Tổ chức khai thỏc, sử dụng TLLT được xem là mục đớch cuối cựng của cụng tỏc lưu trữ vỡ nếu khụng sử dụng tài liệu một cỏch toàn diện và cú hiệu quả thỡ cụng tỏc lưu trữ núi chung và cũng như TLLT núi riờng sẽ khụng cú ý nghĩa. Đặc biệt đối với Hồ sơ bệnh ỏn điện tử là một vấn đề mới của bệnh viện - một loại hồ sơ chuyờn mụn đặc biệt, thỡ việc tổ chức khai thỏc, sử dụng chỳng lại càng quan trọng hơn hết.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, phũng Kế hoạch tổng hợp của bệnh viện luụn coi trọng cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng loại hồ sơ này.
2.3.1. Những quy định về tổ chức khai thỏc, sử dụng hồ sơ bệnh ỏn điện tử
*Những quy định của Nhà nƣớc về cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng TLLT
Nhận thức được giỏ trị to lớn của TLLT “là di sản của dõn tộc, cú giỏ trị đặc biệt đối với sự nghiệp xõy dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam” [16;7], cho đến nay Nhà nước ta đó ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về cụng tỏc lưu trữ và TLLT. Những văn bản này do cỏc cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền ở Trung ương ban hành như: UBTVQH; Chớnh phủ; Thủ tướng Chớnh phủ; Bộ Nội vụ; một số Bộ khỏc và Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước. Những văn bản này được ban hành dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau như: Luật, Phỏp lệnh; Nghị định; Quyết định; Chỉ thị; Thụng tư… chỳng đó quy định về nhiều vấn đề khỏc nhau trong quản lý cụng tỏc lưu trữ và TLLT, trong đú cú cỏc điều, khoản quy định về tổ chức khai thỏc, sử dụng TLLT. Mặc dự mức độ quy định về vấn đề khai thỏc, sử dụng trong cỏc văn bản này là khỏc nhau, nhưng nhỡn chung đó quy định rừ những vấn đề cơ bản
Ngoài những quy định, trong cỏc văn bản của Nhà nước cũn cú những quy định khỏc về khai thỏc, sử dụng TLLT như: phạm vi sử dụng đối với cỏc TLLT; hỡnh thức khai thỏc sử dụng TLLT…
Do Hồ sơ bệnh ỏn là một loại hồ sơ cú những đặc điểm và ý nghĩa rất khỏc biệt so với cỏc loại TLLT khỏc nờn Bộ Y tế đó cú những quy định riờng về việc tổ chức khai thỏc, sử dụng loại hồ sơ này tại cỏc bệnh viện.
Theo Quy chế lưu trữ Hồ sơ bệnh ỏn trong Quy chế bệnh viện ban hành kốm theo Quyết định số 1895/1997/BYT-QĐ ngày 19/9/1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế, quy định về tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn bao gồm cỏc vấn đề sau:
+ Quy định về thẩm quyền cho phộp khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn:
■ Đối với Hồ sơ bệnh ỏn thường, muốn khai thỏc sử dụng phải được sự đồng ý của Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp.
■ Đối với Hồ sơ bệnh ỏn là tử vong thẩm quyền cho phộp khai thỏc, sử dụng cũn phụ thuộc vào mục đớch sử dụng. Với mục đớch sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn phục vụ cho hoạt động của cỏc cơ quan bảo vệ phỏp luật và thanh tra thỡ “phải bỏo cỏo lờn cấp trờn quản lý trực tiếp, sau khi được sự đồng ý của cấp trờn Giỏm đốc bệnh viện mới được phộp cho mượn đọc hoặc sao chụp chộp tại chỗ”. Cấp trờn quản lý trực tiếp về vấn đề này là Vụ Điều trị trực thuộc Bộ Y tế. Cũn đối với cỏc mục đớch khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn tử vong khỏc thỡ sau khi được Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp xem xột chỉ cần trỡnh lờn Giỏm đốc ký duyệt là được khai thỏc.
+ Quy định về trỏch nhiệm của cỏc cỏn bộ tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn tại bệnh viện:
“Phũng Kế hoạch Tổng hợp phải cú sổ theo dừi người đến mượn Hồ sơ bệnh ỏn và lưu trữ cỏc giấy tờ đề nghị”.
+ Quy định về trỏch nhiệm của cỏ nhõn, tổ chức đến khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn:
Cỏc tổ chức cỏ nhõn khi “mượn hồ sơ bệnh ỏn khụng được tiết lộ nghề nghiệp chuyờn mụn”.
+ Quy định cụ thể đối với một số đối tượng khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn:
■ Đối với cỏc bỏc sĩ trong bệnh viện: “Cỏc bỏc sĩ trong bệnh viện cần mượn Hồ sơ bệnh ỏn để giảng dạy, học tập, nghiờn cứu khoa học phải cú giấy đề nghị ghi rừ mục đớch, thụng qua Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ”.
■ Đối với cỏc cơ quan bảo vệ phỏp luật và thanh tra cần sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn: “Phải cú giấy giới thiệu hoặc cụng văn đề nghị ghi rừ mục đớch sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn. Căn cứ giấy giới thiệu hoặc cụng văn yờu cầu, Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp bỏo cỏo Giỏm đốc ký duyệt mới được phộp đưa Hồ sơ bệnh ỏn cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ. Đối với Hồ sơ bệnh ỏn của cỏc cỏn bộ thuộc diện quản lý bảo vệ sức khỏe Trung ương phải được phộp của chủ tịch Hội đồng quản lý sức khỏe cỏn bộ cao cấp của Đảng và nhà nước mới được phộp mượn đọc hoặc sao chụp, chộp tại chỗ”.
Cỏc quy định trờn đõy đó thể hiện sự quan tõm đặc biệt của Bộ Y tế đối với việc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn. Tuy nhiờn, những quy định này cũn tồn tại những hạn chế sau:
- Một là, trong quy định về trỏch nhiệm của cỏc cỏn bộ tổ chức khai
thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn chỉ nhắc tới đối tượng khai thỏc là “người mượn Hồ sơ bệnh ỏn” mà lẽ ra phải ghi đầy đủ là “người khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn”. Bởi vỡ, ngoài hỡnh thức mượn Hồ sơ bệnh ỏn cũn cú nhiều hỡnh thức khai thỏc khỏc như đọc Hồ sơ bệnh ỏn; xin sao Hồ sơ bệnh ỏn… nờn đối tượng đến khai thỏc khụng chỉ cú người mượn mà cũn cú người đọc, người xin sao Hồ sơ bệnh ỏn… Do đú dựng từ “người khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn” là đỳng nhất.
- Hai là, những quy định này chỉ quy định cụ thể đối với hai đối tượng
là cỏc bỏc sĩ trong bệnh viện, cỏc cơ quan bảo vệ phỏp luật và thanh tra cần sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn mà chưa cú quy định đối với cỏc đối tượng khỏc như: cỏc bệnh nhõn; người nhà bệnh nhõn; cỏc sinh viờn; cơ quan bảo hiểm… Đặc biệt đối với cỏc đối tượng khai thỏc Hồ sơ bệnh ỏn là người nước ngoài.
- Ba là, trong quy định chỉ mới nhắc tới hỡnh thức khai thỏc là mượn,
đọc, sao Hồ sơ bệnh ỏn mà chưa chắc tới hỡnh thức cấp chứng thực Hồ sơ bệnh ỏn. Hơn nữa, cỏc hỡnh thức khai thỏc này cú những điểm khỏc nhau về thủ tục khai thỏc nhưng trong quy định khụng nhắc đến vấn đề này. Bởi lẽ, Hồ sơ bệnh ỏn là những tài liệu gốc duy nhất nếu để cho những người khụng hiểu biết gỡ về loại hồ sơ này mang ra ngoài phũng Lưu trữ thỡ sẽ khụng quản lý được, dễ làm mất mỏt tài liệu trong hồ sơ. Ngoài ra, cũn cú khi bị kẻ xấu lợi dụng để sửa chữa, đỏnh cắp nhằm phục vụ những mục đớch khụng chớnh đỏng. Vớ dụ như, lợi dụng sửa chữa tờn trong Hồ sơ bệnh ỏn để được hưởng chế độ bảo hiểm, hay sửa chữa Hồ sơ bệnh ỏn để trỏnh sự phỏn xột của phỏp luật… Và nhất là ngày nay cụng nghệ phỏt triển thỡ vấn đề hồ sơ bệnh ỏn điện tử bị lợi dụng là rất cao.
- Bốn là, quy định của Bộ Y tế cũn cú điểm chưa hợp lý, gõy khú khăn cho người đến khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn, đú là quy định “…Sao bệnh ỏn ở bệnh viện Trung ương phải được sự đồng ý của Vụ trưởng Vụ điều trị - Bộ Y tế”. Quy định này gõy cho người đi sao bệnh ỏn mất rất nhiều thời gian. Việc xin được chữ ký của Vụ trưởng Vụ điều trị đó khú chưa kể người đi sao bệnh ỏn lại là những người ở vựng sõu vựng xa lại càng khú khăn hơn, khiến cho người nhà bệnh nhõn muốn sao bệnh ỏn cũng phải e ngại. Vớ dụ như trường hợp của “chị Nguyễn Thị Bớch Hằng, 28 tuổi ở Văn Mỗ, Hà Đụng, Hà Tõy đó trải qua cuộc phẫu thuật trong 11 ngày ở bệnh viện tỉnh Hà Tõy và Bệnh viện Bạch Mai để cứu tớnh mạng nhưng khụng qua khỏi. Sau đú, người nhà bệnh nhõn đó đến bệnh viện tỉnh Hà Tõy và Bệnh viện Bạch mai sao nhưng rất khú khăn do khụng gặp được cơ quan cú thẩm quyền cho phộp” [20;16].
Thiết nghĩ, những quy định trờn cú khú khăn quỏ đối với những người khai thỏc hay khụng. Bởi lẽ, Hồ sơ bệnh ỏn tuy là một loại hồ sơ cú tớnh phỏp lý nhưng khụng phải là loại tối mật hay tuyệt mật đối với chớnh cỏc bệnh nhõn hay người nhà bệnh nhõn. Phải hiểu rằng, Hồ sơ bệnh ỏn là để cụ thể
húa cỏc y lệnh của thầy thuốc trờn giấy trắng mực đen. Vậy thỡ cú nờn quỏ khắt khe trong việc sao bệnh ỏn hay khụng?
Việc thực hiện cỏc quy định trờn trong thực tế tại cỏc bệnh viện hầu như là khỏ nghiờm tỳc. Và nhất là cỏc hồ sơ bệnh ỏn điện tử được cỏc phần mềm chi tiết húa nờn những người đến khai thỏc và sử dụng là rất chặt chẽ. Bởi trờn phần mềm chỉ một lần truy suất cũng hiển thị ngay lờn bỏo cỏo về người sử dụng.
* Việc cụ thể húa cỏc quy định Nhà nƣớc và của Bộ Y tế trong một
số bệnh viện cấp TW hạng 1 đặc biệt trờn địa bàn thành phố Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do những quy định của Bộ Y tế chưa cụ thể và cũn nhiều điểm hạn chế như trỡnh bày ở trờn nờn tại một số bệnh viện đó tự ban hành những quy định nhằm cụ thể húa quy định của Nhà nước và quy định của Bộ Y tế. Những quy định này giỳp cỏc bệnh viện trong việc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn được dễ dàng hơn.
Tuy nhiờn, kết quả khảo sỏt thực tế cho thấy mức độ quy định cụ thể của cỏc bệnh viện là khỏc nhau. Sự khỏc nhau này đó kộo theo những kết quả phục vụ khai thỏc giữa cỏc bệnh viện cũng khỏc nhau. Những bệnh viện quy định chặt chẽ hơn, cụ thể hơn thỡ người đến khai thỏc cú thể được phục vụ nhanh chúng hơn, mất ớt thời gian hơn, cũn bệnh viện nào quy định khụng cụ thể và chặt chẽ thỡ người đến khai thỏc phải mất rất nhiều thời gian đi lại. Bởi vỡ, Hồ sơ bệnh ỏn là một loại hồ sơ đặc biệt nếu khụng quy định cụ thể về tổ chức khai thỏc, sử dụng thỡ dễ gõy mất mỏt, thất lạc tài liệu. Nhất là cú sự gúp mặt của cụng nghệ thụng tin thỡ việc cúp thụng tin là rất nhanh chúng. Mặt khỏc, do khụng cú quy định cụ thể, cỏc cỏn bộ lưu trữ nhiều khi khụng giải thớch được những cõu hỏi về thủ tục khai thỏc của độc giả.
Vớ dụ về trường hợp quy định khụng cụ thể đối với cụng tỏc sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn như ở bệnh viện Việt Đức. Trong nội quy kho lưu trữ của Bệnh viện này chỉ quy định về việc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn với những vấn đề sau:
■ Đối với những bệnh nhõn điều trị lại, phải do nhõn viờn y tế mượn. ■ Người nhà bệnh nhõn tuyệt đối khụng được mượn Hồ sơ bệnh ỏn, khụng được mang hồ sơ ra khỏi kho lưu trữ.
■ Hồ sơ bệnh ỏn được khai thỏc phải được sử dụng tại phũng đọc. Trường hợp cần thiết phải được Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp cho phộp mượn về phũng làm việc của cỏn bộ cụng chức ngành y tế.
Những quy định này khụng những khụng chi tiết hơn mà cũn thiếu so với quy định của Bộ Y tế. Vỡ thế, những trường hợp là người ngoài bệnh viện đến khai thỏc, cỏn bộ lưu trữ chỉ trả lời là lờn hỏi ý kiến Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp mà khụng giải thớch được gỡ thờm.
Trong số cỏc bệnh viện được khảo sỏt, bệnh viện Bạch Mai là bệnh viện cú những quy định cụ thể và chặt chẽ nhất về việc tổ chức khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn. Những quy định này được chuẩn húa bằng cỏc nội quy, quy chế và được dỏn lờn cửa ra vào của Phũng Lưu trữ, bao gồm: Nội quy phũng đọc và Quy chế về sao bệnh ỏn:
- Nội quy phũng đọc quy định những vấn đề sau:
■ Độc giả đến khai thỏc, sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn phải cú giấy giới thiệu của Viện trưởng, Trưởng khoa cú Hồ sơ bệnh ỏn, đơn yờu cầu khai thỏc. Sau đú, phải cú sự đồng ý của Trưởng hoặc Phú phũng Kế hoạch Tổng hợp.
■ Độc giả muốn nghiờn cứu Hồ sơ bệnh ỏn của cỏc Khoa khỏc thỡ phải được Trưởng khoa đú đồng ý và được Trưởng phũng Kế hoạch Tổng hợp cho phộp.
■ Khi bệnh nhõn vào viện lại, cú yờu cầu mượn bệnh ỏn cũ, y tỏ trưởng cỏc khoa phải trực tiếp mượn tài liệu và được sự đồng ý của Trưởng, Phú phũng Kế hoạch Tổng hợp.
■ Những trường hợp nghiờn cứu Hồ sơ bệnh ỏn của ba chuyờn khoa trở lờn và cỏc thụng tin phục vụ cỏc đề tài nghiờn cứu khoa học lớn (Cấp ngành, cấp nhà nước) đều phải xin phộp Giỏm đốc bệnh viện.
■ Cỏc cơ quan phỏp luật và bảo hiểm y tế khi cần cung cấp thụng tin về Hồ sơ bệnh ỏn, nhất thiết phải cú giấy giới thiệu của cơ quan yờu cầu và được sự đồng ý của Trưởng hoặc Phú phũng Kế hoạch Tổng hợp.
■ Độc giả chỉ được đọc và ghi chộp tại phũng đọc bệnh ỏn, giữ gỡn Hồ sơ bệnh ỏn cẩn thận, trỏnh rỏch và nhàu nỏt, xếp đặt gọn gàng, khụng mang Hồ sơ bệnh ỏn ra khỏi phũng.
■ Để thực hiện an toàn phũng chỏy, chữa chỏy, độc giả khụng được mang chất chỏy nổ và khụng hỳt thuốc lỏ trong phũng Lưu trữ.
- Quy chế về sao Bệnh ỏn quy định những vấn đề sau:
■ Chỉ sao bệnh ỏn cho cơ quan Phỏp luật, thanh tra và cơ quan bảo hiểm (cú ký kết hợp đồng với bệnh viện) và cỏc cỏ nhõn cần sử dụng Hồ sơ bệnh ỏn để giải quyết cỏc chế độ.
■ Người đến sao bệnh ỏn phải cú đầy đủ cỏc giấy tờ sau:
○ Giấy giới thiệu và cụng văn ghi rừ mục đớch sao Hồ sơ bệnh ỏn kốm theo thẻ chứng minh thư.
○ Giấy ra viện của bệnh nhõn hoặc ghi rừ cỏc thụng tin của bệnh nhõn ở giấy giới thiệu, hay cụng văn (họ tờn, tuổi, địa chỉ, ngày vào viện, khoa điều trị, ngày ra viện, chẩn đoỏn khi ra viện).
○ Cú bản photocopy hợp đồng bảo hiểm của bệnh nhõn và đơn vị bảo hiểm.
■ Căn cứ cỏc giấy tờ nờu trờn, nhõn viờn tiếp nhận tại kho lưu trữ Phũng Kế hoạch Tổng hợp trỡnh ban Giỏm đốc ký duyệt. Sau đú người sao bệnh ỏn sẽ làm tiếp cỏc thủ tục sau:
○ Đúng lệ phớ sao Hồ sơ bệnh ỏn tại phũng Tài chớnh Kế toỏn. ○ Được hẹn ngày tới nhận Hồ sơ bệnh ỏn.
(Lưu ý, với bệnh ỏn tử vong người đến sao phải liờn hệ với Vụ điều trị của Bộ Y tế).
Những quy định này giỳp những người đến khai thỏc Hồ sơ bệnh ỏn tại cỏc bệnh viện cú thể hiểu được cỏc thủ tục cần thiết khi muốn khai thỏc loại hồ sơ này.
Nhằm bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử, cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử, đồng thời thực hiện cỏc biện phỏp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phự hợp với quy định của phỏp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nghiờm cấm cỏc hành động truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chộp,