chuẩn theo quy định của NHNN, phải gửi về kho của NHNN hoặc TCTD.
•Quy định chìa khóa kho tiền, két sắt, thùng sắt:
- Chìa khoá kho tiền, két sắt: Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt, thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 02 (hai) chìa: một chìa sử dụng hằng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị.
- Chìa khoá kho tiền, cửa gian kho, két sắt, ATM giao cho cán bộ phụ trách bảo quản an toàn chòa khóa trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình ở trụ sở cơ quan.
- Bàn giao chìa khoá: Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa”. Đối với khóa số, khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số.
Ví dụ: Chìa khóa thùng sắt, két sắt tại Phòng Ngân quỹ, Phòng nghiệp vụ bảo quản tại két sắt của Trưởng phòng. Chìa khóa két tiền ATM bảo quản tại két sắt của Trưởng ban quản lý quỹ TM ATM. Chìa khóa nắp máy ATM được bảo quản trong tủ sắt của Thanh toán viên.
- Niêm phong, bảo quản chìa khoá dự phòng cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt:
Việc niêm phong chìa khóa dự phòng được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ KTNB chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập biên bản niêm phong (Phụ lục 02).
Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh NHNN, TCTD khác, Kho bạc Nhà nước hay các Đơn vị thành viên khác.Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa
kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ Đơn vị có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng.
Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc.
Ví dụ: Chìa khóa dự phòng thùng sắt, két sắt của phòng Ngân quỹ làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên: Trưởng phòng, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ giao dịch/Kiểm ngân; Đối với Phòng nghiệp vụ phải có Trưởng phòng, Kiểm soát viên, Thủ quỹ/Giao dịch viên; Chìa khóa dự phòng két tiền ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM; và bảo quản tại két sắt của Giám đốc.Chìa khóa dự phòng nắp ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM và bảo quản tại két sắt của Trưởng ban.
- Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng: Mất chìa khóa đang dùng hoặc trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt; Cắt thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa; Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc.
Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của các thành viên đã tham gia niêm phong (hoặc người được Giám đốc ủy quyền của người đó chứng kiến). Mỗi lần mở hộp chìa khóa dự phòng phải có văn bản của Giám đốc chấp nhận.
- Sữa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền: Trường hộp ổ khóa hoặc chìa khóa cửa kho tiền bị hỏng, cần sữa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sữa chữa, thay thế khóa cửa kho tiền két sắt. Khi thực hiện thay thế, sữa chữa khóa cửa kho tiền phải có sự chứng kiến cửa người giữ chìa khóa (hoặc người được ủy quyền).
- Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá: Bảo đảm an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa.
- Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền: Tuyệt đối không để các chìa khóa cửa kho tiền vào tay một người do bất cứ nguyên nhân gì. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám
đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khóa.
Ví dụ: Khi Thủ kho đi công tác thì các chìa khóa do Thủ kho nắm giữ không được giao cho bất cứ người nào mà phải tiến hành mở hộp chìa khóa dự phòng.