Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh, khách sạn Công Đoàn BRVT đã tổ chức bộ máy quản lý theo những nguyên tắc nhất định, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của khách sạn. Tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn Công Đoàn BRVT được thể hiện ở sơ đồ 2.1.
BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN ĐẶT PHÕNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN – THU NGÂN BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN LỄ TÂN - Tổng đài - Trực sảnh - Phục vụ hành lý - Đổi tiền BỘ PHẬN BUỒNG -Phục vụ phòng -Trực tầng -Giặt ủi -Tạp vụ BỘ PHẬN BÀN - Phục vụ bàn BỘ PHẬN BẾP -Chế biến -Bếp tập thể BỘ PHẬN BẢO TRÌ ĐIỆN – NƢỚC
-Điện, điện lạnh, điện tử, điện trang trí. -Nước BỘ PHẬN BẢO VỆ -An ninh khách sạn -Tuần tra -Kiểm soát BỘ PHẬN LIÊN DOANH -Massage -Karaoke BAN GIÁM ĐỐC Nguồn: Phòng tổ chức KSCĐ BRVT Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức. Giám đốc khách sạn
Dưới sự lãnh đạo của Liên Đoàn Lao Động Tỉnh BRVT, nghiêm túc chấp hành các kế hoạch hoạt động của khách sạn, tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh khách sạn, đôn đốc, kiểm tra chất lượng phục vụ và công tác bảo vệ an toàn, tạo môi trường thoải mái cho du khách. Định kỳ báo cáo công tác với Liên Đoàn Lao Động Tỉnh BRVT, hoàn thành nhiệm vụ khác do Liên Đoàn Lao Động Tỉnh BRVT giao.
Phó giám đốc khách sạn
Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc khách sạn, phụ trách phần công tác quản lý được Giám đốc khách sạn phân công, giúp giám đốc tổ chức cho các bộ phận thực hiện nghiêm túc kế hoạch công tác của khách sạn, phối hợp quan hệ giữa các bộ phận,
thay mặt Giám đốc giải quyết các khiếu nại của khách. Kiểm tra chất lượng phục vụ của các bộ phận.
Bộ phận kinh doanh - Thị trường
Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, tìm hiểu thị trường. Tổ chức quảng hình ảnh và sản phẩm của khách sạn bằng nhiều hình thức như giới thiệu các dịch vụ qua mạng internet, các phương tiện thông tin đại chúng, các báo và tạp chí trong nước và quốc tế. Chủ động tham gia các hội chợ du lịch trong và ngoài nước.
Bộ phận hành chính - Tổng hợp
Giúp Giám đốc khách sạn quản lý các hồ sơ nhân sự, tổng hợp báo cáo của các bộ phận, theo dõi các hoạt động thi đua, khen thưởng hàng tháng, hàng quí, báo cáo các biến động nhân sự cho phòng tổ chức của công ty. Làm công tác tiền lương; tiền thưởng; quản lý công tác bồi dưỡng và đào tạo cán bộ, công nhân viên.
Bộ phận đặt phòng
Giữ vững và mở rộng mối quan hệ sẵn có với các tổ chức, cơ quan, các đơn vị lữ hành trong và ngoài nước nhằm tạo nguồn khách ổn định, tham gia vào mạng đặt phòng quốc tế khai thác tối đa nguồn khách lẻ, tiến hành bán các dịch vụ tại chỗ và qua mạng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng, giữ vững khách hàng truyền thống, khai thác thêm nhiều khách hàng mới.
Bộ phận Kế toán – Thu ngân
Giúp Giám đốc khách sạn thực hiện các chế độ báo cáo tài chính, theo dõi các hoạt động thu chi của khách sạn. Quản lý vật tư thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, tài sản của khách sạn. Hạch toán kinh tế, kiểm soát thu chi. kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, chuẩn bị các kế hoạch tài chính cho các hoạt động phục vụ khách của khách sạn.
Bộ phận lễ tân
Thực hiện việc đăng ký chỗ, bán dịch vụ lưu trú và các dịch vụ bổ sung khác. Tổ chức đón tiếp, xắp xếp chỗ ở cho khách, thanh toán và tiễn khách. Cung cấp các thông tin dịch vụ cho khách, giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.
Thường xuyên liên hệ và phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn khi có yêu cầu để phục vụ tốt nhằm mục đích đạt kết quả cao hơn trong kinh doanh.
Là trung tâm vận hành nghiệp vụ của toàn bộ khách sạn, là nút liên hệ giữa khách và khách sạn. Phục vụ khách suốt từ khâu tiếp nhận đặt phòng cho đến khi khách đến ăn nghỉ tại khách sạn, hàng ngày nắm bắt thông tin về nguồn khách, nhu cầu của khách, cung cấp các căn cứ tham khảo để lãnh đạo khách sạn định ra và điều chỉnh kế hoạch và sách lược kinh doanh của khách sạn. Tiếp nhận các khiếu nại của khách, kịp thời phản hồi cho các bộ phận, đảm bảo mức cho thuê phòng và giá cho thuê phòng bình quân tốt nhất.
Bộ phận buồng
Là bộ phận quan trọng, có khu vực quản lý rộng, cán bộ công nhân viên đông, doanh thu hàng năm của bộ phận này chiếm 2/3 tổng doanh thu của toàn khách sạn. Phục vụ chu đáo khách nghỉ ngơi tại khách sạn đảm bảo chất lượng tốt, các phòng khách luôn luôn sạch sẽ, lập kế hoạch phục vụ, kiểm tra các phương tiện, tiện nghi phòng nghỉ, yêu cầu bộ phận bảo trì cải tạo sửa chữa...đảm bảo các phương tiện, thiết bị luôn ở trạng thái hoàn hảo. Tiếp nhận các yêu cầu của khách, kịp thời thông báo các yêu cầu của khách cho các bộ phận liên quan.
Bộ phận bàn
Đây là một trong các bộ phận lớn và quan trọng của khách sạn. Tổ chức các món ăn, thức uống cho khách tại các nhà hàng, phòng họp, hội nghị, phục vụ tiền sảnh khi khách có nhu cầu. Phục vụ buffet sáng cho khách, phục vụ đám cưới, tiệc sinh nhật... và tổ chức các buổi dạ tiệc nhân những ngày lễ lớn, mừng Giáng sinh, năm mới. Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu của khách, phối kết hợp với các bộ phận để phục vụ khách kịp thời nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
Bộ phận bếp
Cung cấp các món ăn có chất lượng tốt, phối hợp với các bộ phận phục vụ ăn uống thiết kế các thực đơn phong phú đa dạng, duy trì tốt các món ăn truyền thống mà khách ưa thích, nghiên cứu phát triển các món ăn mới lạ, độc đáo nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách. Chế biến các món ăn, thức uống đảm bảo chất lượng, vệ sinh.
Thực hiện việc dự trữ nguyên vật liệu chế biến các món ăn theo thực đơn theo đúng quy định.
Bộ phận dịch vụ tổng hợp
Là bộ phận không thể thiếu trong khách sạn, cung cấp các dịch vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ mua sắm khác, khai thác tối đa khả năng chi tiêu và thời gian nhàn rỗi của du khách mặc dù lợi nhuận đem lại không cao.
Bộ phận bảo vệ
Bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo an ninh an toàn cho khách, tài sản của khách và trong toàn đơn vị. Bảo vệ giữ vai trò quan trọng trong khách sạn, tham mưu cho Giám đốc khách sạn các phương án bảo vệ, quản lý tốt khách ra vào khách sạn, kiểm tra chặt chẽ hàng hoá thiết bị xuất nhập vào khách sạn, thực hiện kiểm tra việc thực hiện nội quy quy chế của nhân viên khách sạn, quản lý các đơn vị đến thi công các công trình trong khách sạn. Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, là lực lượng nòng cốt trong công tác phòng chống bão lụt.
Bộ phận kỹ thuật
Là bộ phận quan trọng phục vụ cho công tác hoạt động của toàn bộ khách sạn. Bao gồm sửa chữa nâng cấp các hạng mục công trình tại của khách sạn như hệ thống buồng phòng, hành lang, sân vườn, hệ thống nước, chăm sóc cảnh quang môi trường đảm bảo xanh - sạch - đẹp. Thiết kế, chế tạo các dụng cụ bằng gỗ, sắt, nhôm...phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm giảm thiểu chi phí. Sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị máy móc trong khách sạn, bảo đảm cho sự hoạt động bình thường của khách sạn, là lực lượng chính trong công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt .
Bộ phận bảo trì điện
Thực hiện các công viên liên quan đến điện như lắp đặt hệ thống điện trong toàn khách sạn, duy tu bảo dưỡng các trang thiết bị điện, đảm bảo hệ thống chiếu sáng, hệ thống âm thanh, mạng internet, hệ thống báo cháy, hệ thống chống sét, hệ thống các kênh truyền hình, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống camera quan sát... để khách sạn vận hành tốt trong quá trình phục vụ khách.
Bộ phận liên doanh
Đây là bộ phận liên doanh với công ty TNHH Lan Vy bao gồm các dịch vụ như: massage, karaoke. Các dịch vụ trên nằm trong tổng thể các dịch vụ bổ sung của khách sạn, mục đích của liên doanh nhằm tạo ra những sản phẩm mới, đặc trưng của đơn vị.