II. HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM NHÂN THỌ
1.2.Cơ cấu tổ chức
Cùng với sự phát triển của công ty, cơ cấu tổ chức và công tác quản lý của Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội ngày càng được hoàn thiện theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ khách hàng. Hiện nay bộ máy của công ty Bảo Việt
Nhân Thọ Hà Nội bao gồm: 1 Ban Giám đốc, 7 phòng chức năng và 22 phòng khai thác thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của công ty BVNT Hà Nội
Ban giám đốc: Ban giám đốc của BVNT Hà nội gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. BAN GIÁM ĐỐC Phòng phát hành hợp đồng Phòng phát triển và quản lý đại lý Phòng market -ing Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tài chính kế toán Phòng tin học Phòng tổng hợp 22 phòng khai thác Tổ đại lý Đại lý
_ Giám đốc:Chức danh giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất của công ty, đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như trước Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của công ty.
_ Phó giám đốc: là người trợ giúp giám đốc trong việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty. Phó giám đốc do Giám đốc phân công và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao.
Các phòng chức năng: Các phòng chức năng trong bộ máy quản lý của công ty có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và thực hiện các mặt công tác về chức năng nhiệm vụ mà mình quản lý.
_ Phòng tổng hợp: Có chức năng tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính, quản trị, tổng hợp, pháp chế.
• Công tác hành chính quản trị: công văn đến, công văn đi, quản lý dấu của công ty, sắp xếp lưu trữ bảo quản tài liệu, thực hiện công tác lễ tân, đối ngoại.
• Công tác tổng hợp pháp chế: Xây dựng và tổ chức các chương trình, xếp lịch công tác, phối hợp với các phòng ban liên quan giải quyết các đơn thư khiếu nại của khách hàng, tư vấn cho doanh nghiệp về cách thức kinh doanh phù hợp, pháp chế doang nghiệp, thi đua khen thưởng.
_ Phòng tài chính kế toán: có chức năng
• Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, các hoạt động thu chi tài chính và kết quả kinh doanh theo qui định nội bộ của Bảo Việt, bảo đảm phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
• Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của công ty.
• Tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công ty, chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính-kế toán chung của Nhà nước và của Bảo Việt tại công ty.
_ Phòng phát hành hợp đồng: có chức năng
• Tổ chức thực hiện công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm • Kiểm tra sức khỏe khách hàng
• Chấp nhận bảo hiểm và phát hành hợp đồng _ Phòng dịch vụ khách hàng: có chức năng • Quản lý tình trạng hợp đồng
• Giải quyết quyền lợi bảo hiểm
• Cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc cho khách hàng
• Theo dõi, giám sát đôn dốc thực hiện dịch vụ khách hàng sau bán hàng -Phòng marketing: có chức năng:
• Nghiên cứu thị trường, khai thác bảo hiểm, hỗ trợ đại lý, tuyên truyền quảng cáo và quan hệ công chúng, vật phẩm hỗ trợ.
• Theo dõi, thu thập thông tin về tình hình kinh doanh, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh.
• Đôn đốc, tổ chức thực hiện kế hoạch đề ra. _ Phòng phát triển và quản lý đại lý: có chức năng
• Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhân thọ.
• Đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ
• Tổ chức, quản lý, kiểm tra giám sát hoạt động của lực lượng bán sản phẩm BHNT và thực hiện các chế độ chính sách đối với đại lý BHNT
• Xây dựng và tổ chức các phong trào thi đua trong đại lý BHNT
• Quản lý theo dõi, giám sát đôn đốc thực hiện các công việc trong lĩnh vực phát triển và quản lý đại lý tại các phòng phục vụ khách hàng khu vực.
_ Phòng Tin học:
• Quản trị cơ sở dữ liệu của công ty và hệ thống các chương trình phần mềm tin học
• Đảm bảo hoạt động hệ thống thông tin trong công ty
• Phối hợp với các phòng liên quan tập hợp số liệu báo cáo định kỳ chuyển về công ty, thực hiện sao lưư dữ liệu theo qui định
• Quản lý đào tạo và hướng dẫn về công tác tin học trong công ty
• Phát triển hệ thống thông tin của công ty theo định hướng của Tổng công ty.