- Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định
2.5.3.Sử dụng tài sản
Sử dụng tài sản: Sử dụng tài sản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được ủy quyền của cán bộ cấp trên. Việc sử dụng tài sản là rất quan trọng.
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện
Chỉ có cán bộ thu ngân được ủy quyền mới được phép vào quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân
Tiền quỹ được khóa kín trong các tủ bảo hiểm trong hầm an toàn vào buổi tối. Trong giờ hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ. Khi rời quầy , bộ chìa khóa dự phòng được đặt dưới kiểm soát kép.
Chỉ một số cá nhân được ủy quyền với đầy đủ chứng từ được phê duyệt mới được phép ra vào quỹ tiền mặt để bổ sung quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân.
Tiền quỹ ngân hàng được giữ trong hầm an toàn chính và được khóa tổng . Chỉ thủ quỹ chính chịu trách nhiệm về tiền trong kho mới được phép mở.
Nhằm ngăn chặn việc sử dụng không đúng mục đích các tài khoản tiền gửi, các cá nhân nhận tiền phải là người không đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu và sổ chi tiết.
Việc đối chiếu sổ sách và quỹ thực tế do phòng kế toán thực hiện.
Việc truy cập vào các hồ sơ thu chi tiền chỉ giới hạn cho những cá nhân được ủy quyền ghi nhận các nghiệp vụ đó căn cứ trên chứng từ phê duyệt.
Hệ thống thu ngân được giới hạn cho những thu ngân và Ban giám đốc (BGĐ).
BGĐ phê duyệt hoặc giới hạn quyền truy cập vào các chứng từ và hồ sơ tiền gửi, kiểm soát và phê chuẩn những thay đổi trong các chu trình gửi tiền.
Các mức độ bảo mật khác nhau được đưa ra theo cấp bậc và yêu cầu công việc được phân công.
Các tài khoản không giao dịch được xác định và kiểm soát riêng theo định kỳ. Chỉ có cá nhân được ủy quyền có thể phê duyệt giao dịch trên tài khoản này.
Các tài khoản không hoạt động được tách riêng và liệt kê trên báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng. Giao dịch trên các tài khoản này được phê duyệt bởi cán bộ trong phòng giao dịch.