hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp vận chuyển bằng phương tiện khác (máy bay, tàu hỏa, tàu biển ...), Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị được phép quyết định và giao nhiệm vụ bảo vệ cụ thể cho người áp tải hàng để đảm bảo an toàn tài sản.
- Bảo quản, đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển tiền: Tiền khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong; Người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản; Trường hợp vận chuyển bằng xe chuyên dùng của Đơn vị, người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển tiền.
- Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển tiền: Phải tổ chức vận chuyển tiền vào ban ngày (trừ trường hợp phụ thuộc phương tiện vận chuyển như tàu hỏa, máy bay ...), hạn chế giao nhận hàng vào ban đêm; Vận chuyển đường dài, khi cần nghỉ dọc đường phải đỗ xe nơi an toàn. Trường hợp nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở Đơn vị thành viên hoặc NHNN, TCTD (nếu trên địa bàn không có trụ sở Đơn vị thành viên) hoặc trụ sở đơn vị công an, quân đội để có điều kiện đảm bảo an toàn, phối hợp bố trí trực canh gác xe hoặc gửi vào bảo quản trong kho tiền.
Ví dụ: Khi vận chuyển tiền từ chi nhánh VCB Huế ra Hội sở chính, nếu cần nghỉ lại qua đêm ở Thanh Hóa thì phương tiện vận chuyển tiền phải được bảo vệ ở trụ sở của VCB Thanh Hóa.
- Phối hợp bảo vệ an toàn tiền trong vận chuyển: Đơn vị nếu nhận được thông báo vận chuyển tiền của các đơn vị thuộc ngành ngân hàng (Đơn vị thành viên NHNT, NHNN, TCTD...) có sự cố trên tuyến đường của địa phương mình, phải chủ động liên lạc, phối hợp với cơ quan cảnh sát, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết, đề nghị Ủy ban nhân dân địa phương phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra.
- Tổ chức tiếp nhận tiền: Khi tiền vận chuyển đến, Đơn vị phải huy động lực lượng lao động tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, ngày lễ) để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn.
- Bố trí lực lượng vận chuyển và trách nhiệm của người áp tải: Xe vận chuyển tiền của các Đơn vị phải có lực lượng bảo vệ được trang bị vũ khí. Tùy theo khối lượng, giá
trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà Đơn vị bàn bạc, thống nhất để quyết định số lượng người đi bảo vệ; Người áp tải tiền là người phụ trách chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tiền, tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển, bảo vệ; Trường hợp khối lượng tiền lớn phải tổ chức thành đoàn xe có một số người áp tải thì Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn.
Ví dụ: Khi số lượng tiền nhiều phải cần áp tải 3 xe đi thì Giám đốc chi nhánh cử một cán bộ làm trưởng đoàn để chỉ đạo công việc hộ tống xe tiền.
- Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển tiền: Lực lượng bảo vệ có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn phối hợp bảo vệ người, tiền và phương tiện.
- Trách nhiệm của người điều khiển phương tiện: Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng.
- Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng tiền: Đơn vị mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển.
2.3.3.2. Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ định kỳ
• Định kỳ kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ:
- Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê TM mỗi năm 02 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hằng năm và 0 giờ ngày 01 tháng 07 hằng năm.
- Do đặc thù của hệ thống ATM nên việc kiểm kê, kiểm quỹ được tiến hành theo nguyên tắc: Tiếp quỹ mới cho toàn bộ hệ thống ATM và kiểm quỹ thực tế đối với các hộp tiền ATM vừa lấy về. Số liệu lập báo cáo kiểm kê, kiểm quỹ được lấy trên cơ sở cân đối ngày giao dịch cuối cùng của tháng 06 và tháng 12.
- Kiểm quỹ TM giao dịch của Đơn vị vào cuối giờ làm việc mỗi ngày.
• Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trong các trường hợp:
- Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt. - Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt.
- Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt.
- Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của Thống đốc NHNN/Giám đốc Chi nhánh NHNN/Chủ tịch HĐQT NHNT VN/Tổng Giám đốc NHNT VN/Giám đốc Đơn vị.
- Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn TM.
• Bàn giao tài sản khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền:
Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao TM. Tùy theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng