Vai trò quan trọng của công tác kế toán giúp cho đơn vị quản lý hiệu quả hơn về tài chính và là bộ phận không thể thiếu của đơn vị. Đó cũng là lý do tại sao, kể cả những đơn vị nhà nƣớc hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần có một hệ thống kế toán chuyên môn cao. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh đạt chuẩn.
Thành công của một mọi đơn vị đều không thể thiếu vai trò của công tác kế toán. Vì vậy, để làm chủ đƣợc mọi hoạt động của đơn vị trong công tác kế toán chúng ta cần có những cách thức tổ chức quản lý riêng, sâu sát hơn nữa.
2.2.3. Công tác kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán nói riêng và các bộ phận quản lý khác trong đơn vị nói chung về các hoạt động liên quan khác dẫn đến công tác kế toán trong việc ghi nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các nhà quản lý.
Việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác nhầm phục vụ yêu cầu các cấp quản lý, quản trị trong đơn vị, đòi hỏi có sự liên quan và phối kết hợp giữa các bộ phận chức năng trong toàn đơn vị. Tuy mỗi bộ phận có nhiệm vụ và chức năng riêng, dù vậy vẫn đảm bảo có mối liên quan qua lại để tạo thành một bộ máy quản lý chung cho toàn đơn vị. Từ đó, tổ chức bộ máy kế toán cần xác định rõ nhiệm vụ và mối quan hệ về cung
cấp thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng liên quan trong toàn đơn vị.
2.2.4. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán
Nhiệm vụ của kế toán
Kế toán theo Thông tƣ 107/2017/TT – BTC đƣợc xem là một công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính tại các đơn vị sự nghiệp. Một tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo đƣợc chất lƣợng và hiệu quả của công tác kế toán ở đơn vị. Bên cạnh đó tổ chức khoa học, hợp lý còn phƣơng án tiết kiệm tối ƣu đƣợc chi phí cho công tác kế toán.
Do vậy theo tác giả tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp bao gồm những nhiệm vụ chính nhƣ sau:
Thứ nhất, việc thu thập, phản ánh, xử lý tất cả các thông tin có liên quan đến nguồn kinh phí cấp phép từ cơ quan cấp trên, nguồn thu tự chủ, nguồn kinh phí viện trợ và cụ thể tình hình chi tiết cho việc sử dụng các tài khoản kinh phí đó nhƣ thế nào và hợp lý nhất.
Thứ hai, kiểm tra, giám sát các tài khoản chi tài chính, các nghĩa vụ thu, kiểm tra công việc quản lý và sử dụng tài sản các nguồn hình thành tài sản, kịp thời phát hiện và ngăn chặn các hành vi phạm vi luật về tài chính.
Thứ ba, việc phân tích thông tin số liệu kế toán từ đó tham mƣu đề xuất các giải pháp các yêu cầu của nhà quản lý giúp việc đƣa ra các quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Thứ tƣ, đồng thời cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật, thực hiện đúng các chính sách, chế độ quản lý kinh kế, tài chính của Nhà nƣớc ban hành. Kế toán với tƣ cách là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị, do vậy để thực hiện tốt các chính sách, chế độ của Nhà nƣớc, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải thực hiện nhiệm vụ phổ biến, hƣớng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, nhằm đƣa công tác kế toán và công tác quản lý vào nề nếp.
Những nhiệm vụ trên, theo tác giả phải đƣợc triển khai đồng bộ mới có thể phát huy đƣợc tốt các nội dung tổ chức công tác kế toán.
Yêu cầu kế toán:
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải đƣợc phản ánh đầy đủ vào CTKT, số kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin số liệu. - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và thông tin chính xác, số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Thông tin, kế toán phải đƣợc phản hồi liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến chấm dứt hoạt động của đơn vị.
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh đối chiếu kịp thời.
2.2.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các Trƣờng 2.2.5.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.2.5.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
a. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán (CTKT) là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành căn cứ để ghi số kế toán.
Chứng từ vừa là phƣơng tiện minh chứng hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phƣơng tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó.
- Tất cả các thông tin, số liệu trên CTKT đều là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Các CTKT phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nƣớc mới có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong CTKT. Trong trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nƣớc phải sao chụp chứng từ tạm giữ và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp: đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng CTKT tạm giữ, tịch thu ký tên đóng dấu.
- Luân chuyển chứng từ kế toán là sự vận hành liên tục từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ. Sự luân chuyển chứng từ thƣờng đƣợc xác định từ khâu lập đến khâu lƣu trữ, hủy chứng từ. Luân chuyển chứng từ gồm các cụ thể sau:
- Lập chứng từ: tùy thuộc vào nội dung của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, theo yêu cầu của nhà quản lý từng loại tài sản mà chứng chỉ có thể đƣợc lập thành một hoặc nhiều liên. Chữ ký của ngƣời liên quan trên chứng từ phải đƣợc trực tiếp, không qua giấy than.
- Kiểm tra chứng từ: Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nhƣ các yếu tố cần của chứng từ, chữ ký của ngƣời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Sau khi chứng từ đƣợc kiểm tra, thì chứng từ mới làm căn cứ cho phép toán.
- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo và các nghiệp vụ ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho nhà lãnh đạo về nghiệp vụ, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán, thiết lập kế toán và nhập vào các sổ đầy đủ.
- Bảo quản hỗ trợ sử dụng lại chứng từ trong kỳ toán.
- Chuyển chứng từ vào kho lƣu trữ hoặc có kế hoạch hủy.
b.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tại mỗi đơn vị cần có tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị mình phục vụ cho việc hệ thống hóa thông tin đảm bảo tính khoa học, hiệu quả của công tác kế toán do có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống tài khoản kế toán.
- Khi xét về mặt nội dung thì tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở tại mỗi đơn vị cần thiết lập danh mục tài khoản kế toán cần sử dụng ở chính đơn vị đó, đủ để phản ánh tất cả đối tƣợng kế toán và giúp cho việc tổ chức ghi chép, hạch toán trên các tài khoản kế toán sử dụng hiệu quả nhất.
- Để tiến hành xây dựng đƣợc một hệ thống tài khoản cần có những căn cứ nhƣ sau:
Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC của Bộ trƣởng BTC áp dụng cho các đơn vị HCSN. Tùy thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành mà tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sao cho phù hợp với loại hình hoạt động riêng của đơn vị.
Công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với nội dung nhƣ sau:
- Một là, cần xác định danh mục tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản kế toán chi tiết áp dụng ở đơn vị theo hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.
+ Danh mục các tài khoản kế toán theo góc độ kế toán tài chính là các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích tuân thủ những quy định pháp lý về kế toán hiện hành, đƣợc xây dựng theo yêu cầu quản trị nội bộ. Khi xác định danh mục các tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị, cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị phải đảm bảo tính bao quát, đầy đủ các hoạt động kinh tế - tài chính và các nghiệp vụ, giao dịch phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Nhƣ vậy, kế toán mới có thể kịp thời thu nhận, phản ánh đầy đủ những thông tin thuộc tất cả các đối tƣợng kế toán cần quản lý ở đơn vị.
Đặc biệt đơn vị không đƣợc tự thêm các tài khoản kế toán tổng hợp “tài khoản cấp 1” ngoài các tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán ban hành. Trong trƣờng hợp cần mở thêm các tài khoản kế toán tổng hợp cần có sự chấp thuận bằng văn bản của BTC.
Đối với các tài khoản chi tiết nhƣ: cấp 2,3,4, … đơn vị có thể quy định chi tiết cụ thể hoặc mở thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ yêu cầu quản lý riêng theo tính chất đặc thù tại đơn vị.
Một hệ thống tài khoản kế toán phải xậy dựng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát nhƣng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị và những đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng yêu cầu xử lý, thông tin bằng phần mềm và máy tính, thỏa mãn thông tin cho các nhà quản lý và quản trị.
- Hai là, xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết.
- Tóm lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm hệ thống hóa và cung cấp thông tin một cách kịp thời và hiệu quả.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Các đơn vị kế toán phải tổ chức hệ thống sổ kế toán, việc xây dựng các mô hình hệ thống sổ kế toán đƣợc gọi là các hình thức kế toán. Bản chất thật của hình thức kế toán, bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phƣơng pháp nhất định nhằm cung cấp số liệu cần thiết cho việc lập báo các báo cáo
kế toán. Đặc trƣng của hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng trong đơn vị, trình tự và phƣơng pháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cho đến khâu cuối cùng là lập các báo cáo kế toán.
Tổ chức sổ kế toán đồng nghĩa với lựa chọn hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hiện hành, các trƣờng cao đẳng thƣờng áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán trên máy tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phƣơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Theo Luật kế toán quy định: Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Ðơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Ðơn vị kế toán đƣợc cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán.
d. Tổ chức lập, trình bày, công bố thông tin trên báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính đƣợc lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Khi lập báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ,.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các đơn vị phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phƣơng pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.
Tổ chức lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính thƣờng đƣợc doanh nghiệp lập vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân thủ các quy định tại Chuẩn mực kế toán
"Trình bày Báo cáo tài chính" và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải đƣợc giải trình để giúp ngƣời đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính phải đƣợc lập đúng nội dung, phƣơng pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trƣờng hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải đƣợc ngƣời lập, kế toán trƣởng và ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vịký. Ngƣời ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Đơn vị phải thực hiện nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý nhà nƣớc theo đúng thời gian quy định hiện hành. Đồng thời, đơn vị thực hiện công khai báo cáo tài chính trong và ngoài đơn vị theo Thông tƣ số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 06 năm 2017 hƣớng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức đƣợc ngân sách nhà nƣớc.
2.2.5.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong các đơn vị, việc tổ chức hợp lý và khoa học bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và trung thực các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản phục vụ cho công tác quản lý là cần thiết. Số nhân lực kế toán của đơn vị phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, gắn liền với các bộ phận kế toán cụ thể.
Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
- Phải phân công trách nhiệm, chức năng, quyền hạn cho từng ngƣời làm kế toán trong từng phần hành cụ thể.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin