6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để hệ thống hóa được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, quản lý tài sản ở các đơn vị, kế toán phải sử dụng phương pháp tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể [13]. Tập hợp các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Theo điều 24 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị.
Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị” [18].
Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do đó, khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán không đơn thuần là các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành vào công tác kế toán; xét theo tính độc lập tương đối thì các nội dung của tổ chức công tác kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trường cao đẳng công lập phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhau như sau:
Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tương ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán.
Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các trường cao đẳng công lập hiện nay được thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT- BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN. Hệ thống tài khoản kế toán trường cao đẳng công lập gồm gồm 7 loại và được quy định đến tài khoản cấp 2, gồm loại 1- Tiền, vật tư, loại 2- Tài sản cố định, loại 3- Thanh toán, loại 4- Nguồn kinh phí và các quỹ, loại 5- Các khoản thu, loại 6- Các khoản chi và loại 0- Tài khoản ngoài bảng. Các trường cao đẳng công lập căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các trường cao đẳng công lập cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi. Theo tác giả, các trường cao đẳng công lập có thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết để phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin quản trị nội bộ về những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chi tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế toán mà chế độ quy định.
phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
Như vậy, việc lựa chọn hợp lý các tài khoản sẽ giúp bộ máy kế toán đơn vị xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, hữu ích, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với từng tài khoản, đơn vị có thể quy định chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán.
Ba là, xử lý sơ bộ, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán: Việc hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán có thể được tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch toán ban đầu, cũng có thể nhân viên kế toán phải xử lý tổng hợp theo từng đối tượng kế toán để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý.
Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Tóm lại, việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán sẽ là định hướng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị. Do đó các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải có sự quan tâm đúng mức khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Trong quá trình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của
đơn vị.