- Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định
2.3.4.Xử lý thừa, thiếu tiền mặt
•Xử lý thừa, thiếu tài sản trong giao nhận, đóng gói:
- Trường hợp thiếu tiền mặt theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên trên niêm phong bó, bao, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất. Nếu tái phạm, thì tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, bao, thùng sẽ được hạch toán theo quy định của NHNT.
- Trường hợp đã giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau đó kiểm đếm tờ, miếng), mọi thừa, thiếu tiền phải lập biên bản giữ lại niêm phong bó, túi tiền và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý:
Nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Có/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ hơn tổng số tiền thiếu), thì báo Nợ/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao.
- Trường hợp khi giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng không còn nguyên niêm phong thì bên giao, bên nhận lập biên bản ghi rõ tình trạng niêm phong và kiểm kê toàn bộ số tiền thực tế trong bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng đó để truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản và trách nhiệm của những người có liên quan.
Ví dụ: Ngày 20/03/200X, sau khi Hội đồng kiểm đếm tờ của bó nguyên niêm phong trong quỹ TM phát hiện thiếu mất 10.000.000đ. Khi đó, những người có tên trên niêm phong đó sẽ phải chịu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân và bồi hoàn toàn bộ số tiền đó. Số tiền trong bó được hạch toán theo quy định. Đối với số tiền thiếu: Ngay trong ngày phải xử lý và hạch toán ngay vào sổ:
Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 10.000.000đ Có TK “Tiền mặt tại quỹ”: 10.000.000đ
Đối với số tiền thừa: Hạch toán thừa tiền, tìm hiểu nguyên nhân và hạch toán lại. Nợ TK “Tiền mặt tại quỹ”: Số tiền thừa.
Có TK “Tài sản thừa chờ xử lý”: Số tiền thừa.
Khi NH nhận bó nguyên niêm phong phát hiện thiếu tiền: Chuyển Giấy báo nợ cho KH số tiền thiếu. Nếu phát hiện thừa tiền, gửi Giấy báo có cho KH.
•Xử lý thừa, thiếu tài sản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển: - Các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc Đơn vị phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm tra trưởng, Trưởng phòng Ngân quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị thiếu, mất.
- Những vụ thiếu, mất tiền mặt có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở chính NHNT VN và Chi nhánh NHNN trên địa bàn trong vòng 24 giờ. Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan công an.
Ví dụ: Ngày 15/06/200X, sau khi đối chiếu với Nhật ký quỹ, GDV phát hiện thiếu số tiền 500.000đ. Khi nhận được báo cáo, Giám đốc chỉ đạo Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ kiểm kê quỹ, lập biên bản và truy cứu trách nhiệm. Lúc đó hạch toán như sau:
Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ Có TK “Tiền mặt”: 500.000đ.
Sau khi tìm hiểu kỹ, phát hiện GDV trả tiền thừa cho khách hàng nhưng không rõ KH đó là ai. GDV phải chịu trách nhiệm bồi thường số tiền trên.
Nợ TK “Tiền mặt”: 500.000đ
Có TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ
•Xử lý thiếu, mất do sơ suất trong nghiệp vụ:
Trường hợp do sơ suất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản, vận chuyển dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Các Đơn vị thành lập Hội đồng xử lý thừa/thiếu tài sản để xử lý các vụ việc theo Quy chế tài
chính của NHNT VN. Các thành viên của Hội đồng xử lý thừa/thiếu tiền mặt là những người không liên quan đến các vụ việc thừa/thiếu này.
• Xử lý thiếu, mất do nguyên nhân chủ quan:
- Giám đốc Đơn vị và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu, mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.
- Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.