6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.3.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình
hình thức kế toán
Trường cao đẳng cộng đồng Kiên Giang hiện nay áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính. Theo đó hệ thống sổ kế toán tại trường được lập ra gồm có 2 loại chính là: Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Để sổ kế toán tại đơn vị ngày càng hoàn thiện hơn cần phải làm các việc như sau:
- Mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo đúng chế độ quy định. Vì hầu hết hiện nay các trường đều không mở sổ này mặc dù các Chứng từ ghi sổ đều được lập đúng quy định. Việc lập loại sổ này nhất thiết phải được thực hiện vì đây là công việc vừa đúng chế độ quy định vừa thuận tiện cho việc kiểm tra và tìm số liệu.
- Trường cần hoàn thiện các mẫu sổ theo chế độ hiện hành, mở đầy đủ các sổ tổng hợp và chi tiết để hạch toán. Đặc biệt là một số cần được mở sổ theo dõi như: Tài sản cố định, dụng cụ tại nơi sử dụng, các khoản thanh toán với người mua (bán) liên quan đến đơn vị, các khoản thu của đơn vị, cụ thể:
+ Cần mở sổ chi tiết theo dõi tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ tại các bộ phận để các bộ phận biết được TSCĐ mà bộ phận mình sử dụng số lượng cụ thể bao nhiêu, thời gian sử dụng bao lâu, giá trị khấu hao và giá trị còn lại ở mức nào để có kế hoạch sử dụng có hiệu quả tài sản tránh tình trạng gây hỏng
hóc trước khi tính đủ khấu hao.
+ Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thu của đơn vị. Đặc biệt đối với các khoản thu học phí của sinh viên, cần mở sổ theo dõi thu học phí của từng khoá, lớp, thường xuyên đối chiếu tình hình thu học phí với các khoa để tận thu các khoản thu này, tránh gây thất thoát khi sinh viên ra trường.
- Ngoài ra, các sổ sách kế toán khi được lập và in ra cần phải được thực hiện các yếu tố pháp lý như: điền đầy đủ số trang sổ, ngày mở sổ, ký duyệt đầy đủ, đóng dấu đơn vị và đóng dấu giáp lai vào sổ, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đã ghi sai trên sổ kế toán theo đúng phương pháp chữa sổ đã có quy định, tránh để tình trạng tẩy xoá, sai sót trên sổ, bảo quản và giữ gìn sổ sách theo đúng quy định.
- Bên cạnh đó việc kiểm tra đối chiếu số liệu cần được thực hiện thường xuyên, liên tục để cung cấp số liệu cho nhu cầu quản trị kịp thời, chính xác.