1. Giới thiệu chung về phịng Hành Chính Nhân sự: 1.1. Chức năng. vai trị:
Phịng hành chánh nhân sự ngồi việc lưu giữ các đữ liệu thơng tin của nhân
viên, phịng cịn lưu giữ các thơng tin về nhu cầu đảo tạo, tình trạng thuyên chuyên, ý thức tổ chức kỷ luật, khả năng thăng tiến của tồn nhân viên.
KG" GHI TDTTDTDDĐDĐTT000nnnỹyỹyỹẹggngyợn g9 nr=====
SVTH: Ngơ Ngọc Thùy Wy Trang 29
Luận văn TỐt Nghiệp GVHD: Ths.Lê Văn Hiền
m====...——---.ớÏỶằẵsnn
Cĩ vai trị trong việc đề ra các chính sách liên quan đên tài nguyên nhân sự, tư vấn và cĩ vấn cho các cấp quản lý. Ngồi ra, phịng hành chánh nhân sự cịn giúp đỡ các phịng ban khác trong việc tuyển mộ, tuyến chọn nhân viên.
1.2. Mục tiêu chiến lược:
Mục tiêu chiến lược của Phịng hành chánh nhân sự là đề ra những chính sách
tuyển dụng hợp lý nhằm thu hút nhân viên giỏi, năng động từ khắp nơi về phục vụ cho cơng ty. Đồng thời xây dựng hệ thống người lao động tại ICA cĩ nghiệp vụ
chuyên mơn giỏi, tỉnh thần trách nhiệm, luơn biết học hỏi cái mới để tự hồn thiện
mình và phát triển đồng bộ với sự phát triển của cơng ty.
1.3. Mối quan hệ với các phịng ban:
Phịng hành chánh nhân sự giải quyết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến con người trong cơng ty. Phịng hành chánh nhân sự gồm 1 Giám đốc nhân sự và 4
nhân viên, với trình độ Đại Hoc và cĩ kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương.
Mối quan hệ giữa Phịng hành chánh nhân sự và các phịng ban khác là mỗi quan
hệ tương hỗ, cùng nhau giúp đỡ và khắc phục khĩ khăn.
2. Xác định nhu cầu nhân lực:
Thơng thường các trưởng phịng ban căn cứ vào chiến lược phát triển cơng ty
và tình hình cơng việc được giao cho phịng ban mình để xác định nhu cầu nhân lực. Nếu cĩ nhu cầu cần tuyển dụng thêm nhân sự để mở rộng việc kinh doanh hay
để bổ sung cho những vị trí cịn trống thì Trưởng phịng ban sẽ thơng báo phịng
nhân sự. Phịng hành chánh nhân sự cĩ nhiệm vụ tổng hợp tất cả các phiếu đề xuất nhân sự trình cho Giám đốc điều hành phê duyệt. Sau khi được Giám đốc thơng qua, cơng tác tơ chức tuyển dụng sẽ do phịng hành chánh nhân sự tiếp tục đảm nhiệm.
Việc xác định nhu cầu nhân lực giúp cơng ty tổ chức tuyển dụng cán bộ cơng nhân viên cĩ trình độ, năng lực, phù hợp với yêu câu của từng vị trí
——————>—>——>--nsnễtễnnễnaannaơgaaagagagaơợơgnnnnaananaaene
Luận văn Tốt Nghiệp C— GVHD:Thslơ
Bảng 6: Nhu cầu tuyến dụng nhân sự của bộ phận Thương Mại năm 2009
Bộ phận Mơ tả cơng việc Số lượng.
Trưởng phịng kế hoạch và chiến | Lập chính sách giá, chính sách khai
. 02
lược sản phầm thác thương mại.
Trung tâm quản lý chỗ và lịch bay | Quản lý hệ thống đặt giữ chỗ, điều 'q phối lịch bay.
Trung tâm chăm sĩc KH Tư vấn, giải đáp thắc mắc KH. 06
Nhân viên phịng vé Tư vấn, bán vé. 04
Tổng -14
Năm 2009, nhu cầu tuyên dụng của phịng Thương Mại khá nhiều, tập trung
chủ yếu vào bộ phận Chăm sĩc KH (6 người) và nhân viên phịng vé (4 người), do cơng ty đây mạnh hệ thống phân phối kênh bán, nâng cao dịch vụ khách hàng, tạo
điều kiện thuận lợi cho khách khi đặt vé máy bay.
3. Hình thức tuyến dụng:
Hiện tại, cơng ty đang tuyển dụng nhân viên từ cả 2 nguồn:
> Tuyển dụng nội bộ: Trước hết, cơng ty ưu tiên đối với CBCNV đang làm
việc tại doanh nghiệp bằng cách xem xét đánh giá nhân viên hiện tại để để bạt lên vị trí mới cĩ nhu cầu tuyển. Dù sao những nhân viên này cũng đã làm quen với
mơi trường làm việc của cơng ty và dễ hồ nhập với các đồng nghiệp, giúp phát huy ngay năng lực của mình.
Ngồi ra, cơng ty cũng ưu tiên xét tuyển cho ứng viên cĩ con em, anh chị, bạn
bè đang làm việc tại đơn vị vào những vị trí cịn trống, những vị trí mới nếu họ thật sự đầy đủ năng lực. Nếu sau quá trình phỏng vấn, số điểm của ứng viên này bằng với ứng viên khác thì họ sẽ được ưu tiên chọn trước, nhằm ghi nhận cơng lao, cũng
như sự đĩng gĩp của họ và khuyến khích họ ngày càng gắn bĩ với cơng ty.
> Tuyến dụng bên ngồi: nếu nguồn nội bộ khơng đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng thì ICA sẽ tiến hành tuyển dụng từ nguồn bên ngồi thơng qua các hình thức: đăng báo Tuơi trẻ, website,... Hình thức phơ biến nhất là tuyên dụn nhân viên,
SVTH: Ngơ Ngọc Thùy Vy
Luận văn Tốt Nghiệp GVHD: Ths.Lê Văn Hiền
quản lý cĩ kinh nghiện từ các hãng hàng khơng khác. Đây là con đường ngắn nhất và cĩ hiệu quả nhất vì khơng phải tốn chỉ phí cho nghiệp vụ đào tạo, khơng tốn và cĩ hiệu quả nhất vì khơng phải tốn chỉ phí cho nghiệp vụ đào tạo, khơng tốn
thời gian thử việc.
Nguồn nhân lực chủ yếu của phịng Thương Mại là sinh viên các trường Đại Học Kinh tế, Cao đẳng và Học viện hàng khơng. Cơng ty thường đến Học viện hàng khơng để thơng báo tuyển dụng hoặc thơng qua sự giới thiệu của các giáo sư, thạc sĩ những sinh viên giỏi của trường.
4. Quy trình tuyến dụng:
PHÁT SINH NHU CẦU TUYẾN DỤNG
BÁO CÁO LÃNH ĐẠO THƯƠNG MẠI
THƠNG BẢO TUYẾN DỤNG
TIẾP NHẬN HỊ SƠ \ PHỎNG VẤN SƠ BỘ PHỎNG VẤN SÂU THỦ VIỆC \ KÝ HỢP ĐỊNG LAO ĐỘNG
Hình 3: Quy trình tuyến dụng cho khối Thương Mại
Quy trình tuyên dụng là một quy trình khá phức tạp, địi hỏi nhiều cơng đoạn,
thời gian, tiền bạc. Sau khi phịng Thương Mại xác định nhu cầu nhân lực thì thơng báo cho Phịng hành chánh nhân sự tơ chức tuyên dụng. Đây là tiến trình cơ thơng báo cho Phịng hành chánh nhân sự tơ chức tuyên dụng. Đây là tiến trình cơ
bản gồm 8 bước:
———————————=TmT=myTm=myyTmymTrzrỶ=-..rra-sraas-sarara-a-arrrn=
Luận văn TỐt Nghiệp GVHD: Ths.Lê Văn Hiền
P.6. — ..ằắ¬a5¬asaaằẳờổốéSn
Bước l: Phát sinh nhu cầu tuyển dụng
Định kỳ 6 tháng/lần (15/5 và 15/11), phịng Thương Mại sẽ cĩ cuộc họp các trưởng bộ phận để xem xét tình hình nhân sự hiện tại và các trưởng phịng sẽ đưa ra các yêu cầu tuyển dụng thơng qua Phiếu đề xuất nhân sự (Phụ lục 1).
Ngồi ra, vIỆc tuyển dụng cũng cĩ thể là bất kỳ dựa vào tính cấp thiết của việc
bổ sung nguồn nhân lực do mở rộng sản xuất kinh doanh. Bước 2: Báo cáo lãnh đạo Thương Mại
Phịng nhân sự tổng hợp tất cả các Phiếu đề xuất nhân sự và gửi Tờ trình cho Giám đốc Thương Mại ký duyết. Thơng qua sự chấp thuận của Giám Đốc Thương
Mại, phịng hành chánh nhân sự tiến hành chuẩn bị tổ chức tuyển dụng.
Bước 3: Thơng báo tuyển dụng
Thơng qua cuộc họp, Phịng nhân sự nắm rõ nhu cầu tuyển dụng, số lượng cần tuyển để đưa ra các tiêu chuẩn tuyên chọn phù hợp.
Tiếp theo phịng hành chánh phải thơng báo rộng rãi cho tồn thể cán bộ nhân viên biết được các vị trí đang cần tuyển. Đồng thời chuẩn bị phịng ốc, thời gian, địa điểm tuyến dụng và thành phần tham dự phỏng vẫn.
Thành phần phỏng vẫn gồm: Giám đốc Thương mại là người chủ toạ, giám đốc
nhân sự và trưởng bộ phận cần tuyển dụng.
Dựa vào quyết định tuyên dụng được Giám đốc điều hành duyệt thì phịng nhân sự dán thơng báo từ 2 tuần đến 1 tháng, thơng báo trên báo, internet hay dán tại trường Học viện hàng khơng. Nội dung phải ngắn gọn, ghi rõ đầy đủ yêu cầu cơng
việc và thời gian nộp hồ sơ. Sau đây là mẫu thơng báo tuyển dụng của cơng ty trên website:
TH nTHPnnTgg TT ỌH PIN GIE-GHInTTHƯ-TTGEEITTE-EEEDIDDDDEDDDDDDE0DDDN9nnggnnnnnngaợ na -n==mm=
Luận văn TỐt Nghiệp GVHD: Ths.Lê Văn Hiển
m====-—Ằ--
Bảng 7: Mẫu Thơng báo tuyển dụng nhân sự năm 2009
1. Vị trí tuyển dụng:
- Nhân viên bảo dưỡng máy bay - Mã số: ICA 01
- Nhân viên cung ứng vật tư - Mã số: ICA 02 - Nhân viên thủ kho — Mã số: ICA 03
2. Điều kiện làm việc: làm theo ca (sau khi tuyển dụng, nhân viên sẽ được huấn luyện cơ bảo về kỹ thuật máy bay). cơ bảo về kỹ thuật máy bay).
3. Mức lương: thoả thuận
4. Số lượng:
- Tp.Hồ Chí Minh: 33 người.
- Hà nội: 4 người (chỉ tuyên kỹ sư Bách Khoa). - Đà Nẵng: 2 người (chỉ tuyển kỹ sư Bách Khoa).
5. Tiêu chuẩn: - Nam - Nam