Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán. Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức chặt chẽ, khoa học nhằm tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán hợp lý cho doanh nghiệp mình.
- Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu và hiệu quả, đáp ứng đƣợc yêu cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quản lý tại doanh nghiệp cần xác định chính xác và đầy đủ những nội dung cần thực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ thống thông tin kế toán. Các nội dung bao gồm:
Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ đƣợc phân loại và xác định đầy đủ. Việc nhận dạng không đầy đủ những nhu cầu thông tin, nhu cầu quản lý sẽ ảnh hƣởng đáng kể đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán sau này.
Tổ chức dữ liệu đầu vào: Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo nhu cầu thông tin và nhu cầu quản lý đã xác định cho từng chu kỳ kinh doanh
Tổ chức quá trình xử lý: Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc: Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức
năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập đƣợc cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh. Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các nhu cầu thông tin cần cung cấp.
Tổ chức lƣu trữ dữ liệu: Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
Tổ chức hệ thống kiểm soát: Nhận dạng, đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trƣờng kinh doanh, môi trƣờng xử lý của doanh nghiệp, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục rủi ro có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin cung cấp của hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức hệ thống báo cáo: Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết đƣợc cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.