6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và dùng để ghi sổ kế toán, vì vậy chứng từ kế toán có tính chất quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thông tin kế toán. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế toán là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán trên các mẫu chứng từ kế toán đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế toán phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức chứng từ kế toán tại trường cao đẳng cộng đồng Kiên Giang, cần hoàn thiện như sau:
Sử dụng đầy đủ các mẫu chứng từ chế độ đã ban hành: Đến nay chế độ kế toán đã ban hành tương đối đầy đủ và hợp lý các mẫu chứng từ kế toán. Trường cần tham khảo các mẫu chứng từ kế toán đã ban hành và áp dụng vào hoạt động của đơn vị.
+ Đối với mẫu Bảng kê mua hàng (mẫu C24-HD): Khi sử dụng mẫu này đơn vị không cần yêu cầu người mua hàng kèm theo các chứng từ hóa đơn bán lẻ hoặc giấy biên nhận vì mẫu này được sử dụng trong trường hợp người bán không có hóa đơn bán hàng và không cần yêu cầu người bán ký vào bảng kê.
+ Đối với các chứng từ được kế toán lập và in ra, như: Phiếu thu (mẫu C30-BB, Phiếu chi (mẫu C31-BB) Phiếu nhập kho (mẫu C20-HD), Phiếu xuất kho (mẫu C21-HD) cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, có, nội dung chứng từ cần bao quát được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
+ Trường cần phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị theo đúng quy định của Luật kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ tránh tình trạng giả mạo chữ ký.
Bên cạnh việc sử dụng hợp lý các chứng từ kế toán, trường cao đẳng cộng đồng Kiên Giang cũng cần phải xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, xác định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế toán được cập nhật kịp thời vào sổ kế toán. Do đó, cần quy định các nội dung cơ bản của việc luân chuyển chứng từ, bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: Quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người được phân công công việc kiểm tra cần yêu cầu lập
lại.
- Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: trường cần coi trọng việc lưu trữ chứng từ, sắp xếp, bố trí lưu trữ chứng từ sao cho hợp lý, khoa học, theo đúng quy định. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán, phân loại chứng từ theo thời gian lưu. Nếu làm tốt được những nội dung này sẽ rất thuận tiện cho công tác hậu kiểm tra.