Đối với một ý tưởng dù là điên rồ hay vĩ đại, khi thực hiện nó cũng cần phải có một kế hoạch triển khai phù hợp và khả thi đểu có khả năng thành công. Đối với dự án cửa hàng này, Sẻ Boutique đã có nung nấu cho mình những ý tưởng để vận hành nó một cách trôi chảy nhất trong khả năng. Các bước trong triển khai kế hoạch vận hành của Sẻ Boutique bắt đầu từ:
- Tối ưu kho và hàng hóa:
Để có được bước mở đầu trôi trẩy, Sẻ Boutique cần chuẩn bị những bước nhỏ để vận hành cửa hàng tốt nhất. Đối với các cửa hàng mới mở, đặc biệt là cửa hàng chưa có cơ sở chính thức như Sẻ Boutique thì việc tối ưu hóa bố cục kho là hết sức cần thiết khi bước đầu nhập hàng hóa sẽ còn rất nhiều lọng cọng.
Sẻ Boutique sẽ đặt ra những bố cục sắp xếp hàng hóa hợp lý nhất, thuận tiện nhất cho việc lưu trữ và tìm kiếm hàng hóa cũng như đóng gói sản phẩm của mình. Việc lưu trữ hợp lý hàng hóa sẽ giúp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng như là không gian của Sẻ Boutique.
Đối vơi hàng hóa lưu kho Sẻ Boutique chia khu vực cho từng nhóm hàng riêng biệt theo thứ tự bảng chữ cái trên mã sản phẩm, sắp xếp từ trái sang phải và từ trên xuống dười. Luôn làm tốt công phòng chống thiệt hại, luôn trong trạng thái kiểm soát hàng hóa để ngăn
67
ngừa mọi tổn thất có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến hưởng hoạt động kinh doanh cũng như thiệt hại, mất mát cho Sẻ Boutique, những sản phẩm đi kèm được ưu tiên đặt cạnh nhau một cách ngắn nắp tiện cho việc sắp xếp và đóng gói. Điều này giúp cho việc kiểm soát hàng hóa của Sẻ Boutique trở nên dễ dàng hơn.
Kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ: Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp Sẻ Boutique nắm được tình hình hàng hóa, kiểm soát thất thoát và những vấn đề có thể xảy ra với kho hàng cũng như nắm được lượng tồn để đẩy nhanh những hàng hóa chưa bán được. Sẻ Boutique đã rà soát quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được lưu trong sổ sách. Trong quá trình triển khai hoạt động, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết hàng tồn kho.
Quy trình kiểm kê bao gồm: - Xuất dữ liệu sổ sách - Kiểm tra chênh lệch - Điều chỉnh (nếu có)
- Tìm nguyên nhân và giải quyết lượng tồn, lượng hàng hóa chậm. Giải quyết các vấn đề đặt hàng trên web và các trang Social Media:
- Các bước đặt hàng trên website:
Hình 3.5. Sơ đồ các bước đặt hàng trên website
(Nguồn: Sẻ Boutique)
Bước 1: Khách hàng truy cập vào website xem sản phẩm. Thêm sản phẩm vào giỏ hàng Chọn hình thức thanh toán, đặt hàng Truy cập website xem sản phẩm Gửi hàng cho ĐVVC giao hàng Kiểm hàng, soạn hàng, đóng gói Tiếp nhận và chuẩn hóa đơn hàng
Bước 2: Khách hàng chọn món ưng ý nhất thêm vào gió hàng của mình.
Bước 3: Khách hàng điền đẩy đủ thông tin tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, email và chọn hình thức thanh toán. Sẻ Boutique có 2 hình thức thanh toán là thanh toán chuyển khoản và thanh toán khi nhận hàng.
Bước 4: Sẻ Boutique tiếp nhận đơn hàng thành công và điều chỉnh trạng thái đơn hàng từ đơn hàng mới sang đã tiếp nhận.
Bước 5: Kiểm tra sản phẩm khách hàng đặt hàng còn tồn đúng mẫu Sẻ Boutique sẽ gọi điện cho khách hàng xác nhận lại thông tin, đơn giá và địa chỉ giao hàng cùng với đó là thông báo cho khách hàng thời gian dự kiến nhận hàng. Sau đó soạn hàng và đóng gói sản phẩm.
Bước 6: Dựa vào khu vực giao hàng mà chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.
- Các vấn đề có thể xảy ra đối với đơn hàng trên web và các trang Social Media là: BẢNG CÁC VẤN ĐỀ CÓ THỂ XẢY RA ĐỐI VỚI ĐƠN HÀNG TRỰC TUYẾN
Vấn đề Hướng giải quyết
Lỗi về số lượng trong đơn hàng Cài đặt số lượng duy nhất là 1 cho mỗi mặt hàng. Khi đã có khách đặt đơn hàng đầu tiên, Khách tiếp theo sẽ không đặt được hàng.
Lỗi thông tin Update sản phẩm Thường xuyên kiểm tra thông tin và luôn xác nhận lại thông tin với khách trước khi xuất hàng.
Thông tin đơn hàng không đầy đủ Xiết chặt lượng thông tin cần cho 1 đơn hàng nếu không có đơn hàng đặt sẽ thất bại
Không thể thao tác đặt hàng do lỗi hệ thống
Thường xuyên check lại và báo thêm đường dây hotline cho khách hàng báo lại tình trạng lỗi của hệ thống.
Bảng 3.3. Các vấn đề có thể xảy ra đối với đơn hàng trên web và các trang Social Media
69
- Tối ưu hóa cửa hàng Online: Bố trí bố cục ảnh trưng bày trên website và các trang Social Media.
+ Website: Đặt những sản phẩm liên quan ở cạnh nhau để kéo doanh số cho nhau. Bố cục rõ ràng, thể hiện đúng tình trạng sản phẩm tránh những phàn nàn cũng như đổi trả sản phẩm.
+ Trang Social Media: Đặt thêm link từ Website của các sản phẩm liên quan trong mỗi post để tăng lượt click vào website. Thiết kế bố cục ảnh trên Mang xã hội bắt mắt hơn. - Lên kế hoạch tăng doanh số: Lên ý tưởng cho các mục Marketing Ecom, chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội và các Web, các chương trình giảm giá cho từng giai đoạn, thu hút khách hàng bằng những “perfect outfit” những item “best saller” sẽ được đặt nổi bật hơn trên các giao diện.
- Liên tục cập nhật số lượng hàng tồn: đảm bảo số lượng hàng hóa tồn nhiều được đẩy nhanh trong các kế hoạch giảm giá, khuyến mãi để giải quyết vấn đề lưu tồn kho của Sẻ Boutique.