6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường CĐCĐ Kiên Giang
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Trường CĐCĐ Kiên Giang
Do Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang không có các đơn vị trực thuộc, có quy mô không lớn, cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ nên bộ máy kế toán cũng rất đơn giản. Bộ máy kế toán ở Trường được tổ chức theo mô hình
Trưởng phòng Kế toán thanh toán Kế toán các khoản thu Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
tập trung. Với mô hình này, đơn vị chỉ tổ chức một Phòng tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán của đơn vị. Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và trình độ của nhân viên kế toán, Trưởng Phòng tài vụ phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán. Kết quả khảo sát cho thấy, bộ máy kế toán của đơn vị bao gồm Trưởng Phòng tài vụ và các kế toán viên, Thủ quỹ.
- Trưởng Phòng tài vụ có nhiệm vụ:
+ Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, dự toán ngân sách, hạn mức kinh phí hàng năm để trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả ngân sách được cấp và các nguồn tài chính ngoài ngân sách. Thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý, tổ chức hạch toán kế toán tài chính theo chế độ kế toán của Nhà nước hiện hành.
+ Trên cơ sở các nguồn thu, tổ chức cấp phát chi trả các hoạt động của Nhà trường đúng, đủ, kịp thời và chính xác như: Lương, phụ cấp, học bổng, khen thưởng, các loại bảo hiểm và kinh phí đầu tư cho lĩnh vực hoạt động chuyên môn, thực tập, thực hành, tham quan, ngoại khóa, thực nghiệm, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động văn hóa, văn nghệ, TDTT trong nhà trường.
+ Thực hiện tốt nề nếp hành chính, xây dựng và lưu trữ sổ sách, chứng từ, chế độ thống kê, báo cáo theo qui định.
+ Tổ chức hướng dẫn kiểm tra việc chi tiêu mua sắm tài sản, vật tư, việc thanh toán của các cá nhân và đơn vị trong nhà trường theo qui định.
+ Phối hợp với văn phòng tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ, xây dựng kế hoạch mua sắm, tu bổ cơ sở vật chất, thanh lý tài sản và đề xuất việc quản lý sử dụng an toàn và có hiệu quả cho các cá nhân và đơn vị sử dụng tài sản.
+ Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản : tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ viên chức trong toàn trường.
+ Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản: học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí cho sinh viên trong toàn trường. + Theo dõi, đối chiếu, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch thanh toán các khoản: BHYT, BHXH, chế độ nghỉ dưỡng sức, nghỉ hộ sản, nghỉ ốm, nghỉ hưu với cơ quan BHXH cho tất cả cán bộ viên chức, sinh viên toàn trường . - Kế toán các khoản thu có nhiệm vụ:
+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị,
nộp kịp thời các khoản thu vào ngân sách.
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong đơn vị (cán bộ và sinh viên) và ngoài đơn vị. + Định kỳ lập báo cáo với cơ quan thuế về tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai thu tiền và có kế hoạch chuẩn bị đầy đủ các ấn chỉ trên để đáp ứng kịp thời công tác thu ngân sách cho đơn vị.
+ Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Thanh toán các chứng từ chuyển khoản qua Kho bạc + Theo dõi nguồn tạm ứng.
+ Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm. + Đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí với Kho bạc. + Kiểm tra đối chiếu các nguồn với kế toán chi tiết.
+ Lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí gửi Sở tài chính. - Thủ quỹ có nhiệm vụ:
+ Thu - chi tiền mặt tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Bảo quản tiền mặt và các giấy tờ có giá trị như tiền. + Quản lý các loại quỹ của nhà trường.
+ Đối chiếu sổ sách nguồn quỹ với Kế toán.
2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài vụ
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở các Trường cao đẳng, đại học. Qua khảo sát thực tế ở Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang, phòng tài vụ có chức năng, nhiệm vụ như sau:
* Chức năng: Giúp hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý toàn bộ tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về đảm bảo an toàn, tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, ngắn hạn và dài hạn.
- Lập dự toán thu, chi hàng năm, chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch ngân sách trình Sở tài chính phê duyệt.
- Thực hiện quản lý thu, chi các nguồn kinh phí, chấp hành dự toán thu, chi.
- Thực hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ và qui định của nhà nước, chủ động đề xuất điều chỉnh, bổ sung các định mức, tiêu chuẩn trong quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với điều kiện thực tế và nguồn thu tài chính hàng năm.
- Phối hợp, quản lý theo dõi toàn bộ tài sản như mua sắm, sử dụng, kiểm kê, thanh lý…
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời số liệu, tài liệu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu của hiệu trưởng, của Sở tài chính…
- Lưu giữ, bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán.
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như trên Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã tổ chức một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.
2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bảng chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang được quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Trong quá trình sử dụng, trường không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Còn đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu biểu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hay thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của nhà trường.
( Danh mục chứng từ kế toán chủ yếu đang sử dụng tại trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang được trình bày trong Phụ lục 01 )
Khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng tài vụ của đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại
nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại Trường tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.3 dưới đây:
Hình 2.3 - Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trường CĐCĐ Kiên Giang
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng tài vụ của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. Trưởng phòng tài vụ thực hiện
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Thủ trưởng ký duyệt.
Qua khảo sát thực tế tại Trường thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Trưởng Phòng tài vụ thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở Trường tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi còn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN,… không được phát hiện kịp thời. Điều này gây khó khăn cho việc tổng hợp đối chiếu sau này.
Mặt khác, để xác nhận trách nhiệm của những người tham gia nghiệp vụ kinh tế, yếu tố chữ ký trên các chứng từ là hết sức quan trọng. Tuy nhiên đơn vị chưa thật sự quan tâm đến công tác mở Sổ đăng ký mẫu chữ ký của những người theo qui định như Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), Trưởng phòng tài vụ, các nhân viên kế toán, thủ quỹ,…
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi đơn vị. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu tại Trường là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán tại Trường thường phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện nay hầu hết các các đơn vị được
khảo sát đều đã thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại các đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán ở các đơn vị được khảo sát đều do bộ phận kế toán đảm nhận. Thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ không trực tiếp dùng để ghi sổ là 10 năm.
Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, đơn vị đã xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp.
Như vậy, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu - chi trong các đơn vị, qua đó tăng cường công tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết
định số 19/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 và đặc điểm cụ thể hoạt động của trường để xác định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3… và các tài khoản chi tiết cần thiết của các tài khoản đó, để xác định hệ thống tài khoản riêng của trường. Hệ thống tài khoản của trường đã đảm bảo tuân thủ các TK cấp 1, cấp 2, cấp 3… không mâu thuẫn với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, phù hợp với hoạt động của trường.
( Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại trường được minh họa tại Phụ lục 02 ).
Việc vận dụng hợp lý các tài khoản kế toán trong hệ thống kế toán hiện hành phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của trường, có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động trong trường. Sau khi có được hệ thống tài khoản vận dụng ở đơn vị, trưởng phòng kế toán hướng dẫn phương pháp ghi chép kế toán đối với từng loại, từng nhóm và từng