6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.3.2. Những tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang vẫn còn những tồn tại một số nhược điểm sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán hiện nay ở đơn vị chưa có tính khoa học, còn chồng chéo do sự hạn chế về số lượng của đội ngũ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, trong khi cơ chế tài chính đã có nhiều biến đổi thì bộ phận kế toán chỉ xác định chức năng, nhiệm vụ theo như quan điểm truyền thống là tổ chức ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo mang tính hành chính theo quy định. Điều đó dẫn tới vấn đề phân công công tác trong bộ máy kế toán chỉ tập trung làm công tác kế toán tài
chính mà không quan tâm đến công tác phân tích kinh tế, kế toán quản trị. Như vậy, vai trò của bộ phận tài chính kế toán rất hạn chế, khả năng tham mưu cho lãnh đạo về lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học và thực tiễn.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang không mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định của Bộ Tài chính. Tại trường còn để tình trạng chứng từ không đầy đủ yếu tố pháp lý như ký thay cho nhiều người trong bảng kê thanh toán của đơn vị.
Một số các chứng từ được in ra trực tiếp từ phần mềm không được kế toán in đủ số liên theo quy định, phiếu thu, phiếu chi chỉ được in 01 liên chuyển cho thủ quỹ thực hiện thu chi sau đó kế toán thanh toán lưu trữ mà không in đủ liên để kế toán lưu. Trên các phiếu nhập, xuất tài sản cố định, CCDC, vật tư được lập ký duyệt thường thiếu các chỉ tiêu định khoản TK Nợ, TK Có.
Việc thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ ở đơn vị là chưa thực hiện theo kế hoạch, chưa có kế hoạch luân chuyển chứng từ một cách cụ thể hoặc việc thường xuyên bố trí nhân viên kế toán làm các phần việc khác nhau trong kỳ kế toán nên kế hoạch luân chuyển chứng từ hầu như chưa có quy định cụ thể theo quy trình khép kín.
Trong khâu kiểm tra chứng từ: việc kiểm tra chứng từ mới chỉ được thực hiện ở khâu kiểm tra các chứng từ đầu vào, còn sau khi nhập dữ liệu chứng từ vào máy kế toán bỏ qua không kiểm tra lại. Kế toán tổng hợp cũng không kiểm tra chi tiết chứng từ gốc mà chỉ xem xét, phân tích ở góc tổng hợp nên không kiểm tra để phát hiện tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Do vậy khi gặp phải trường hợp số liệu lập theo phương pháp thủ công và số liệu nhập vào máy không trùng khớp sẽ gây khó khăn, tốn kém thời gian khi tổng hợp, cân đối, chậm trễ thời hạn hoàn thành báo cáo.
Trong khâu lưu trữ bảo quản chứng từ, nhìn chung đơn vị thực hiện tương đối tốt công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Các chứng từ phát sinh sau khi đã ghi sổ kế toán và nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập ghi rõ bên ngoài nội dung và số hiệu của tập chứng từ đó và lưu trữ bảo quản theo quy định. Tuy nhiên, chứng từ thường được lưu trữ trong các hòm tôn hoặc tủ tài liệu đặt ở địa điểm chưa đảm bảo các tiêu chuẩn, dễ mối mọt, lưu trữ cùng các hàng hóa vật tư khác, hay phải di chuyển… và chưa có sự sắp xếp khoa học do vậy chưa đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã vận dụng và chi tiết cho phù hợp với đặc thù của đơn vị. Tuy nhiên trong điều kiện tổ chức hạch toán kế toán theo cơ chế đơn vị sự nghiệp có thu thì việc tổ chức hệ thống tài khoản tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang còn một số điểm chưa thật sự phù hợp:
+ Toàn bộ các khoản thu của đơn vị đều hạch toán vào TK 511 là chưa đúng với chế độ như các khoản thu dịch vụ giữ xe, dịch vụ cho thuê căn tin… cần được hạch toán vào TK 531 vì thực chất đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi và các khoản chi tương ứng phải được hạch toán vào TK 631 cho đúng chế độ.
+ Một số các tài khoản trong và ngoài bảng chưa được các đơn vị vận dụng tốt như TK 211, 153, 005 là chưa đúng với chế độ, đôi khi vẫn có sự nhầm lẫn giữa Tài sản cố định và dụng cụ nên việc hạch toán các danh mục dụng cụ, tài sản vào TK tương ứng là chưa hợp lý.
+ Một số nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chưa quy định phương pháp kế toán cụ thể nên các đơn vị thực hiện hạch toán không thống nhất như các nghiệp vụ liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân để đặt các máy móc
thiết bị chuyên dùng, hiện đại; phương pháp kế toán xác định và phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng đồng thời cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ. + Ngoài ra, việc xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết hoặc việc mở các tài khoản kế toán chi tiết chưa nhất quán, thiếu đồng bộ, chưa bao quát hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thực tế. Các tài khoản kế toán chi tiết được xây dựng tại các đơn vị chưa đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang còn một số tồn tại về tổ chức sổ sách kế toán và hình thức kế toán như sau:
Một là, định kỳ khi sổ sách đã in ra vẫn còn thiếu một số chỉ tiêu chưa được ghi chép đầy đủ như: không có số trang, ngày mở sổ, không tự đóng dấu giáp lai.
Hai là, vẫn còn có hiện tượng tẩy xoá trên sổ sách hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định hiện hành của Chế độ kế toán. Hiện nay, trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang áp dụng chương trình phần mềm kế toán có tên “IMAS 8.0” để thực hiện công việc kế toán. Vì vậy sau khi chứng từ được kiểm tra và nhập số liệu chính xác vào phần mềm thì tất cả các loại sổ tổng hợp, chi tiết được in ra một cách đầy đủ. Tuy nhiên tại trường vẫn còn có hiện tượng tẩy xoá trên sổ sách hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định hiện hành của Chế độ kế toán.
Ba là, mặc dù Trường ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhưng đơn vị không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Mặt khác, tại phòng tài vụ của Trường chỉ có kế toán tổng hợp là sử dụng phần mềm kế toán vì vậy hệ thống sổ kế toán ở đơn vị vẫn không có sự thống nhất, việc kiểm tra đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà chủ yếu tập trung vào các kỳ quyết toán do đó số liệu cung cấp cho nhu cầu quản trị chưa kịp thời, chưa thật sự chính xác.
- Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Với những tồn tại trong công tác tổ chức kế toán nêu trên dẫn đến việc cung cấp chỉ tiêu số liệu cho hệ thống báo cáo kế toán ở trường cao đẳng cộng đồng Kiên Giang chưa đảm bảo đúng yêu cầu. Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu quy định, đúng, đủ về số lượng. Tuy nhiên việc giải trình báo cáo tài chính trong bản thuyết minh chưa đầy đủ và sâu sắc nên chưa đánh giá được chính xác việc sử dụng kinh phí gắn với kết quả công tác, cũng như mức độ hoàn thành chuyên môn được giao trong năm. Điều này đã làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.
Không chỉ hệ thống báo cáo nộp cấp trên chưa được đáp ứng đầy đủ mà ngay cả hệ thống báo cáo quản trị phục vụ công tác quản lý cũng chưa phù hợp với mục đích cung cấp thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho công tác kiểm tra, kiểm soát thu chi nguồn tài chính, vật tư tài sản của đơn vị.
Thời điểm nộp báo cáo tài chính hàng năm cũng là một tồn tại của các đơn vị do chưa đáp ứng được yêu cầu quy định.
- Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
+ Đơn vị chưa tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng, chưa có một bộ phận riêng thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ, chỉ có trưởng phòng tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra chung. Chỉ khi nào có sự việc gì xảy ra thì mới thành lập đoàn thanh tra đi xác minh giải quyết vụ việc. Vì vậy, công tác kiểm tra kế toán không được đảm bảo thường xuyên, chưa kịp thời.
2.3.3 Những nguyên nhân của các hạn chế, trở ngại trong quá trình tổ chức công tác kế toán tại Trường CĐCĐ Kiên Giang.
Nguyên nhân thuộc về trình độ, năng lực và ý thức tuân thủ pháp luật
- Trình độ, năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán của đơn vị còn hạn chế, chưa đầu tư thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu cơ chế chính sách mới để nâng cao nhận thức phù hợp với tình hình mới, chưa tương ứng với yêu cầu của công việc. Hiện tại, đội ngũ kế toán làm công tác kế toán tại trường
phần lớn đều không được đào tạo chính quy; hạn chế trong khả năng tự nghiên cứu chuyên môn nghiệp vụ và tiếp nhận vấn đề mới. Do đó công tác tác nghiệp còn nhiều bỡ ngỡ, lúng túng ảnh hưởng đến việc tham mưu cho lãnh đạo.
- Ý thức tự giác tuân thủ pháp luật trong quản lý tài chính của các đơn vị sử dụng ngân sách chưa cao.
Nguyên nhân thuộc về tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện
- Cơ chế kiểm soát chi qua kho bạc Nhà nước quá phức tạp làm cho công tác theo dõi, đối chiếu, thanh quyết toán kinh phí rất vất vả, dễ nhầm lẫn, sai
- Bộ tài chính thường xuyên ban hành rất nhiều thông tư, nghị định mới nhưng việc tổ chức các buổi tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán thường không kịp thời, thường xuyên, dẫn đến kế toán các trường vận dụng thông tư nghị định theo cách hiểu chủ quan không thống nhất. Đặc biệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay cần phải thay đổi nâng cấp phần mềm thường xuyên cho phù hợp.
- Mặt khác, việc phối hợp giữa bộ phận kế toán và các phòng, ban, các khoa chưa chặt chẽ, nhịp nhàng dẫn đến vấn đề luân chuyển, kiểm tra và xử lý chứng từ thường chậm trễ. Hơn nữa công tác phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán không rõ ràng, khoa học chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Bên cạnh đó, chế độ kế toán đơn vị HCSN mới ban hành, mặc dù đã sửa đổi những điểm bất cập và bổ sung thêm những nội dung mới nhưng vẫn còn nhiều điểm chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của mọi đơn vị bao gồm cả các đơn vị sự nghiệp công lập. Trong chương 2, tác giả đã mô tả thực trạng công tác quản lý tài chính tại trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang, từ đó phản ánh thực tế tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán, hệ thống báo cáo kế toán đến việc tổ chức phân tích cung cấp thông tin kế toán, kiểm tra kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện hiện nay. Trên cơ sở đó đánh giá một số ưu điểm và một số tồn tại có tính khái quát về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang. Với những nội dung trên, chương 2 chính là nền tảng cơ sở của chương 3 để đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KIÊN GIANG