Với nguồn lực nhân sự có giới hạn, Sẻ Boutique chia công việc cơ bản dựa trên những việc mà một shop online cần: Cơ bản sẽ bao gồm quản lý, marketing, kế toán, bán hàng quản lý kho, vận chuyển.
Do hạn hẹp về nhân sự, nên một nhân viên có thể kiêm nhiều việc có liên quan. Như vậy sẽ nắm rõ và chi tiết các khâu trong quy trình hoạt động, giúp cho hoạt động trôi chảy hơn. Các công việc được chia ra thành 3 nhóm
• Nhóm 1
Quản lý website: Là người chịu trách nhiệm về các vấn đề của Website, trực tiếp quản lý các thành phần của trang web, nội dung update lên website đồng bộ và tạo giao diện thân thiện người dùng. Giải quyết các vấn đề về lỗi website và chăm sóc website tăng lượt truy cập vào trang. Công việc quan trọng nhất luôn là cập nhật nội dung website, trải nghiệm người dùng cũng như khả năng tiếp cận của cửa hàng với người dùng phụ thuộc nhiều vào nội dung website cung cấp. Công việc vụ thể bao gồm:
- Tạo và chỉnh sửa nội dung.
- Kiểm tra tình trạng và sửa lỗi phát sinh. - Tối ưu trải nghiệm.
- Quảng bá Website.
Quản lý các trang mạng xã hội: Mạng xã hội là công cụ tích cực tiếp cận người dùng nên công việc chủ yếu của viêc quản lý mang xã hội sẽ là cập nhật bảo mật cho trang, cập nhật và đổi mới nội dung, khai thác tích cực mặt hình ảnh vì rất dễ tiếp cận với người dụng dựa trên độ bắt mắt của hình ảnh, đặt lịch đăng bài đều đặn và đồng nhất nội dung với nhân viên quản lý website.
• Nhóm 2
Nhân viên Marketing: Lên kế hoạch các chương trình quảng cáo, các chính sách ưu đãi phù hợp với cửa hàng nhằm thu hút và giúp cho việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn bằng việc tích cực quản cáo và tạo hiệu ứng với người dùng.
Quản lý kho: Tổng hợp được lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm, kết nối với nhân viên marketing một cách chặt chẽ để tạo nên những chương trình khả thi về số lượng sản phẩm thực tế phục vụ cho việc chạy chương trình. Ngoài ra quản lý kho còn chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng đã xử lý, kiểm kê và đóng gói sản phẩm để giao cho đơn vị vận chuyển.
• Nhóm 3
Bán hàng: Chịu trách nhiệm tư vấn bán hàng, chốt đơn hàng, xử lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng từ nguồn đơn hàng từ Website, shopee đổ về. Xử lý và trả lời, tư vấn cho khách hàng ở các trang mang xã hội có sẵn của cửa hàng từ inbox Facebook, shopee và direct trên Instagram cũng như hotline của khách hàng.
Chăm sóc khách hàng: nhận phản hồi và giải quyết những vấn đề cho khách hàng. Ngoài ra còn có các dịch vụ hỗ trợ khách hàng như khách hàng thân thiết, chăm sóc khách hàng mới.
Kế toán: Kiểm kê các chứng từ xuất nhập hàng từ kho hàng, tổng hợp doanh số theo ngày, theo tuần, xử lý những vấn đề hao hụt về doanh số. Kiểm soát tình trạng các đơn hàng đã thanh toán, các lỗi giao dịch của khách hàng và quản lý thu chi của cửa hàng nhằm kết toán lại theo chu kỳ quy định.
71
Điều phối: tiếp nhận đơn hàng, gói hàng và tìm kiếm đối tác vận chuyển phù hợp để rút gọn thời gian giao hàng cho từng khu vực khách hàng.