khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khóa mới (nếu có); phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Ví du: Chìa khóa cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an và Hội sở chính NHNT VN. Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng. Việc thay khóa mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ.
- Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp: Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu người giữ chìa khóa cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng; khi mở phải lập “Biên bản mở hộp chìa khóa dự phòng” (Phụ lục 03); nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá cửa kho tiền để cứu tài sản và báo cáo kịp thời về NHNT VN.
o Việc quy định nghiêm ngặt về sử dụng chìa khoá trong kho tiền nhằm ngăn ngừa khả năng thất thoát tài sản trong kho tiền. Nó cũng giúp cho Ban Giám đốc có thể xác định chính xác nguyên nhân và trách nhiệm của từng cá nhân khi có sai phạm xảy ra.
• Quy định về việc ra, vào kho tiền:
- Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ:
Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng.
Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố.
Chủ tịch HĐQT NHNT VN, Tổng Giám đốc NHNT VN và cán bộ được Chủ tịch HĐQT NHNT cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị.
Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền.
Cán bộ Kiểm tra nội bộ của Đơn vị vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt.
Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp và vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền; Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp; Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho NHNN.
Các thành viên Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất.
Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sữa chữa, lắp đặt, bão dưỡng các thiết bị, các ổ khóa trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp nhận cho phép vào kho tiền.
- Quy định vào, ra kho tiền:Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ “Theo dõi ra vào kho tiền” và theo đúng thứ tự quy định. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ “Theo dõi ra vào kho tiền”.
Ví du: Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, Thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: Thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc.
- Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền:
Trước khi mở khóa, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền: Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn; Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mở khóa vào kho tiền.
Trước khi ra khỏi kho tiền: Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho; Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn; Thủ kho tiền phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.
o Không phải ai cũng có thể ra vào kho tiền một cách tự do
được. VCB quy định việc ra vào kho tiền chặt chẽ để đảm bảo các cán bộ, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, qua đó ngăn ngừa sai phạm xảy ra.
• Canh gác, bảo vệ kho tiền tại các phòng giao dịch, ATM:
- Quy định làm việc tại trụ sở trong khu vực có kho tiền: Hết giờ làm việc, phải khóa cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Không ai tự ý ở lại một mình trong khu vực có kho tiền trừ những người được Giám đốc cho phép.
Ví dụ: Những người được Giám đốc cho phép là: cán bộ bảo vệ, người trực thiết bị an toàn, ít nhất 02 người làm việc ngoài giờ được Giám đốc cho phép bằng văn bản và được báo cáo với cán bộ bảo vệ...
- Canh gác, bảo vệ kho tiền ATM: Kho tiền, ATM phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo 24 giờ/ngày. Đơn vị lập phương án bảo vệ, phương án phòng cháy chữa cháy cho kho tiền, ATM và phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an tại địa phương khi có sự cố xảy ra.
- Canh gác, bảo vệ quầy giao dịch, phòng giao dịch: Quầy giao dịch và phòng giao dịch phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên cho tới khi chuyển hết TM về kho tiền.
- Trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch: Những người có trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch trong phạm vi được phân công.
2.3.2. Các quy trình thu – chi tiền mặt
2.3.2.1. Nguyên tắc thu, chi, kiểm đếm tiền mặt
- Mọi khoản thu, chi TM phải thực hiện thông qua quỹ Đơn vị và qua tay 02 người kiểm đếm (hoặc người đó phải tự kiểm đếm lại số tiền thu chi lần thứ hai).
- Thu chi TM phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu chi phải kiểm tra, kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.
Ví dụ: TM thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và sổ quỹ. Chứng từ kế toán có chữ ký của người nộp tiền và người thu (chi) tiền.
- Khi thu chi TM, phải có bảng kê số tiền thu chi hoặc có biên bản giao nhận. - Người nộp TM phải chứng kiến người nhận kiểm đếm.
- Người nhận TM phải kiểm đếm lại dưới sự chứng kiến của người giao trước khi rời khỏi địa điểm giao nhận.
- Mọi trách nhiệm về vật chất của người giao, người nộp sẽ chấm dứt sau khi hai bên giao nhận đã chứng kiến xong và thống nhất kết quả kiểm đếm.
2.3.2.2. Quy trình thu, chi tiền mặt đối với khách hàng
• Quy trình thu TM khi KH tới nộp tiền:
- Khi nhận “Giấy nộp tiền” (Phụ lục 04), “Bảng kê các loại tiền” (Phụ lục 05) của KH, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm các yếu tố: Ngày, tháng, năm; Họ tên, địa chỉ của người nộp; Nội dung nộp; Loại tiền nộp; Số tiền bằng số và bằng chữ; Đối chiếu “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”.
- Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp. Kiểm đếm và đánh dấu trên bảng kê. Đóng gói và niêm phong theo quy định (nếu có). (Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ TM theo quy định của VCB Việt Nam). Cất, bảo quản tiền.
- Ký tên lên chứng từ kế toán và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính. - Trả giấy chứng nhận nộp tiền cho KH.
- Lưu giữ Chứng từ thu TM theo quy định. 24
• Quy định thu TM theo túi niêm phong(chỉ áp dụng đối với VND):