II. GIẢI PHÁP HẠN CHẾ HỦY BỎ HỢP ĐỒNG TẠI BVNT HÀ
2.1.5.Thành lập một bộ phận Duy trì hợp đồng
Để quản lý tình hình hủy bỏ hợp đồng tại công ty cũng như là cầu nối giữa Công ty- đại lý- khách hàng để có những biện pháp kịp thời hỗ trợ khách hàng nhằm hạn chế hủy bỏ hợp đồng, Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên trách Duy trì hợp đồng. Theo đó, bộ phận này sẽ có những chức năng:
- Quản lý quá trình nộp phí của khách hàng, tình hình nợ phí, hủy bỏ hợp đồng. - Cập nhật những thông tin liên quan đến những băn khoăn, thăc mắc cũng như những khó khăn về tài chính của khách hàng nhằm kịp thời phối hợp với các bộ phận khác có hướng giải quyết nhằm hạn chế tối đa hủy bỏ hợp đồng.
- Quản lý, theo dõi, đánh giá chất lượng duy trì hợp đồng của từng đại lý. - Theo dõi, rà soát, lập danh sách các hợp đồng đã hủy hoặc chấm dứt có thể khôi phục hiệu lực hợp đồng nhằm giúp khách hàng đỡ thiệt thòi hơn.
2.1.6.Hoàn thiện các chính sách có liên quan đến quyền lợi của đại lý
Hoa hồng là thu nhập chính của đại lý BHNT, cũng là nhân tố thúc đẩy năng suất làm việc của đại lý. Chính sách hoa hồng dù có khác nhau giữa các sản phẩm nhưng phải đảm bảo kích thích đại lý làm việc.
Hiện nay, BVNT Hà Nội đang áp dụng chế độ hoa hồng dành cho đại lý theo phương thức giảm dần, nghĩa là đối với năm hợp đồng thứ nhất tỷ lệ hoa hồng sẽ là cao nhất, những năm tiếp theo tỷ lệ hoa hồng giảm, nhưng năm cuối hợp đồng tỷ lệ hoa hồng bằng không. Điều này dẫn đến tình trạng đại lý vì lợi ích kinh tế của mình mà chỉ tập trung khai thác hợp đồng mới mà quên đi hay lơ là những khách hàng cũ. Từ đó, không chăm sóc khách hàng chu đáo, dẫn đến hủy bỏ hợp đồng. Để hạn chế trình trạng này, nên chăng BVNT Hà Nội cần linh hoạt trong chính sách trả hoa hồng.Ngoài các qui định về hoa hông của BVNT, BVNT Hà Nội có thể áp dụng chi trả hoa hồng bổ sung một tỷ lệ hoa hồng từ thấp đến cao theo sự tăng dần của số hợp đồng mà đại lý quản lý đang được duy trì hay một tỷ lệ cố định trong suốt thời hạn hợp đồng. Điều này gắn trách nhiệm duy trì hợp đồng với đại lý. Do đó khách hàng cũng sẽ cảm thấy mình luôn được chăm sóc như ban đầu.
Bên cạnh những phong trào thi đua về doanh thu hợp đồng khai thác mới, BVNT Hà Nội cần tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng giành cho những đại lý có tỷ lệ duy trì hợp đồng cao. Bởi vì khai thác hợp đồng đã khó nhưng duy trì được hợp đồng còn khó hơn, nó đòi hỏi đại lý phải nỗ lực hết mình vì khách hàng. Do vậy, ghi nhận thành tích của những đại lý đãn đầu về duy trì hợp đồng là hoàn toàn cần thiết.