Với số lượng thuê bao nhiều như hiện nay của Tỉnh là 2.000 máy trên mạng (tính đến cuối năm 2010), Viễn thơng Ninh Thuận cần phải cĩ cách quản lý vừa khoa học, vừa linh hoạt, cụ thể là phải tiến hành các việc sau:
Vi tính hĩa việc quản lý hồ sơ thuê bao: Cĩ chương trình phần mềm thích hợp để áp dụng thống nhất trong việc quản lý thuê bao điện thoại Vinaphone trả sau trong tồn DN.
Theo dõi chặt chẽ, chính xác các đối tượng khách hàng đang sử dụng dịch vụ lẫn khách hàng đã ngưng sử dụng.
Đối với khách hàng đang sử dụng dịch vụ: Mọi thay đổi về tên thuê bao, địa chỉ, di chuyển, phương thức thanh tốn, sử dụng dịch vụ cộng thêm, yêu cầu riêng, khả năng thanh tốn... đều phải cập nhật, điều chỉnh và theo dõi chặt chẽ, chính xác.
Đối với khách hàng đã ngưng sử dụng:
Đối tượng khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng:
Phải tiếp tục theo dõi để địi nợ bưu điện phí, khởi kiện (nếu cần), Từ chối phục vụ trong trường hợp họ lấy tên khác trong gia đình (vợ, con) để lắp đặt thuê bao khác, hoặc sẽ phục vụ nếu khách hàng cam đoan trả nợ cũ.
Đối tượng khách hàng đã ký thanh lý hợp đồng:
Nên cĩ file riêng để theo dõi lý do ngưng sử dụng (phá sản, làm ăn thua lỗ, gia đình gặp khĩ khăn, mất khả năng thanh tốn, khơng hài lịng về chất lượng,
cung cách phục vụ của DN...) để khi cĩ điều kiện Viễn thơng Ninh Thuận chủ động vận động khách hàng sử dụng trở lại, hoặc sẽ cĩ lúc khách hàng tìm lại với DN, khi ấy ta cĩ chính sách ưu tiên thích hợp để tỏ rõ sự cầu thị và mong muốn được giữ khách hàng của Viễn thơng Ninh Thuận.
Khi thu thập thơng tin, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ những thơng tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, ngày sinh, ngày thành lập doanh nghiệp, chức vụ… Chú ý khơng được bỏ qua những thơng tin về khách hàng như số ĐTCĐ, số fax vì đây là những địa chỉ rất cần thiết khi khơng thể liên lạc với khách hàng qua số điện thoại di động.
Cần cập nhật thường xuyên hơn nữa những thơng tin về cá nhân khách hàng cũng như những ý kiến đĩng gĩp, đánh giá của họ về dịch vụ qua các lần nhân viên tiếp xúc, giải đáp thắc mắc khiếu nại. Đây là những thơng tin rất cĩ giá trị giúp cho nhân viên hiểu được tâm lý, nhu cầu của khách hàng để cĩ thể ứng xử tốt nhất, làm hài lịng khách hàng nhất.
Tổ chức các đợt thăm dị ý kiến khách hàng trên trang web của Viễn thơng Ninh Thuận. Đây là hình thức thu thập thơng tin tiện lợi nhất và ít tốn kém nhân lực và kinh tế nhất. Mỗi đợt nên cĩ thăm dị ý kiến khách hàng về một nội dung . Ví dụ như đánh giá của khách hàng về các chương trình khuyến mãi của Viễn thơng Ninh Thuận về thái độ của phục vụ của nhân viên,… sau đĩ đưa ra các đánh giá cho khách hàng chọn lựa (tốt, khá tốt, trung bình, tệ…).