6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. Điều 25 Luật Kế toán đã quy định “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [18]. Như vậy, sổ kế toán là phương tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế. Theo tác giả tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị.
Mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn. Các trường cao đẳng công lập đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN. Đối với từng sổ kế toán, các trường cao đẳng công lập có thể cụ thể hóa theo hình thức kế toán đã chọn, đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật tính toán. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu của quản trị nội bộ đơn vị, các trường cao đẳng công lập tự xây dựng các sổ kế toán phục vụ cho việc tổng hợp chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ theo bộ phận, theo từng hoạt động dịch vụ,… hoặc cần phải bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết trên cơ sở hệ thống
sổ kế toán chi tiết đã được quy định trong chế độ kế toán của Nhà nước.
Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các trường cao đẳng công lập có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Theo hình thức kế toán đơn vị đã lựa chọn và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý; nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết; theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tượng kế toán phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán.
Tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: Tùy theo yêu cầu quản lý ở từng bộ phận, từng đối tượng; kế toán có thể cung cấp thông tin ở những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán như về số lượng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tượng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp.
Tóm lại, sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo ra thông tin đầy đủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và các hoạt động kinh tế tài chính khác của đơn vị, giảm nhẹ lao động kế toán, tăng năng suất lao động kế toán, đảm
bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan.