nhận vận tải Vàng
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao nhận hàng tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vàng
Bước 1: Nhận chứng từ
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Bước 4: Mượn container và lấy phiếu giao nhận
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan
Bước 6: Mở tờ khai hải quan
Bước 7: Trả tờ khai hải quan
Bước 8: Thanh lý cổng và giao hàng
Bước 9: Quyết toán và lưu hồ sơ
Nguồn: Phòng kinh doanh – 2021 Quy trình thực hiện:
Bước 1: Nhận chứng từ
Bộ phận kinh doanh tìm kiếm và liên hệ với khách hàng, tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, sau đó chuyển qua bộ phận chứng từ, trước khi tàu cập cảng để nhận những thông tin cần thiết cho việc nhận hàng: Những thông tin về tàu, bản kê khai hàng hóa cũng như vận đơn và bộ chứng từ hàng hóa. Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ, nhân viên chứng từ phải kiểm tra xem lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có giấy phép hay không. Kiểm tra thật kỹ thông tin chứng từ: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Arrival Notice, C/O (giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có C/O ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E... vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế. Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng, kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ, nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên hiện trường phải báo lại phòng kinh doanh để liên lạc đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi chính xác và đầy đủ. Tra cứu mã HS, làm biên bản giao hàng.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Thông báo hàng đến sẽ được gửi đến trước từ 1 đến 2 ngày so với ngày dự kiến tàu đến. Nhân viên của bộ phận hiện trường sẽ đem thông báo hàng đến, B/L và giấy giới thiệu của công ty và đóng những chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho. Khi đã đóng phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, nhân viên hiện trường sẽ tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng, nếu có sai sót sẽ trực tiếp liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh. Cụ thể, cần xem xét thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay không, nếu có phải đề nghị hãng tàu điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 4: Cược (mượn) container và lấy phiếu giao nhận container
Nhân viên hiện trường tiếp nhận phụ trách lô hàng phải làm giấy mượn container với các thông tin có được trên D/O. Sau đó sẽ thanh toán số tiền mượn container với hãng tàu tùy theo mặt hàng và loại container cần mượn. Giấy mượn container có 4 bản: 1 bản giao cho hãng tàu, 1 bản giao cho phòng thương vụ, 2 bản còn lại nhân viên công ty sẽ giữ để sau này có thể lấy lại tiền cọc và trả lại container rỗng. Sau khi hoàn thành việc giao hàng, container rỗng được đưa về đúng địa điểm được chỉ định ghi trên giấy mượn container hoặc ghi trên phiếu hạ container rỗng. Sau đó, nhân viên giao nhận đưa ra một bản gốc D/O để lấy phiếu giao nhận container hàng nhập, phiếu này sẽ được đem đi làm thủ tục thanh lý hải quan. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra những thông tin trên phiếu giao nhận container như số container, số seal xem có trùng khớp với vận đơn hay không, phiếu này đồng thời cũng sẽ thể hiện tình trạng và vị trí container hàng nhập tại cảng.
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan
Bộ chứng từ tờ khai hải quan thông thường gồm có:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói: 1 bản chính
+ Giấy giới thiệu của công ty: 1 bản
+ Vận đơn: 1 bản sao có đóng dấu của hãng tàu
+ Giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa (nếu có): 1 bản gốc
Bước 6: Mở tờ khai hải quan
Nhân viên phòng chứng từ tại công ty sẽ tiến hành mở tờ khai, khai báo hải quan qua mạng bằng hệ thống ECUS VNACCS để lấy số liệu tiếp nhận, số tờ khai và kết quả phân luồng hàng hóa. Việc phân luồng sẽ phụ thuộc vào 108 tiêu chí, kết quả phân luồng được hệ thống đưa ra rơi vào một trong 3 luồng: xanh, vàng, đỏ tương ứng với mã loại hình kiểm tra 1, 2, 3:
Luồng xanh – 1: Hàng hóa được chấp nhận thông quan trên cơ sở các thông tin khai báo trên hệ thống máy tính. Hàng hóa được phân vào luồng xanh thường là hàng hóa không chịu thuế hoặc nếu chịu thuế sẽ được miễn giảm theo quy định của pháp luật. Khi được phân vào luồng xanh, hàng hóa sẽ được miễn kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng vàng – 2: Hàng hóa được phân vào luồng vàng thường là những hàng hóa chịu thuế nhập khẩu. Doanh nghiệp phải nộp bộ chứng từ cho hải quan kiểm tra, nếu không có sai sót, sẽ được thông quan. Nhưng nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện có sai sót, hàng hóa sẽ bị phân vào luồng đỏ và bị kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng đỏ - 3: Hàng hóa bị phân vào luồng đỏ sẽ phải chịu kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế với mức độ 5%, 10% hoặc 100% lô hàng. Nếu không có gì sai sót trong khai báo, hải quan kiểm hóa sẽ đóng dấu lên tờ khai vào ô xác nhận thông quan. Trong trường hợp phát hiện sai sót trong khai báo, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để điều tra và doanh nghiệp sẽ bị xử lý phạt tiền hoặc trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ sai phạm.
Trong trường hợp bị kiểm hóa, nhân viên hiện trường sẽ xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với hải quan kiểm hóa. Nhân viên hiện trường sẽ dựa vào lệnh giao hàng để xác định vị trí container, đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal cho container. Sau đó, xuống bãi làm “giấy cắt seal”, đồng thời liên lạc với hải quan để thực hiện kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà hải quan yêu cầu. Sau khi tiến hành kiểm hóa xong, nhân viên hiện trường và nhân viên hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai rồi khóa cửa container, bấm lại seal.
Bước 7: Trả tờ khai hải quan
Sau khi hàng hóa đã được thông qua, nhân viên hiện trường sẽ đến bộ phận trả tờ khai, mua tem để dán vào tờ khai, nộp thuế nếu hàng hóa chịu thuế và nhận lại tờ khai hải quan sau khi ký nhận.
Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan (đã thông quan), phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ (nếu hàng hóa rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ) và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ).
Bước 8: Thanh lý cổng và giao hàng
Với hàng nguyên container, nhân viên hiện trường sẽ mang tờ khai đã thông quan (hoặc kiểm hóa hàng hóa thành công) cùng với phiếu giao nhận container xuất trình cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng xác nhận, ký tên, đóng dấu và giữ lại phiếu giao nhận container màu xanh, đóng dấu, ký tên, xác nhận và trả các phiếu giao nhận còn lại cùng tờ khai cho nhân viên giao nhận. Phiếu giao nhận container được đưa cho tài xế để xuất trình khi chở hàng ra khỏi cổng theo đúng thủ tục.
Với hàng lẻ container, nhân viên giao nhận phải xuất trình phiếu xuất kho và tờ khai cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng ký tên, đóng dấu vào phiếu xuất kho và trả lại một bản cho nhân viên giao nhận, sau đó nhân viên giao nhận giao lại cho người vận tải để đem hàng ra khỏi cổng theo đúng thủ tục.
Hàng sau khi ra khỏi cổng, sẽ được mang đi xử lý tại kho CFS (nếu là hàng lẻ) hoặc trực tiếp giao cho khách hàng theo yêu cầu đã thỏa thuận từ trước. Nhân viên hiện trường phải luôn theo sát quá trình vận chuyển hàng và thông báo chính xác thời gian hàng đến cho khách hàng để họ sắp xếp việc nhận hàng, tránh tình trạng treo xe do hàng không thể vào kho. Cuối cùng, nhân viên hiện trường sẽ ký biên bản bàn giao để hoàn tất việc giao hàng.
Bước 9: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp các chứng từ liên quan của lô hàng thành bộ hoàn chỉnh, sau đó giao cho khách hàng một bộ và một bộ được lưu tại công ty.
Nhân viên giao nhận cũng đồng thời làm giấy báo nợ, trong đó có các chi phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa các khoản phí công ty đã nộp trước cho khách hàng, các chi phí phát sinh (nếu có),.. và được cấp trên duyệt ký, đóng dấu. Toàn bộ chứng từ và giấy báo nợ sẽ được nhân viên giao nhận quyết toán với khách hàng sau đó báo cáo với công ty để hoàn thành thủ tục hồ sơ và tiến hành lưu trữ.