2.3.3.1. Quy trình tuyển mộ
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Với một công ty có khá nhiều vị trí và nhu cầu tuyển dụng không ngừng tăng như VNE Group, việc xác định rõ nhu cầu tuyển dụng là một trong những công việc không thể thiếu. Công việc này được thực hiện theo các bước sau:
- Từng trung tâm hoạt động và tự đánh giá nhu cầu tuyển dụng của trung tâm mình
- Các trung tâm xác định được nhu cầu tuyển dụng, số lượng và vị trí nhân viên cần tuyển dụng thì tiến hành gửi yêu cầu tuyển dụng theo mẫu đã quy định lên phòng Hành chính nhân sự. Đồng thời, trong yêu cầu tuyển dụng cần nêu rõ những yêu cầu đối với ứng viên, xác định chân dung ứng viên phù hợp và mức lương đối với một số vị trí đặc thù. Chi tiết mẫu đề nghị nhân sự được trình bày tại Phụ lục 3.
- Phòng Hành chính nhân sự đề xuất lên ban lãnh đạo, phối hợp cùng ban lãnh đạo công ty thực hiện đánh giá, rà soát và phân tích tình hình nhân sự của các trung tâm và thị trường lao động hiện tại để đề xuất để sửa đổi hoặc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
- Dựa trên yêu cầu đã được phê duyệt, phòng Hành chính Nhân lực tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng cho từng yêu cầu, từng trung tâm hoặc phối hợp tuyển dụng cho các trung tâm.
41
Hình 2.5. Nhu cầu nhân sự của VNE Group giai đoạn 2018-2020
Nguồn: Báo cáo yêu cầu tuyển dụng nhân sự của phòng Hành chính – Nhân sự
Nhu cầu về nhân sự của công ty tăng nhanh theo từng năm và ở mức cao so với số nhân sự đang có tại thời điểm tính. Lý do nhu cầu nhân sự tăng nhanh như vậy là do công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại điện tử, là một trong những lĩnh vực phát triển rất mạnh mẽ hiện nay, đặc biệt là trong thời điểm mùa dịch vừa qua. Đồng thời, chiến lược của công ty là mở rộng 1 cách nhanh chóng để theo đuổi mục tiêu thị trường các nước Đông Nam Á. Trong 3 năm hoạt động, công ty đã tiếp cận được với thị trường Indonesia và Philippnes và có định hướng tiếp tục mở rộng sang thị trường Thái Lan. Vì vậy, nguồn nhân lực cũng phải tăng để đáp ứng được quy mô ngày càng mở rộng như vậy.
Bước 2: Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển mộ, quy trình tuyển mộ phù hợp với nhu cầu nhân lực thời điểm hiện tại, thực hiện tìm kiếm ứng viên, thu thập thông tin ứng viên và sàng lọc hồ sơ.
Đặc biệt, phòng nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng “Bản mô tả công việc” dựa trên những tiêu chí chung của công ty và tiêu chí đặt ra riêng của từng trung tâm. Sau khi thực hiện xong tuyển mộ, tiến hành đánh giá quá trình tuyển mộ để có thể đưa ra quy trình, phương pháp tuyển mộ tối ưu, hiệu quả.
Quy trình tuyển mộ tại công ty bao gồm các bước cụ thể như sau:
50 105 270 0 50 100 150 200 250 300 2018 2019 2020
42
- Xây dựng bản mô tả công việc:
Xác định chân dung ứng viên, quyền lợi dành cho ứng viên và xây dựng bản “Mô tả công việc” một cách chi tiết, bao gồm các nội dung: Vị trí làm việc, mô tả công việc cần phải làm, yêu cầu đối với công việc, quyền lợi của người lao động, địa điểm làm việc, phương thức liên hệ và ứng tuyển.
43 - Xác định nguồn tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng được thực hiện đối với cả nguồn bên trong và bên ngoài công ty, tuy nhiên nguồn tuyển dụng bên ngoài vẫn là nguồn tuyển dụng chủ yếu.
Bảng 2.4. Nguồn tuyển dụng chủ yếu những nhân sự hiện tại của công ty
Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài
Học viên, Thực tập sinh,… 8 26
Nhân viên các bộ phận,… 34 256
Leader,… 10 9
Quản lý, Giám đốc 8 5
Tổng 60 296
Nguồn: Báo cáo kết quả tuyển dụng của phòng Hành chính – Nhân sự
Đa số các vị trí cấp thực tập sinh, học việc, thử việc, nhân viên,… sẽ lấy từ nguồn bên ngoài công ty. Trong đó, 76% thực tập sinh/học viên,… và 88% nhân viên các bộ phận là nguồn nhân lực được tuyển dụng từ bên ngoài doanh nghiệp. Còn đối với các vị trí cấp leader, quản lý,… chủ yếu có nguồn từ bên trong công ty với 53% các vị trí leader và 62% các cấp quản lý, giám đốc. Nguyên nhân là do:
+ Nguồn nhân sự từ bên ngoài tổ chức có khả năng đem đến một cái nhìn mới mẻ, có thể thay đổi cách làm cũ chưa tối ưu, sáng tạo và mang đến sự phát triển nhanh hơn. Tuy nhiên họ cần có thời gian làm quen với công việc, mất thời gian đào tạo nên lựa chọn đối với cấp nhân viên cần được đào tạo lại từ đầu hoặc hội nhập văn hóa và môi trường làm việc của công ty, đồng thời tránh được tâm lý sợ không có cơ hội thăng tiến của các nhân viên cũ trong công ty.
+ Các cấp quản lý, leader sẽ chủ yếu lấy từ nguồn bên trong công ty để tạo động lực cho nhân viên trong tổ chức phát huy hết năng lực của bản thân, nỗ lực phấn đấu trong công việc và tăng được sự trung thành đối với tổ chức. Khi có nhân viên trong công ty ứng cử vào các VTTD này, phòng Hành chính – Nhân sự cùng bộ phận chuyên môn sẽ đề xuất lên Giám đốc, sau đó tiến hành đánh giá năng lực của ứng viên này, nếu phù hợp sẽ công bố quyết định bổ nhiệm. Sử dụng nguồn nội bộ được tiến hành nhanh gọn nhưng vẫn rất chặt chẽ, sẽ bỏ được các bước tìm kiếm, phỏng vấn và tiết
44
kiệm được chi phí tuyển dụng cho công ty. Tuy nhiên, quá trình tuyển dụng từ bên trong tổ chức sẽ được thực hiện một cách có kế hoạch lâu dài hơn để tránh sự mất đoàn kết nội bộ, ảnh hưởng đến môi trường làm việc của tổ chức, doanh nghiệp.
- Xác định các phương pháp tuyển mộ:
VNE Group sử dụng 3 kênh tuyển dụng chính: Bên trong tổ chức, mạng xã hội và website tuyển dụng. Vì thị trường lao động của công ty đa số là nhân lực trẻ, đặc biệt là đối tượng sinh viên mới ra trường nên phương tiện tuyển mộ chủ yếu sẽ là các trang mạng xã hội và website tuyển dụng trên mạng internet.
Đối với mạng xã hội Facebook, nguồn chủ yếu là các group tuyển dụng và thực hiện tìm kiếm theo từ khóa. Điển hình một số từ khóa như: Việc làm Hà Nội, việc làm Cầu Giấy, việc làm Thanh Xuân, việc làm cho sinh viên năm cuối, việc làm thực tập sinh viên,… Ngoài ra đối với từng vị trí sẽ có những từ khóa khác nhau, việc xác định đúng group tuyển dụng sẽ đem lại hiệu quả cao cho quá trình tuyển mộ. Đồng thời, thời gian tuyển mộ của các trang mạng xã hội khá nhanh, tạo thuận lợi đối với những vị trí đang cần gấp nhân lực. Đây là phương án tuyển dụng không tốn kém chi phí, thực hiện đối với những vị trí và những thời điểm tuyển dụng dài hạn hoặc không yêu cầu gấp.
Ngoài ra, công ty xây dựng Page tuyển dụng riêng. Fanpage tuyển dụng ngoài việc đăng các bài tuyển dụng còn góp phần quảng bá hình ảnh của công ty. Bên cạnh đó, phòng Hành chính nhân sự tiến hành kế hoạch xây dựng thương hiệu cá nhân, các nhân viên phòng Hành chính nhân sự sẽ tự xây dựng hình ảnh của mình trên Facebook cá nhân nhằm tạo sự uy tín, tin cậy cho công ty.
Còn đối với website tuyển dụng, công ty tuyển dụng trên một số website phổ biến như: TopCV.vn, timviec365.vn, Ybox.vn,… Tuyển mộ trên các website không yêu cầu cầu kỳ về mặt hình ảnh, content, tuy nhiên do website có giới hạn số bài đăng và sẽ phải trả phí cho số lượng bài đăng nhất định nên vẫn sử dụng hạn chế hơn so với tuyển dụng trên Facebook. Ngoài ra, công ty cũng xây dựng và đang ngày càng hoàn thiện website công ty - vnegroup.vn, do phòng Hành chính Nhân sự trực tiếp quản lý và có đăng bài tuyển dụng lên.
Đối với tuyển dụng từ bên trong tổ chức, công tác này được thực hiện khá hạn chế và thường chỉ áp dụng đối với các trường hợp thăng chức, bổ nhiệm. Đối với các nhân
45
viên, công ty không khuyến khích việc thay đổi công việc của các nhân sự. Hiện tại, các nhân sự được tuyển dụng từ bên trong tổ chức bao gồm các leader Marketing, leader Sale, trưởng trung tâm và các trưởng phòng.
- Xác định thời gian tuyển mộ
Kế hoạch tuyển mộ diễn ra dựa trên nhu cầu tuyển dụng của công ty. Nếu cần nhân sự gấp, công tác tuyển mộ sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng và tập trung hơn. Trung bình, công tác tuyển mộ tại công ty sẽ được diễn ra trước 1-2 tuần so với thời gian cần nhân sự mới đối với các vị trí cơ bản. Ngoài ra đối với 1 số vị trí cao hơn như quản lý, leader thì sẽ chuẩn bị và tuyển mộ trước khoảng 3-4 tuần để thu hút được đủ ứng viên cho buổi phỏng vấn.
- Dự toán chi phí tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng cần được dự trù trước để phê duyệt và tiến hành các công tác chuẩn bị cho quá trình tuyển dụng như: chi phí cho tuyển dụng nội bộ (thưởng giới thiệu nội bộ); Chi phí cho nhân sự thực hiện công tác tuyển dụng, chi phí trả cho các trang web tuyển dụng, chi phí in hồ sơ ứng viên, các bài thi, danh sách ứng viên, phiếu đánh giá ứng viên,…
Việc lập kế hoạch về chi phí giúp cho công ty luôn tuyển dụng trong chi phí cho phép và cân đối chi phí, sử dụng linh hoạt các kênh tuyển dụng hơn.
Bước 3: Tìm kiếm ứng viên
Dựa trên những phương pháp được xác định theo kế hoạch đã xây dựng, phòng Hành chính Nhân sự tiến hành tuyển dụng theo quy trình đã đưa ra.
- Đối với tuyển dụng từ nguồn bên trong công ty, phòng Hành chính nhân sự thực hiện truyền thông nội bộ và thông báo về các vị trí cần tuyển.
- Đối với tuyển dụng qua Facebook và Website tuyển dụng, thực hiện xây dựng và đăng cái bài tuyển dụng. Các bài tuyển dụng được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau, song vẫn cần có các thông tin chính: vị trí tuyển dụng, công việc chính, yêu cầu và quyền lợi của ứng viên cùng với phương thức ứng tuyển. Các bài đăng trên Facebook thường sẽ có nội dung ngắn gọn và thu hút hơn Website.
46
Hình 2.7. Bài đăng tuyển dụng trên Facebook và Website tuyển dụng
Nguồn: Facebook tuyển dụng cá nhân và tài khoản tuyển dụng cá nhân trên Website
Thông thường, tuyển dụng qua Facebook sẽ được ưu tiên hơn do số lượng bài đăng không giới hạn. Tuy nhiên, bài đăng trên Facebook sẽ tốn nhiều thời gian hơn đối với nhà tuyển dụng, từ các bước chuẩn bị và viết content tuyển dụng độc đáo, thu hút ứng viên; tìm kiếm các hội nhóm tuyển dụng tương tác để đăng bài tuyển dụng; xây dựng và thiết kế hình ảnh tuyển dụng; seeding bài tuyển dụng để tăng lượt tiếp cận với ứng viên tiềm năng; trả lời cmt và tư vấn ứng viên,…Trong khi đó, tuyển dụng qua Website thì công việc là đăng bài lên theo bản mô tả công việc đã xây dựng từ trước và nhận hồ sở tại địa chỉ mail trong bài đăng tuyển dụng. Tuy nhiên, nhược điểm đó là số lượng bài đăng trên Website tuyển dụng bị giới hạn và cần tốn chi phí để có thể đăng tuyển nhiều vị trí đồng thời tăng lượt tương tác.
Sau khi đăng bài tuyển dụng và tư vấn ứng viên, nhân viên phòng Hành chính nhân sự tiếp nhận hồ sơ các ứng viên ứng tuyển và tiến hành lọc hồ sơ ứng viên theo các tiêu chí đưa ra từ bản yêu cầu nhân sự đã được phê duyệt. Đối với những hồ sơ phù hợp, nhân viên phụ trách hồ sơ đó cập nhật thông tin ứng viên lên hệ thống để tổng hợp số hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu và tiến hành xây dựng kế hoạch phỏng vấn.
47
Đối với những hồ sơ không phù hợp, nhân viên phụ trách hồ sơ đó tiến hành gửi thư từ chối ứng viên qua email để thông báo kết quả của vòng loại hồ sơ cho các ứng viên.
Dựa trên tổng số hồ sơ đạt chuẩn và nhu cầu tuyển dụng để xác định số lượng ứng viên đủ cho một đợt phỏng vấn căn cứ vào tỷ lệ sàng lọc hồ sơ
Bảng 2.5. Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ của VNE Group giai đoạn 2018-2020 Nhu cầu tuyển
dụng nhân sự Số hồ sơ nhận được Số hồ sơ đạt yêu cầu Tỷ lệ sàng lọc Năm 2018 50 105 98 7% Năm 2019 105 332 301 9% Năm 2020 270 874 752 14%
Nguồn: Báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự của phòng Hành chính – Nhân sự
Từ bảng trên có thể thấy tỷ lệ sàng lọc của công ty qua các năm đang dần tăng, do công ty có nhiều lựa chọn hơn đối với nhân viên và từ đó yêu cầu đối với các ứng viên cũng cao hơn. Tuy nhiên, tỷ lệ sàng lọc hồ sơ vẫn đang ở mức thấp, do các tiêu chí xây dựng đối với ứng viên còn chưa được hoàn thiện và công tác lọc hồ sơ vẫn chủ yếu dựa vào những đánh giá khách quan của người trực tiếp tuyển dụng.
2.3.3.2. Quy trình tuyển chọn
Theo tiêu chuẩn, quy trình tuyển chọn bao gồm nhiều bước, tuy nhiên VNE Group tiến hành theo 1 quy trình riêng để đơn giản hóa và tiết kiệm các nguồn lực, được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ ban đầu và hẹn ứng viên đến phỏng vấn
Sau khi sàng lọc hồ sơ và lập danh sách bao gồm các ứng viên tiềm năng, nhân viên phòng HCNS tiến hành sắp xếp lịch phỏng vấn và hẹn ứng viên đến phỏng vấn. Thời gian phỏng vấn ứng viên sẽ được thực hiện không quá 5 ngày làm việc sau khi ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển và quy trình hẹn ứng viên phỏng vấn được thực hiện
48
không sớm hơn 3 ngày làm việc và không muộn hơn 1 ngày làm việc trước thời gian phỏng vấn.
Quy trình hẹn ứng viên đến phỏng vấn trải qua 3 bước:
- Bước 1: Gọi điện thông báo với ứng viên lịch phỏng vấn và xác định khả năng có thể tham gia phỏng vấn của ứng viên, đối với ứng viên không thể tham gia phỏng vấn theo lịch hẹn sẽ được sắp xếp vào một danh sách nhằm phục vụ cho các kế hoạch tuyển dụng tiếp theo (nếu có). Nhân viên phụ trách lập danh sách ứng viên có khả năng tham gia phỏng vấn.
- Bước 2: Gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên theo danh sách ứng viên có thể tham gia phỏng vấn đã xây dựng. Trong thư có nêu rõ địa điểm phỏng vấn, thời gian phỏng vấn, hồ sơ cần thiết cần mang khi đến phỏng vấn và yêu cầu ứng viên xác nhận một lần nữa khả năng tham gia phỏng vấn.
- Bước 3: Nhân viên HCNS nhắn tin xác nhận thông tin cho ứng viên, nội dung đơn giản bao gồm địa điểm và thời gian phỏng vấn. Công việc này được yêu cầu thực hiện trước buổi phỏng vấn từ 0,5-1 ngày. Việc nhắn tin xác nhận lại thời gian và địa điểm phỏng vấn sẽ làm tăng tỷ lệ đến phỏng vấn của ứng viên.
Bước 2: Đánh giá ứng viên thông qua các bài kiểm tra
- Ứng viên đến phỏng vấn sẽ tham gia một bài test IQ gồm 30 câu hỏi trong vòng 30’ nhằm đánh giá khả năng tư duy, trí thông minh của ứng viên cũng như thái độ nghiêm túc trong công việc của ứng viên. Ứng viên đạt kết quả đúng trên 40% (tức đúng trên 12 câu) sẽ vượt qua vòng test IQ trước phỏng vấn và chuẩn bị cho vòng phỏng vấn trực tiếp
- Đối với các vị trí yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn như kế toán, pháp chế,