệu phục vụ cho quản lý cộng đồng và quản lý dịch bệnh. Cỏc mẫu bỏo cỏo thống kờ được thiết kế sẵn theo chuẩn của cỏc cơ quan quản lý.
Tiết giảm thời gian làm việc: Do tất cả cỏc cụng việc liờn quan đến dữ liệu được lập trỡnh, cỏc thao tỏc phức tạp trước đõy được đơn giản húa.
Kế thừa thụng tin: khụng cần phải nhập liệu lại những dữ liệu đó được người khỏc nhập rồi. Vớ dụ tờn bệnh nhõn, đơn thuốc bỏc sĩ…
Hội chẩn online: cỏc bỏc sĩ cựng làm việc trờn hệ thống và thấy được dữ liệu của nhau, cựng phỏt hiện sai sút và cựng đối chiếu cụng việc của nhau.
Chẩn đoỏn từ xa: cỏc thụng tin bệnh nhõn dưới dạng digital cú thể gởi lờn mạng Ineternet hoặc email để cựng hội chẩn từ xa.
Giảm thiểu sai lầm y khoa: cỏc thụng tin giỳp trớ nhớ như bài giảng y khoa, thụng tin thuốc, xột nghiệm được cung cấp cho bỏc sĩ ngay khi bỏc sĩ cần. Cỏc hệ thống hỗ trợ chẩn đoỏn, hỗ trợ điều trị được lập trỡnh sẵn giỳp trỏnh sai sút. Cỏc đơn thuốc được in ấn rừ ràng, trỏnh nhầm lẫn khi dựng thuốc.
Hệ thống thụng tin nội bộ: cỏc bỏc sĩ cú thể trao đổi thụng tin chuyờn mụn qua cỏc forum nội bộ. Hệ thống này cú thể dựng làm hội chẩn và đào tạo liờn tục. Giỏm đốc cú thể gởi ngay thụng điệp mỗi ngày đến toàn thể
nhõn viờn, những thụng tin này lập tức xuất hiện ngay trờn màn hỡnh làm việc của nhõn viờn.
Nghiờn cứu khoa học: những dữ liệu bệnh ỏn được lưu trữ và dễ dàng trớch xuất, thống kờ một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
Đối với bệnh nhõn:
Tiết giảm thời gian chờ đợi: cỏc thụng tin hành chỏnh bệnh nhõn được lưu trữ trờn thẻ bệnh nhõn và trờn mỏy chủ. Cú thể dựng lại qua thời gian. Cỏc thụng tin thường xuyờn khụng cần lập lại. Với số lượng bệnh nhõn đụng, việc tiết giảm thời gian sẽ rất đỏng kể.
Bệnh nhõn tỏi khỏm khụng cần mang theo hồ sơ.
Bệnh nhõn cú thể yờu cầu truy lục hồ sơ và sao chộp nhanh chúng.
Bệnh nhõn nhận được cỏc tài liệu in dưới dạng vi tớnh, đẹp mắt, rừ ràng, trỏnh nhầm lẫn nguy hiểm.
Bệnh nhõn nhận được dịch vụ khỏm và điều trị an toàn nhờ hệ thống hỗ trợ chẩn đoỏn và hỗ trợ điều trị.
Bệnh nhõn truy cập internet để sao lục thụng tin sức khỏe của mỡnh. Những tài liệu y khoa như xột nghiệm, nội soi, đơn thuốc… được lưu trữ trong website của bệnh viện trong những thư mục riờng giỳp bệnh nhõn cú thể truy cập bất cứ lỳc nào, bất cứ nơi đõu.
Bệnh nhõn cảm thấy thoải mỏi khi nhận húa đơn minh bạch từ hệ thống mỏy vi tớnh.
2.4.1.4.Bảo quản, bảo mật dữ liệu:
Để bảo quản hồ sơ bệnh ỏn điện tử thỡ thực ra mà núi tớnh về sự tiết kiệm là tiết kiệm hơn rất nhiều so với bảo quản hồ sơ giấy. Tiết kiệm về kinh phớ, khụng gian, về con người và cả về sự nhanh chúng tiện lợi. Và việc bảo quản này cũng được tiền hành một cỏch tự động
EMR cú thể giỳp giảm thiểu khụng gian lưu trữ rất lớn bằng cỏch lưu trữ hồ sơ y tế hiện tại thành file điện tử vào đĩa quang hay ổ cứng, vỡ thế việc tỡm kiếm và nhập liệu được thực hiện một cỏch nhanh chúng, EMR cũn cho
phộp người sử dụng nhập dữ liệu vào hồ sơ. Người sử dụng cú thể sử dụng nhiều phương phỏp để nhập dữ liệu vào hệ thống như nhập dữ liệu vào biểu mẫu hỡnh ảnh bằng bỳt điện tử, nhập vào biểu mẫu văn bản bằng bàn phớm và chuột. Bởi vỡ sự trao đổi và chuyển đổi của cỏc hồ sơ điện tử giữa cỏc khoa rất dễ dàng, EMR cú thể cải thiện hiệu quả của cỏc tiến trỡnh trong quỏ trỡnh đổi mới của bệnh viện.
EMR sẽ giải phúng sự giới hạn khụng gian lưu trữ thụng qua cỏc tiến trỡnh khụng cần giấy tờ
EMR sẽ ngăn ngừa được khả năng thất thoỏt và hư hỏng hồ sơ điều trị.