2.2.5.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
a. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán (CTKT) là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành căn cứ để ghi số kế toán.
Chứng từ vừa là phƣơng tiện minh chứng hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phƣơng tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó.
- Tất cả các thông tin, số liệu trên CTKT đều là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Các CTKT phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nƣớc mới có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong CTKT. Trong trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nƣớc phải sao chụp chứng từ tạm giữ và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp: đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng CTKT tạm giữ, tịch thu ký tên đóng dấu.
- Luân chuyển chứng từ kế toán là sự vận hành liên tục từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ. Sự luân chuyển chứng từ thƣờng đƣợc xác định từ khâu lập đến khâu lƣu trữ, hủy chứng từ. Luân chuyển chứng từ gồm các cụ thể sau:
- Lập chứng từ: tùy thuộc vào nội dung của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, theo yêu cầu của nhà quản lý từng loại tài sản mà chứng chỉ có thể đƣợc lập thành một hoặc nhiều liên. Chữ ký của ngƣời liên quan trên chứng từ phải đƣợc trực tiếp, không qua giấy than.
- Kiểm tra chứng từ: Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nhƣ các yếu tố cần của chứng từ, chữ ký của ngƣời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Sau khi chứng từ đƣợc kiểm tra, thì chứng từ mới làm căn cứ cho phép toán.
- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo và các nghiệp vụ ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho nhà lãnh đạo về nghiệp vụ, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán, thiết lập kế toán và nhập vào các sổ đầy đủ.
- Bảo quản hỗ trợ sử dụng lại chứng từ trong kỳ toán.
- Chuyển chứng từ vào kho lƣu trữ hoặc có kế hoạch hủy.
b.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tại mỗi đơn vị cần có tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị mình phục vụ cho việc hệ thống hóa thông tin đảm bảo tính khoa học, hiệu quả của công tác kế toán do có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống tài khoản kế toán.
- Khi xét về mặt nội dung thì tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở tại mỗi đơn vị cần thiết lập danh mục tài khoản kế toán cần sử dụng ở chính đơn vị đó, đủ để phản ánh tất cả đối tƣợng kế toán và giúp cho việc tổ chức ghi chép, hạch toán trên các tài khoản kế toán sử dụng hiệu quả nhất.
- Để tiến hành xây dựng đƣợc một hệ thống tài khoản cần có những căn cứ nhƣ sau:
Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC của Bộ trƣởng BTC áp dụng cho các đơn vị HCSN. Tùy thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành mà tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sao cho phù hợp với loại hình hoạt động riêng của đơn vị.
Công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với nội dung nhƣ sau:
- Một là, cần xác định danh mục tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản kế toán chi tiết áp dụng ở đơn vị theo hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.
+ Danh mục các tài khoản kế toán theo góc độ kế toán tài chính là các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích tuân thủ những quy định pháp lý về kế toán hiện hành, đƣợc xây dựng theo yêu cầu quản trị nội bộ. Khi xác định danh mục các tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị, cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị phải đảm bảo tính bao quát, đầy đủ các hoạt động kinh tế - tài chính và các nghiệp vụ, giao dịch phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Nhƣ vậy, kế toán mới có thể kịp thời thu nhận, phản ánh đầy đủ những thông tin thuộc tất cả các đối tƣợng kế toán cần quản lý ở đơn vị.
Đặc biệt đơn vị không đƣợc tự thêm các tài khoản kế toán tổng hợp “tài khoản cấp 1” ngoài các tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán ban hành. Trong trƣờng hợp cần mở thêm các tài khoản kế toán tổng hợp cần có sự chấp thuận bằng văn bản của BTC.
Đối với các tài khoản chi tiết nhƣ: cấp 2,3,4, … đơn vị có thể quy định chi tiết cụ thể hoặc mở thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ yêu cầu quản lý riêng theo tính chất đặc thù tại đơn vị.
Một hệ thống tài khoản kế toán phải xậy dựng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát nhƣng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị và những đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng yêu cầu xử lý, thông tin bằng phần mềm và máy tính, thỏa mãn thông tin cho các nhà quản lý và quản trị.
- Hai là, xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết.
- Tóm lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm hệ thống hóa và cung cấp thông tin một cách kịp thời và hiệu quả.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Các đơn vị kế toán phải tổ chức hệ thống sổ kế toán, việc xây dựng các mô hình hệ thống sổ kế toán đƣợc gọi là các hình thức kế toán. Bản chất thật của hình thức kế toán, bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phƣơng pháp nhất định nhằm cung cấp số liệu cần thiết cho việc lập báo các báo cáo
kế toán. Đặc trƣng của hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng trong đơn vị, trình tự và phƣơng pháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cho đến khâu cuối cùng là lập các báo cáo kế toán.
Tổ chức sổ kế toán đồng nghĩa với lựa chọn hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hiện hành, các trƣờng cao đẳng thƣờng áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán trên máy tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phƣơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Theo Luật kế toán quy định: Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Ðơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Ðơn vị kế toán đƣợc cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán.
d. Tổ chức lập, trình bày, công bố thông tin trên báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính đƣợc lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Khi lập báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ,.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các đơn vị phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phƣơng pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.
Tổ chức lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính thƣờng đƣợc doanh nghiệp lập vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân thủ các quy định tại Chuẩn mực kế toán
"Trình bày Báo cáo tài chính" và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải đƣợc giải trình để giúp ngƣời đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính phải đƣợc lập đúng nội dung, phƣơng pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trƣờng hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải đƣợc ngƣời lập, kế toán trƣởng và ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vịký. Ngƣời ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Đơn vị phải thực hiện nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý nhà nƣớc theo đúng thời gian quy định hiện hành. Đồng thời, đơn vị thực hiện công khai báo cáo tài chính trong và ngoài đơn vị theo Thông tƣ số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 06 năm 2017 hƣớng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức đƣợc ngân sách nhà nƣớc.
2.2.5.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong các đơn vị, việc tổ chức hợp lý và khoa học bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và trung thực các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản phục vụ cho công tác quản lý là cần thiết. Số nhân lực kế toán của đơn vị phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, gắn liền với các bộ phận kế toán cụ thể.
Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
- Phải phân công trách nhiệm, chức năng, quyền hạn cho từng ngƣời làm kế toán trong từng phần hành cụ thể.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của tổ chức để vận dụng mô hình tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn, sắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô, trình độ, tổ chức quản lý của từng đơn vị.
- Công tác tổ chức kiểm tra kế toán đƣợc thực hiện Theo điều 3 của Luật kế toán số: 88 /2015/ QH13 có nhắc đến: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán". Việc kiểm tra kế toán là một hoạt động quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đƣợc thực hiện đúng quy định, chế độ , chính sách ban hành .
- Tổ chức kiểm tra phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và liên tục, có hệ thống nhằm kịp thời ngăn chặn, phát hiện xử lý những sai sót, tăng cƣờng tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ, trung thực, khách quan trong việc áp dụng và thực hiện các chính sách , chế độ kế toán , tài chính của đơn vị.
2.3 Hệ thống thông tin kế toán
2.3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 2.3.1.1. Định nghĩa 2.3.1.1. Định nghĩa
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS) là một tập hợp gồm các thành phần dữ liệu kế toán, lƣu trữ dữ liệu kế toán cho việc sử dụng trong tƣơng lai và xử lý dữ liệu kế toán phục vụ cho ngƣời sử dụng cuối cùng. Phát biểu ngắn gọn hơn hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lƣu trữ xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin đầu ra cho tất cả các quy trình nghiệp vụ của kế toán. Hệ thống thông tin kế toán là sự giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán (Trần Phƣớc, 2007).
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ dữ liệu nhằm cung cấp các dữ liệu, thông tin hữu ích liên quan đến kế toán, tài chính, phục vụ cho việc ra quyết định. Trong các phân hệ con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các cấp độ ra quyết định.
2.3.1.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý, lƣu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần chính này là cấu trúc của một hệ thống thông tin đƣợc xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Hệ thống dữ liệu đầu vào: cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào gồm các thành phần cơ bản nhƣ sau:
- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh.
- Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua tài khoản kế toán.
- Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống dữ liệu đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng máy tính thông qua cơ sở ghi nhận trên chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận dữ liệu đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ, đảm bảo dữ liệu phù hợp và hiệu quả nhằm tạo ra thông tin phù hợp với nhu cầu ngƣời sử dụng, thu thập chỉ một lần cho nhiều ngƣời sử dụng, tránh trƣờng hợp ghi nhận dữ liệu quá thừa hoặc quá thiếu, điều này dẫn đến cung cấp thông tin đầu ra không hữu ích.
Hệ thống xử lý: bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích. Cấu trúc của hệ thống xử lý gồm các thành phần cơ bản nhƣ sau:
- Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh. - Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu. - Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
- Phƣơng thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công.
- Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán, tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.
Hệ thống lƣu trữ: dữ liệu thu thập và xử lý có thể đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho