Thủ quỹ giao dịch.
- Phiếu Till Out có chữ ký đã nhận tiền của GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch kèm "Yêu cầu tiếp quỹ" để chấm và lưu Sổ quỹ, phiếu Till In giao cho quỹ giao dịch kèm "Yêu cầu tiếp quỹ" để chấm và lưu Sổ quỹ, phiếu Till In giao cho GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ Giao dịch.
Thủ quỹ giao dịch
- Trên cơ sở bảng kê chi tiết số tiền, nhận và kiểm tra niêm phong số tiền chẵn bó, chẵn túi, kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiền không chẵn bó, túi và ký xác nhận đã nhận tiền lên phiếu Till Out của Thủ quỹ chính.
- Căn cứ vào phiếu Till In của Thủ quỹ chính và đối chiếu với giao dịch Till In trên hệ thống lập giao dịch Till In để nhận tiền vào quỹ, ký tại mục "Người nhận", chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. Phiếu Till In dùng để chấm và lưu sổ quỹ.
Thủ quỹ phòng nghiệp vụ
- Trên cơ sở bảng kê chi tiết số tiền, nhận và kiểm tra niêm phong số tiền chẵn bó, chẵn túi, kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiền không chẵn bó, túi và ký xác nhận đã nhận tiền lên phiếu Till Out của Thủ quỹ chính.
- Căn cứ vào phiếu Till In của Thủ quỹ chính và đối chiếu với giao dịch Till In trên hệ thống, lập giao dịch Till In để nhận tiền về quỹ; ký tại mục "Người nhận", chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. Phiếu Till In dùng để chấm và lưu sổ quỹ.
- Căn cứ "Yêu cầu tiếp quỹ" đầu ngày của từng GDV, lập giao dịch Till Out theo đúng số tiền và mã giao dịch của người nhận, ký tại mục "Người giao", chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt.
- Lập bảng kê số tiền đã Till Out và TM giao cho GDV.
- Phiếu Till Out (có chữ ký đã nhận tiền của GDV) kèm “Yêu cầu tiếp quỹ" dùng để chấm và lưu sổ quỹ, phiếu Till in giao cho các GDV.
Giao dịch viên
- Căn cứ vào bảng kê chi tiết số tiền, nhận và kiểm tra niêm phong số tiền chẵn bó, chẵn túi, kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiền không chẵn bó, túi và ký xác nhận đã nhận tiền lên phiếu Till Out của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính.
- Căn cứ vào phiếu Till In của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính và đối chiếu với giao dịch Till In trên hệ thống, lập giao dịch Till In để nhận tiền về quỹ mình, ký tại mục "Người nhận", chuyển chứng từ cho phụ trách phòng ký duyệt.
- Phiếu Till In dùng để chấm và lưu nhật ký quỹ.
•Giao nhận tiền trong ngày giao dịch:
Tiếp quỹ
- Người có nhu cầu tiếp quỹ lập 01 liên phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ", chuyển Phụ trách phòng ký duyệt. Trên cơ sở đó Thủ quỹ chính, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ lập giao dịch Till Out theo đúng số tiền, mã giao dịch của người nhận, in chứng từ lên hai phần của Till Out/Till In, ký tại mục "Người giao", chuyển chứng từ cho phụ trách phòng ký duyệt. Lập bảng kê chi tiết loại tiền kèm phiếu Till In và TM giao cho người xin tiếp quỹ. Phiếu Till Out có chữ ký nhận tiền của người nhận đính kèm phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" lưu sổ quỹ.
- Trường hợp các phòng nghiệp vụ có quỹ nằm ngoài trụ sở Đơn vị có nhu cầu tiếp quỹ từ phòng Ngân quỹ, Trưởng phòng nghiệp vụ gọi điện và/hoặc fax phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" thông báo số lượng và loại tiền yêu cầu tiếp quỹ để Trưởng phòng Ngân quỹ lập "Giấy uỷ quyền vận chuyển tiền" cho cán bộ Phòng Ngân quỹ trình Giám đốc phê duyệt. Trên cơ sở đó, Thủ quỹ chính lập giao dịch Till Out theo đúng số tiền và mã người nhận, in chứng từ lên hai phần phiếu Till Out/Till In, ký tại mục "Người giao" và giao chứng từ, bảng kê tiền và TM cho người được uỷ quyền. Người được uỷ quyền ký
tên trên phiếu Till Out, căn cứ bảng kê chi tiết các loại tiền để nhận cùng giấy uỷ quyền để vận chuyển tiền cho Phòng nghiệp vụ xin tiếp quỹ; giao tiền và phiếu Till In cho người xin tiếp quỹ, lấy chữ ký của người nhận và Phụ trách phòng người nhận, mang giấy uỷ quyền và phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" (bản chính) về giao lại cho Thủ quỹ chính để lưu cùng sổ quỹ.
Nộp quỹ
- Phải đảm bảo nguyên tắc: Toàn bộ số tiền vượt hạn mức tồn quỹ theo quy định phải được giao nộp ngay về Thủ quỹ Phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính. Trường hợp đặc biệt phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Giám đốc Đơn vị (kể cả qua fax, email).
- Quy trình: GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch lập giao dịch Till Out trên máy, in chứng từ lên phiếu Till Out/Till In, ký tại mục "Người giao", chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt; Lập bảng kê nộp tiền kèm phiếu Till Out/Till In và TM cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính. Phiếu Till Out có chữ ký nhận tiền của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính dùng để chấm và lưu nhật ký quỹ/sổ quỹ. Phiếu Till In giao Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính để chấm và lưu Sổ quỹ.
2.3.2.4. Quy trình quỹ tiền mặt ATM:
• Chuẩn bị tiếp quỹ