2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ tổ chức chi nhánh Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vàng
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
CHỦ TỊCH HĐQT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG HIỆN TRƯỜNG Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận phòng ban
Chủ tịch hội đồng quản trị: Là những người quyết định những vấn đề quản lý công ty, hội đồng quản trị có những quyền nhất định như: Quyết định các vấn đề liên quan đến giá cổ phần và trái phiếu được phát hành. Các giải pháp phát triển hoạt động trung và ngắn hạn của công ty như: Chiến lược phát triển hàng năm, mở rộng thị trường, các hoạt động marketing, đổi mới công nghệ. Quyết định phương án đầu tư và các dự án đầu tư trong thẩm quyền. Quyết định việc thành lập các công ty con, chi nhánh hay việc mua lại cổ phần của doanh nghiệp khác.
Tổng giám đốc: Là người phụ trách chung, là đại diện pháp lý của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, quyết định hướng đi, mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho cả công ty. Giám đốc có trách nhiệm
kiểm tra đôn đốc chỉ đạo các đơn vị, trưởng các đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa những sai sót, hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao.
Phòng hành chính nhân sự: Có trách nhiệm động viên toàn bộ công nhân viên đoàn kết, hăng hái lao động, hoàn thành mọi chức năng, nhiệm vụ được giao, quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ công nhân viên theo cấp đúng quy định, tham mưu và làm thủ tục tiếp nhận cán bộ công nhân viên, đi đến quản lý và giải quyết các mặt công tác trong công ty có liên quan đến công tác hành chính, quản lý văn thư, quản lý con dấu theo đúng chế độ quy định, chịu trách nhiệm an ninh, an toàn bên trong công ty.
Phòng kế toán: Theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cung cấp tài liệu cho công ty làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. Tính toán hiệu quả công việc, vạch ra hướng đi trong tương lai. Là cơ sở để giải quyết tranh chấp, với tư cách là bằng chứng về hành vi thương mại. Quản lý các chi phí dựa trên việc lập kế hoạch và dự báo ngân sách chi tiết, hạn chế tối đa chi phí không cần thiết, dự báo rủi ro có thể xảy ra và thực hiện bảo hiểm cho doanh nghiệp. Thường xuyên cập nhật thông tin về tài chính và các thông tin liên quan tới cổ đông trong và ngoài công ty theo một cách thức tạo dựng sự tin tưởng cao nhất từ phía đối tác dành cho công ty.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận tham mưu cho Ban giám đốc về kế hoạch kinh doanh, lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp nhất, điều hòa kế hoạch sản xuất chung của công ty thích ứng với tình hình thực tế thị trường, nghiên cứu ký kết hợp đồng với các đối tác. Hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại hình dịch vụ mới hoặc cải tiến các dịch vụ đã có nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường giúp công ty mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp. Thực hiện chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho công ty, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
Bộ phận kinh doanh nội địa và kinh doanh quốc tế: Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và thỏa thuận tiến tới ký kết hợp đồng. Kết hợp với bộ phận kế toán xây dựng giá thành và đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.
Bộ phận làm giá: Thông báo giá cước từng lô hàng cho khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề thanh toán quốc tế như mở L/C, chuyển T/T, mở D/P, kiểm tra chứng từ,...
Phòng chứng từ: Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ Sales chuyển sang. Giúp xử lý làm chứng từ xuất nhập giúp khách hàng nếu khách thuê forwarder làm như: Invoice, Packing list, C/O, Certificate, giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành,... Truyền tờ khai hải quan cho các lô hàng
xuất nhập khẩu, sau đó bàn giao cho nhân viên hiện trường đi thông quan cho cục. Làm vận đơn cho các lô hàng, lên Debit Note từ hệ thống để gửi Sales, sau đó Sales sẽ gửi khách hàng.
Phòng hiện trường: Nhận bộ chứng từ xuất – nhập các lô hàng từ Sales hoặc nhân viên chứng từ và hỗ trợ nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc lấy hàng nhập từ các chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, cảng (cửa khẩu), sân bay, hải quan chuyển phát nhanh. Nhận hồ sơ và yêu cầu Sales hoặc nhân viên chứng từ đi làm chứng từ như C/O, Fumigation, Phytosanitary, bảo hiểm, C/Q, giấy phép, chứng nhận,... hay phải đi kiểm hóa, hỗ trợ đi phân tích phân loại và làm các thủ tục quản lý chuyên ngành. Trực tiếp truyền tờ khai hải quan ECUS/VNACCS hoặc hỗ trợ nhân viên chứng từ khai khi cần thiết.