- Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định
2.5.1.Phân công, phân nhiệm
Phân công, phân nhiệm là các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một người không được đảm nhiệm nhiều công việc liên quan đến nhau:
Hoạt động Cấp phép Quản lýtài sản Hạchtoán Thủ tục
Đóng mở tài khoản ký gửi của khách hàng x Thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận
tiền gửi x
Phê duyệt việc gửi và rút các khoản tiền (xem xét những yêu cầu cần báo cáo đối với những khoản giao dịch lớn về tiền)
x
Hạch toán chi tiết các giao dịch x
Xử lý những giao dịch chưa được thực hiện, bị trả lại, những khoản bất thường.
x Kiểm tra những báo cáo về những khoản
bất thường để cập nhật thông tin vào hồ sơ và vào thông tin giao dịch
x
Phê duyệt việc truy cập các chương trình và xem hồ sơ dữ liệu về tiền gửi KH x Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh và những thay đổi khác trên hồ sơ chủ.
x Kiểm soát việc lập và gửi các bản kê tài
khoản
x Giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách
hàng x
Đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi và lãi giao
dịch với số liệu trên sổ cái x
Kiểm soát việc truy cập vào những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài và những tài khoản không địa chỉ
x
2.5.2. Ủy quyền
Ủy quyền: Tất cả các giao dịch được thực hiện phải tuân theo sự ủy quyền chung và riêng của cấp quản lý cho từng trường hợp cụ thể. Tại NH TMCP VCB chi nhánh Huế, việc ủy quyền được thực hiện đồng bộ và có cơ sở rõ ràng.
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện
Phê duyệt đóng, mở tài khoản và lập chứng từ chi tiết các điều khoản, trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía KH
Đại diện bộ phận dịch vụ KH tại chi nhánh chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản và lập các chứng từ dựa trên quy trình mở tài khoản được ban giám đốc phê duyệt và triển khai. Phê duyệt các giao dịch trong phạm vi
hướng dẫn cụ thể như là điều chỉnh tài khoản, lãi phạt, và các khoản phí phụ.
Các giám đốc và nhân viên kế toán thuộc mỗi chi nhánh sẽ phê duyệt việc ngưng tính lãi phạt, phí dịch vụ.
Phê duyệt những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Bên quản lý có thể kiểm tra tất cả các hồ sơ lưu trữ thông qua một hệ thống.
Giám sát đối với những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài.
Việc gửi và rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài cần được phê duyệt bởi trưởng bộ phận. Những khoản này sẽ cần được xem xét bởi cán bộ điều hành trước khi hạch toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Định lãi suất, phí dịch vụ và kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn.
Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn đòi hỏi phải có sự phê duyệt của phó chủ tịch điều hành.