Lập “Biên bản kiểm đếm theo túi niêm phong”. (Phụ lục 07). Trường hợp thừa tiền: Trả lại số tiền thừa cho khách hàng. Trường hợp thiếu tiền: Nếu KH trực tiếp chứng kiến, yêu cầu KH nộp ngay số tiền thiếu cho ngân hàng. Nếu KH uỷ quyền cho Đơn vị kiểm đếm: Thông báo ngay cho KH để nộp số tiền thiếu. Sau thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày thông báo, nếu KH không nộp đủ số tiền thiếu thì Đơn vị lập phiếu hạch toán ghi Nợ tài khoản Tiền gửi của khách hàng/bút toán điều chỉnh số tiền đã ghi Có.
• Xử lý đối với tiền giả, tiền nghi giả và báo mất:
- Khi kiểm đếm tiền do KH nộp nếu phát hiện có tiền nghi giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền nghi giả. Sau đó lập “Biên bản tạm giữ tiền nghi giả” (Phụ lục 08)02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.
- Trường hợp phát hiện có tiền giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền giả. Tiền giả phải được đóng dấu "Tiền giả" và lập “Biên bản thu giữ tiền giả” (Phụ lục 9)02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.
- Trường hợp nhận tiền theo bó nguyên niêm phong, thu tiền trong túi niêm phong trong quá trình kiểm đếm nếu phát hiện tiền giả phải lập “Biên bản kiểm đếm theo túi niêm phong”, gửi kèm niêm phong bó tiền cho bên giao.
- Tiền nghi giả và tiền giả được hạch toán nhập vào Tài khoản ngoại bảng "Tiền nghi giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý" (VND)/"Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) theo quy định hiện hành.
- Việc giám định, kết luận tiền giả phải được tiến hành thận trọng, chính xác. Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về vật chất đối với quyết định của mình. 26
- Các phòng nghiệp vụ có quỹ phải mở sổ theo dõi theo từng loại tiền nghi giả, tiền giả. Tiền nghi giả, tiền giả được bảo quản trong két sắt của phòng nghiệp vụ có quỹ hoặc kho tiền. Định kỳ hàng tháng phải nộp tiền giả về phòng Ngân quỹ của Đơn vị.
26
Xử lý kết quả giám định đối với tiền nghi giả:
- Kết quả giám định là tiền thật: Hạch toán xuất Tài khoản ngoại bảng "Tiền nghi giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý" (VND)/ "Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) để trả lại khách hàng. xử lý" (VND)/ "Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) để trả lại khách hàng.
- Kết quả giám định là tiền giả: Đóng dấu "Tiền giả" vào số tiền nghi giả và lập biên bản tịch thu tiền giả 02 bản: Đơn vị thành viên giữ 01 bản, giao cho khách hàng giữ 01 bản. 02 bản: Đơn vị thành viên giữ 01 bản, giao cho khách hàng giữ 01 bản.
Phí giám định (nếu có) sẽ được thu theo biểu phí hiện hành của VCB hoặc theo chi phí thực tế phát sinh (giám định ngoài VCB)
- Phòng Ngân quỹ có trách nhiệm báo cáo hàng tháng về việc thu, nộp tiền giả của Đơn vị mình về phòng Quản lý Ngân quỹ VCB TƯ. Định kỳ 06 tháng, phải nộp tiền giả ngoại tệ về Sở giao dịch. Việc nộp tiền giả VND về NHNN thực hiện theo quy định của NHNN từng thời kỳ.27
- Nếu TM báo mất, Đơn vị xử lý từng trường hợp theo thông báo của VCB TƯ. - Khi phát hiện loại tiền giả ở dạng mới, Đơn vị phải thông báo ngay cho NHNN trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố và VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ.
- Tiền giả đã tịch thu nhưng KH không chấp nhận tịch thu tiền giả/tiền nghi giả thì gửi kèm 01 bản "Biên bản tịch thu tiền giả"/"Biên bản tạm thu tiền nghi giả" cùng yêu cầu giám định lại của KH về phòng Ngân quỹ của Đơn vị để giám định và có kết luận bằng văn bản. Trường hợp VCB Huế không xác định được thì gửi toàn bộ hồ sơ trên về VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ để giám định lại.
• Quy trình chi TM cho KH khi KH đến nhận tiền:
- Nhận, kiểm tra “Giấy rút tiền” (Phụ lục 10) của KH và đối chiếu với Chứng minh thư/hộ chiếu của KH: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ; Số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Ảnh của người nhận tiền.
- Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính; Chuẩn bị TM. - Kiểm đếm TM đúng chứng từ; ký tên trên chứng từ. - Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra.
- Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH. - Lưu giữ Chứng từ chi TM theo quy định. 28
• Quy trình chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH: (Quy trình này chỉ áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tại VCB Huế).
- Đơn vị và KH phải có văn bản thoả thuận và quy định mã số nhận biết. 27
Kết thúc năm tài chính, SGD phải nộp toàn bộ số tiền giả ngoại tệ của các về HSC. HSC bảo quản số tiền nhận theo quy định của NHNN và VCB đồng thời thực hiện việc giám định hoặc thuê chuyên gia giám định lại số tiền giả này. Sau khi có kết quả giám định trình TGĐ: (1) Phương thức xử lý đối với số tiền thật; (2) Lập Hội đồng tiêu hủy đối với số tiền giả; (3) Giữ lại một số dạng tiền giả mới để làm tài liêu nghiên cứu, đào tạo và phân bổ cho các chi nhánh (Nếu có nhu cầu).
28Chứng từ chi TM được lưu giữ như sau: