CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỰ THÍCH ỨNG CỦA TỔ CHỨC

Từ cuối những năm 1980 đến giữa những năm 1990, khi sựthay đổi của nền kinh tế và chính trị trên toàn thế giới diễn ra ngày càng rộng rãi, rất nhiều nỗ lực và cố gắng được thực hiện để tìm ra những nhân tố hiệu quả trong hệ thống kinh doanh toàn cầu mới mẻ này. Vào năm 1991, một nhóm các chuyên gia đã nhận định rằng sự thay đổi của môi trường kinh doanh với một tỷ lệtăng nhanh hơn rất nhiều, gây ra khó khăn cho các ngành nghề sản xuất truyền thống theo kịp. Những doanh nghiệp này đã không nắm bắt được cơ hội tạo ra cho họ, và không có khả năng thích nghi với những thay đổi này, về lâu về dài họ sẽ thất bại (Hormozai, 2001). Vì vậy, trong phiên họp đầu tiên giữa các nhà khoa học và chuyên gia điều hành ở nhiều ngành công nghiệp khác nhau, thuật ngữ“sản xuất linh hoạt”, được đính kèm theo báo cáo đã được công bố, đã được sử dụng rộng rãi (Gunasekaran và cộng sự, 2001). Sau đó, một số nghiên cứu đãđược xuất bản về sự thích ứng như một mô hình trong sản xuất đã trở nên phổ biến (Burgess, 1994; Yusuf và cộng sự, 1999; Zhang và Sharifi, 2000; Sanchez và Nagi, 2001; Brown và Bessant, 2003). Trong các nghiên cứu này, có nhiều khái niệm được đưa ra về sự thích ứng tổ chức. Để hiểu rõ về sự thích ứng của tổ chức, điều quan trọng đầu tiên là hiểu rõ thuật ngữ sự thích ứng là gì. Theo định nghĩa từ từđiển tiếng Việt, thuật ngữ sự thích ứng nghĩa là sự chuyển động nhanh, linh hoạt, khả năng di chuyển nhanh chóng và dễ dàng và khả năng tư duy nhanh và thông minh. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện tại, chưa có sự đồng thuận về khái niệm này giữa các học giả trên thế giới.

2.3.1. Khái niệmvề sự thích ứng

Từ đầu những năm 1990, mô hình liên quan đến sự thích ứng (agility) được xem là một trong những giải pháp của quản trị năng động. Một tổ chức có sự thích ứng cao sẽ luôn trong tình thế sẵn sàng cho việc học hỏi những điều mới để gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh từ việc nắm bắt các cơ hội mới. Qua lược khảo tài liệu, có nhiều khía cạnh và quan điểm khác nhau về sự thích ứng của tổ chức, nên chưa có định nghĩa chung nào được chấp nhận trong giới học thuật hiện nay (Su, 2011). Năm 1991, viện Iacocca định nghĩa “sự thích ứng là một hệ thống sản xuất kết hợp với kỹ thuật công nghệ phần cứng và phần mềm, nguồn nhân lực và hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng”. Theo March (1991), sự thích ứng bao gồm việc thăm dò và khai thác cơ hội để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho mình. Sự khai thác là việc mở rộng và sàng lọc các năng lực, mô hình và công nghệ hiện có với kết quả tích cực, có thể dự đoán

33 được. Trong khi đó, thăm dò là việc trải nghiệm các giải pháp thay thế với kết quả tiêu cực, không chắc chắn. Bên cạnh đó, nhóm tác giả Goldman và ctv (1995) thì khẳng định sự thích ứng là phản ứng toàn diện với những thách thức như sự thay đổi không ngừng nghỉ của môi trường kinh doanh; của việc phân khúc thị trường liên tục; hay chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được yêu cầu nâng cao theo yêu cầu của thị trường toàn cầu; hoặc hàng hóa và dịch vụ phải được định hình theo nhu cầu khách hàng.

2.3.2. Khái niệm về sự thích ứng của tổ chức

Sự thích ứng của tổ chứclà một khái niệm phức tạp và đa chiều. Một trong những khó khăn trong nghiên cứu là tìm ra được một khái niệm thống nhất cho sự thích ứng của tổ chức. Lược khảo tài liệu cho thấy sự thích ứng của tổ chức được định nghĩa dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau. Tác giả Upton (1995b) cho rằng sự thích ứng trong các tổ chức sản xuất là khả năng của một nhà máy trong việc thay đổi từ việc sản xuất một sản phẩm này sang một sản phẩm khác. Bên cạnh đó, các nghiên cứu của Richards (1996) hay Sanchez và Nagi (2001) lại cho rằng sự thích ứng tổ chức là một chiến lược tổng thế tập trung để phát triển tổ chức trong một môi trường không tiên đoán trước và sự phản ứng lại sự phức tạp của việc thay đổi liên tục. Sharifi và Zhang (2001) đề cập khái niệm về sự thích ứng tổ chức bao gồm hai yếu tố chính: thích nghi với những thay đổi (có thể dự báo và không dự báo được) và khai thác, tận dụng lợi thế của những thay đổi đó để tạo ra cơ hội cho mình. Hai tác giả này đã giới thiệu và giải thích chi tiết về mô hình lý thuyết khái niệm của sự thích ứng tổ chức. Khái niệm trong mô hình này gồm ba lĩnh vực cốt lõi tương tác với nhau: các tác nhân (drivers) của sự thích ứng, các yếu tố khả dụng (enablers) cho sự thích ứng và khả năng thích ứng (capabilities) (Sharifi và Zhang 1999; Zhang và Sharifi 2000), cụ thể:

34

Hình 2.5 Khung lý thuyết về sự thích ứng (Sharifi và Zhang 1999; Zhang và Sharifi 2000)

Tuy nhiên, nhóm tác giả Wadhwa và Rao (2003) thì tranh luận rằng sự thích ứng tổ chức tập trung nhiều hơn vào phản ứng sáng tạo, bởi vì nó giải quyết những thay đổi không lường trước được. Hay là khả năng phát hiện và nắm bắt các cơ hội của thịtrường một cách nhanh chóng và bất ngờ (Sambamurthy, 2003) bởi vì nếu tổ chức có khả năng thích ứng thì sẽ liên tục cảm nhận được cơ hội đến từ môi trường kinh doanh. Từđó họ sẽ tận dụng các tri thức và tài sản cần thiết để nắm bắt những cơ hội đó.

Như vậy, có rất nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau liên quan đến sự thích ứng của tổ chức, dựa trên các khía cạnh đánh giá cũng như lĩnh vực nghiên cứu của các học giả. Bảng 2.7 dưới đây trình bày một số khái niệm khác nhau về sự thích ứng theo thời gian.

35

Bảng 2.7. Các định nghĩa về sự thích ứng của tổ chức

Định nghĩa về sự thích ứng của tổ chức Tác giả

Khả năng tổ chức đẩy nhanh các hoạt động quan trọng, bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của thị trường và kết thúc với việc phân phối sản phẩm tùy chỉnh Kumar và Motwani (1995) Là phản ứng toàn diện của tổ chức với những thách thức kinh

doanh từ những thay đổi nhanh chóng, hay phân khúc liên tục, hay yêu cầu của thị trường toàn cầu về hàng hóa chất lượng cao, hiệu quả hoạt động cao, hay sản phẩm và dịch vụ theo định hướng khách hàng

Goldman và cộng sự (1995)

Khả năng sản xuất và tiếp thị thành công sản phẩm sản xuất với chi phí thấp, chất lượng cao, thời gian sản xuất ngắn, và cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng cá nhân thông qua việc tùy biến của một tổ chức Vokurka và Fliedner (1998) Khả năng của một tổ chức phản ứng lại với những thay đổi một cách nhanh chóng và thành công McGaughey (1999) Khả năng tồn tại bằng cách phản ứng nhanh và hiệu quả với sự

thay đổi của thị trường của tổ chức

Gunasekaran (1999) Khả năng của một tổ chức để tiếp tục phát triển trong môi trường

kinh doanh thay đổi liên tục, không tiên đoán trước được

Rigby và cộng sự (2000) Khảnăng của tổ chức để đối phó với những thay đổi bất ngờ, để

tồn tại trước những mối đe dọa từmôi trường kinh doanh, và tận dụng lợi thế của việc thay đổi như cơ hội để phát triển

Zhang và Sharifi (2000)

Khả năng của tổ chức để đạt được lợi thế cạnh tranh bằng sự thông minh, nhanh nhẹn và chủđộng nắm bắt cơ hội và phản ứng với các mối đe dọa

Meredith và Francis (2000) Đó là khảnăng tổ chức tạo ra vàđáp lại sự thay đổi để đạt được

kết quả cao trong môi trường kinh doanh hỗn loạn

Highsmith (2004) Một tập hợp của những thay đổi liên kết với nhau trong tiếp thị,

sản xuất, thiết kế và tổ chức

Storey và cộng sự (2005) Khả năng của tổ chức có thể thay đổi các trạng thái hoạt động

một cách hiệu quả để đáp ứng với những nhu cầu không chắc

Narasimhan và cộng sự (2006)

36

Định nghĩa về sự thích ứng của tổ chức Tác giả

chắn vàthường xuyên thay đổi của khách hàng

Khả năng đáp ứng của tổ chức (ở khía cạnh phản ứng) và tính linh hoạt của tổ chức (ở khía cạnh chủ động)

Sherehiy và ctv (2007) Sự thể hiện cách tổ chức, quy trình thực hiện và tạo ra sản phẩm

theo cách phản ứng một cách hợp lý với những thay đổi trong một khoảng thời gian thích hợp, dựa trên cảm nhận của tổ chức

Pavlou và ctv (2010); và Balaji và ctv (2014)

Nguồn: tổng hợp từ các tài liệu lược khảo, 2019

Tuy có sự không đồng nhất giữa các khái niệm nhưng vẫn có một vài điểm chung có thể nhận thấy giữa các tác giả. Bảng 2.8 phác thảo các thành phần chủ yếu trong các khái niệm về sự thích ứng đã được các tác giả thảo luận trọng các nghiên cứu trước đây. Thành phần cảm nhận và phản ứng xuất hiện trong nhiều định nghĩa về sự thích ứng (chẳng hạn như trong nghiên cứu của tác giả Sambamurthy và ctv, 2003; Overby và ctv, 2006; Gallagher & Worrel, 2008; Nazir & Pinnsonneault, 2012) và là hai thành phần chính cấu thành trong sự thích ứng của tổ chức. Sự cảm nhận thường đề cập đến khả năng trí tuệ của doanh nghiệp nhằm tìm kiếm các cơ hội hay thách thức thích hợp để hành động (Dove, 2001) trong đó nó đại diện cho thành phần tri thức của sự thích ứng của tổ chức (Overby và ctv, 2006). Thành phần phản ứng của sự thích ứng mô tả khả năng vật lý (thể chất) của doanh nghiệp để hành động trước các mối đe dọa và / hoặc cơ hội được đưa ra (Dove, 2001; Overby và ctv, 2006) một cách nhanh chóng và chính xác. Một thuộc tính quan trọng khác được thảo luận trong phần lớn các nghiên cứu là môi trường thay đổi. Môi trường thay đổi đề cập đến những thay đổi của các tác nhân như hành động của đối thủ cạnh tranh, thay đổi yêu cầu của khách hàng, thay đổi công nghệ, thay đổi luật pháp hoặc quy định và thay đổi kinh tế (Overby và ctv, 2006). Trong khi định nghĩa về sự thích ứng chủ yếu bao gồm hai thành phần; cảm nhận và phản ứng. Thật vậy, một doanh nghiệp có thể thể hiện sự thích ứng của mình trong nhiều lĩnh vực như trong các quy trình dựa trên khách hàng, hay trong các tương tác trong chuỗi cung ứng; hoặc trong các hoạt động hàng ngày của họ (Roberts và ctv, 2012b). Do đó, sự thích ứng của tổ chức có thể được kiểm tra trong nhiều lĩnh vực khác nhau với các quan điểm khác nhau

37

Bảng 2.8 Ma trận về các thành phần trong khái niệm về sự thích ứng của tổ chức Nguồn

Cái gì Như thế nào Bối cảnh

Sự linh hoạt (flexibility) Khả năng thích nghi (adaptability) Cảm nhận (sensing) Phản ứng (responding) Học hỏi (learning) Tốc độ (speed) Sự biến động của môi trường Nayyar và ctv, 1994 X X X Goldman và ctv, 1995 X X Cho và ctv, 1996 X X x X McGaughey, 1999 X X Sharifi và ctv, 1999 X X Yusuf và ctv, 1999 X X X X Day, 2000 X X Bessant và ctv, 2001 X X X Hoek và ctv, 2001 X X X X X Menor và ctv, 2001 X X X X Dove, 2001; Dove 2005 X X X X X Sambamurthy và ctv, 2003 X X X X Arteta và ctv, 2004 X X

38

Nguồn

Cái gì Như thế nào Bối cảnh

Sự linh hoạt (flexibility) Khả năng thích nghi (adaptability) Cảm nhận (sensing) Phản ứng (responding) Học hỏi (learning) Tốc độ (speed) Sự biến động của môi trường Lee, 2004 X X X X Yusuf và ctv, 2004 X X X X Ashrafi và ctv, 2005 X X X Van Oosterhout và ctv, 2006 X X Overby và ctv, 2006 x X X X Swafford và ctv, 2006b X X X X X Zhang và Sharifi, 2007 X X X X X Gallagher và ctv, 2008 X X X X Ganguily và ctv, 2009 X X X X Sull, 2009; Sull, 2010 X X X X Nazir và ctv, 2012 X X

39

Nguồn

Cái gì Như thế nào Bối cảnh

Sự linh hoạt (flexibility) Khả năng thích nghi (adaptability) Cảm nhận (sensing) Phản ứng (responding) Học hỏi (learning) Tốc độ (speed) Sự biến động của môi trường Yang và Liu, 2012 X X X X

40 Tóm lại, sự thích ứng của tổ chức đều có những nội dung chính sau:thứ nhất, là việc thực hiện thành công các nguyên tắc cạnh tranh như tốc độ, linh hoạt, đổi mới sáng tạo và chất lượng bằng cách kết hợp các nguồn lực và thực hiện tốt nhất để cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo định hướng khách hàng trong môi trường với nhiều thay đổi. Tiếp theo, sự hài lòng của khách hàng cũng như nhân viên là một trong những mục tiêu của sự thích ứng của tổ chức. Thứ ba, vào năm 2007, nhóm tác giả Sherehiy và ctv đã cho rằng sự thích ứng của tổ chức có nguồn gốc từ hai khái niệm được đánh giá cao: khả năng đáp ứng của tổ chức (ở khía cạnh phản ứng) và tính linh hoạt của tổ chức (ở khíacạnh chủ động). Theo hướng này, sự thích ứng của tổ chứcliên quan đến khả năng cảm nhận sự thay đổi môi trường (sensing) và phản ứng dễ dàng với họ (response) bằng cách thu thập các nguồn lực, quy trình và chiến lược của mình (Overby và ctv., 2006). Dựa trên các quan điểm đó, các tác giả Dove (2005); Pavlou và ctv (2010); và Balaji và ctv (2014) xây dựng khái niệm về sự thích ứng của tổ chức như sau: đó là sự thể hiện cách tổ chức, quy trình thực hiện và tạo ra sản phẩm khi nhanh chóng cảm nhận những thay đổi từ môi trường kinh doanh và phản ứng với những thay đổi đó một cách thích hợp. Đây cũng là khái niệm mà nghiên cứu dựa vào để thực hiện cho việc xây dựng thang đo của sự thích ứng của tổ chức. Bởi vì, hai khái niệm - cảm nhận và phản ứng - thể hiện quy trình cơ bản mà mọi tổ chức thực hiện khi đối mặt với những thay đổi. Do đó, về cơ bản, sự thích ứng của doanh nghiệp có hai yếu tố cho phép cốt lõi: (1) khả năng cảm nhận, đề cập đến nhận thức chính xác và kịp thời về những thay đổi và (2) khả năng phảnhồi, đề cập đến khả năng ra quyết định và có hành động phù hợp với quy trình kinh doanh và tùy chỉnh các phản ứng hoạt động trong thời gian hợp lý (Dove 2005).

2.3.3. Các mô hình của sự thích ứng tổ chức

Mô hình về sự thích ứng sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về bản chất cũng như sự cạnh tranh của các doanh nghiệp linh hoạt. Cụ thể, các mô hình sự thích ứng gồm có:

a. Mô hình của Sharp và ctv (1999)

Mô hình này tập trung vào các yếu tố như: năng lực cốt lõi, doanh nghiệp ảo (virtual enterprises), tạo mẫu nhanh (rapid prototyping), kỹ thuật đồng thời (concurrent engineering), nguồn nhân lực có kỹ năng và linh hoạt, quản lý rủi ro, làm việc nhóm, liên tục cải tiến, công nghệ thông tin, và sự trao quyền. Mô hình này giống như một ngôi nhà trong đó những yếu tố trên làm trụ cột giúp cho ngôi nhà có thể hoạt động mỗi ngày. Những yếu tố này rất quan trọng đối với sự bền vững của ngôi nhà. Theo các tác giả thì đây là mô hình này là một mô hình đẳng cấp toàn cầu với nền tảng là các yếu tố ảnh hưởng đến sự thích ứng của tổ chức. Những yếu tố này dẫn đến việc sản xuất tinh gọn và tạo ra môi trường cạnh tranh cho các nhà cung cấp và cho ngành. Nhược điểm của mô hình là không thấy được mối quan hệ giữa các yếu tố trên khi

41 được thể hiện dưới một mái nhà. Mối quan hệ này theo tác giả Sharp và ctv (1999) có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Hình 2.6 Mô hình sự thích ứng tổ chức của Sharp và ctv (1999)

b. Mô hình của Yusuf và ctv (1999)

Mô hình này nhận ra được mối quan hệ giữa sản xuất linh hoạt với doanh nghiệp ảo. Theo Yusuf thì doanh nghiệp ảo là sự cộng tác ngắn hạn của một doanh nghiệp với với các nhà cung cấp khác nhau. Đối với các doanh nghiệp định hướng theo tri thức thì cần có nguồn nhân sự có kỹ năng và có học thức. Mặt khác, các doanh nghiệp này sẽ tạo ra được một văn hóa làm việc giữa nhân viên. Điều đó có nghĩa là sẽ có sự cạnh tranh giữa các nhân viên với nhau và nhân viên cũng cần có sự sẵn lòng thay đổi.

42

Hình 2.7 Mô hình sự thích ứng của Yusuf và ctv (1999)