Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý, lƣu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần chính này là cấu trúc của một hệ thống thông tin đƣợc xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Hệ thống dữ liệu đầu vào: cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào gồm các thành phần cơ bản nhƣ sau:
- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh.
- Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua tài khoản kế toán.
- Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống dữ liệu đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng máy tính thông qua cơ sở ghi nhận trên chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận dữ liệu đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ, đảm bảo dữ liệu phù hợp và hiệu quả nhằm tạo ra thông tin phù hợp với nhu cầu ngƣời sử dụng, thu thập chỉ một lần cho nhiều ngƣời sử dụng, tránh trƣờng hợp ghi nhận dữ liệu quá thừa hoặc quá thiếu, điều này dẫn đến cung cấp thông tin đầu ra không hữu ích.
Hệ thống xử lý: bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích. Cấu trúc của hệ thống xử lý gồm các thành phần cơ bản nhƣ sau:
- Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh. - Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu. - Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
- Phƣơng thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công.
- Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán, tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.
Hệ thống lƣu trữ: dữ liệu thu thập và xử lý có thể đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức:
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công.
- Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng máy tính. Hệ thống lƣu trữ chuyên cung cấp thông tin phải đƣợc tiêu chuẩn hoá, phải đƣợc tổ chức và lựa chọn một cách hợp lý, thiết thực nhất để ghi nhận thông tin. Nghĩa là, làm nhƣ thế nào để thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho thu thập đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm
thiểu lƣu trữ các thông tin trùng lặp dƣ thừa, khi cần có thể lấy thông tin nhanh nhất, hữu ích nhất cho việc quản lý doanh nghiệp và quá trình hỗ trợ ra quyết định. Tuy nhiên hệ thống cơ sở dữ liệu phải đƣợc duy trì với thời gian đủ dài và xuyên suốt cả quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp.
Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách đƣợc thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Đồng thời, thông tin phản hồi có thể đƣợc kết xuất gửi ngƣợc lại hệ thống nhằm bắt đầu một quá trình xử lý mới hay điều chỉnh quá trình xử lý.
Hệ thống thông tin đầu ra: thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán. Hệ thống thông tin đầu ra cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên trong hay bên ngoài đơn vị để ra quyết định. Những thông tin đầu ra là báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo mẫu biểu đã đƣợc xác lập trƣớc. Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng thủ công, thì các báo cáo đƣợc tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, thì các báo cáo đƣợc phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã đƣợc xác lập. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào. Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tƣợng bên ngoài đơn vị (nhƣ hệ thống báo cáo tài chính) yêu cầu là phải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin phục vụ cho đối tƣợng nội bộ doanh nghiệp (nhƣ hệ thống báo cáo kế toán quản trị), mẫu biểu do chính nhà quản lý đó thiết lập.
Hình 2.4: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, nguồn: Hall, 2008
Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu ra Xử lý Kiểm soát Lƣu trữ