đánh giá hiệu quả
Mục tiêu: Quy trình tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp và thiếu linh động là một trong những nguyên nhân khiến cho công tác tuyển dụng tại công ty còn gặp nhiều hạn chế. Việc xây dựng một quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh, chuyên nghiệp vừa nâng cao chất lượng hoạt động tuyển dụng, vừa rút ngắn được thời gian đào tạo những nhân sự
63
chuyên tuyển dụng sau này, tạo nên 1 đội ngũ nhân sự có năng suất lao động cao cho đội ngũ tuyển dụng.
Nội dung: Bổ sung vào quy trình tuyển dụng những nội dung sau:
a. Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể cho từng vị trí:
Tiêu chuẩn tuyển dụng là căn cứ để đánh giá ứng viên cho quá trình tuyển dụng, do vậy cần xây dựng bảng tiêu chuẩn tuyển dụng một cách đầy đủ và phù hợp, chi tiết nhằm giúp nhà tuyển dụng xác định được chân dung ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng yêu cầu. Một bảng tiêu chuẩn ứng viên phù hợp giúp cho quá trình sàng lọc ứng viên hiệu quả hơn, tránh được những đánh giá chủ quan từ người sàng lọc HỒ SƠ, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho những bước tuyển theo trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn được ứng viên phù hợp hơn. Ngoài ra, hội đồng phỏng vấn cũng dựa vào bảng tiêu chuẩn đánh giá ứng viên để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Bộ tiêu chuẩn tuyển chọn ứng viên bao gồm:
1. Tiêu chuẩn chung của công ty:
- Có thái độ tốt và nhiệt tình đối với công việc: Trước khi đánh giá trình độ của ứng viên, cần xem xét thái độ của ứng viên đối với công việc và vị trí ứng tuyển. Thái độ của ứng viên khi hỏi về công việc, trả lời điện thoại khi được hẹn phỏng vấn, thái độ khi đến phỏng vấn và trả lời phỏng vấn có thể thể hiện một phần thái độ của ứng viên đối với công việc sau này. Ứng viên có thái độ tốt với công việc có thể đào tạo và định hướng phát triển và có thể gắn bó lâu dài với công ty; Ngược lại, ứng viên có thái độ không tốt hoặc không nhiệt tình với công việc thường khó tiếp cận và hòa nhập được với một môi trường mới và có khả năng không gắn bó lâu dài với công ty.
- Có mục tiêu định hướng rõ ràng trong sự nghiệp: Một ứng viên xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp của bản thân, có định hướng trong tương lai một cách rõ ràng thường là một người có tư duy và có khả năng xây dựng kế hoạch tốt, có năng lực để làm việc và phát triển. Đồng thời, ứng viên có định hướng gắn bó với nghề nghiệp liên quan đến vị trí ứng tuyển, có mong muốn thăng tiến có xu
64
hướng gắn bó với công ty hơn, đồng thời có động lực làm việc và hiệu quả công việc cao hơn.
- Sự cân bằng và khả năng thích nghi: Kỹ năng thích nghi rất quan trọng, giúp ứng viên nhanh chóng làm quen và theo kịp tiến độ công việc, giúp công ty rút ngắn được thời gian và chi phí cho đào tạo. Đồng thời, nhân viên mới có khả năng thích nghi và hòa nhập sẽ tiếp tục tạo dựng nên một môi trường làm việc hiệu quả, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty.
- Sự chăm chỉ và năng lượng tích cực: Một nhân viên tốt có thể không phải đi lên từ một ứng viên có trình độ tốt mà có thể từ một người nhân sự chăm chỉ, luôn nỗ lực để hoàn thành công việc và đạt được những mục tiêu đề ra. Đồng thời, sự nỗ lực và đam mê công việc của những nhân viên chăm chỉ có thể là nguồn năng lượng tích cực đến nhiều người, tạo nên một tập thể nhân viên luôn làm việc hết mình vì công việc.
2. Tiêu chuẩn của phòng ban, bộ phận đối với vị trí tuyển dụng tương ứng:
- Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Trong mỗi bộ phận của từng vị trí, các nhân sự đều sẽ có những công việc độc lập yêu cầu khả năng làm việc độc lập của từng người, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi rất nhiều công việc nhóm. Ngoài ra, trong cùng một bộ phận, các thành viên có khả năng làm việc nhóm cũng tạo nên một tập thể đoàn kết và sẵn sàng giúp đỡ nhau để công việc chung hoàn thành một cách tốt nhất và đưa cả bộ phận cùng phát triển. Chính vì vậy, khả năng làm việc độc lập là một trong những yêu cầu bắt buộc khi tuyển dụng một nhân viên, nhưng đối với từng bộ phận, phòng ban sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với khả năng làm việc nhóm và mức độ quan trọng của kỹ năng này đối với ứng viên.
- Tính kiên trì trong công việc: Bất kể đối với công ty đang trong tình hình kinh doanh khó khăn hay hoạt động tốt thì cũng đều cần nhân viên có tính kiên trì. Tuy nhiên đối với từng phòng ban, bộ phận sẽ có yêu cầu khác nhau dựa trên tính chất công việc và những yêu cầu này cần được nêu rõ trước khi tuyển dụng để đánh giá và lựa chọn được ứng viên phù hợp.
65
3. Tiêu chuẩn cụ thể của vị trí tuyển dụng:
- Trình độ chuyên môn: là căn cứ để đánh giá kiến thức của ứng viên và kiểm tra khả năng tư duy của họ. Có nhiều vị trí không yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm hay trình độ học vấn liên quan đến vị trí công việc, tuy nhiên cũng có nhiều vị trí yêu cầu về kiến thức và năng lực của ứng viên, những tiêu chí này cần phải nêu rõ và được thực hiện đánh giá thông qua bằng cấp, các bài test hoặc phỏng vấn trực tiếp.
- Các kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nhận thức và suy luận, tư duy, kỹ năng tin học văn phòng, làm việc nhóm,…
- Ngoại ngữ: Là một công ty kinh doanh cả thị trường trong nước và nước ngoài nên cũng yêu cầu trình độ ngoại ngữ đối với nhân viên ở một số vị trí nhất định, đồng thời đánh giá trình độ ngoại ngữ của ứng viên thông qua bằng cấp hợp lý hoặc trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn
- Cá tính: Hoạt bát, nhanh nhẹn, kiên nhẫn,…Tùy theo từng vị trí công việc cụ thể lại có những yêu cầu về đặc điểm tính cách của ứng viên khác nhau. Những tiêu chí này cần được xây dựng lên để bộ phận tuyển dụng hình dung được chân dung ứng viên phù hợp với yêu cầu.
Căn cứ vào bảng tiêu chuẩn cụ thể để xây dựng thang đo đánh giá để số hóa các tiêu chí tuyển dụng giúp quá trình đánh giá và đối chiếu được chính xác và dễ dàng hơn.
b. Xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản, linh động và phù hợp
Tuy quy trình tuyển dụng của công ty đã được xây dựng một cách tương đối bài bản, khoa học nhưng nhìn chung vẫn chưa chuyên nghiệp và mang tính cứng nhắc thiếu linh động. Một số đề xuất cải thiện quy trình tuyển dụng như sau:
- Kế hoạch nhân lực phải được xây dựng một cách chủ động ngay từ khi xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh và định hướng chiến lược của công ty. Ngoài ra, cần mở rộng phạm vi nghiên cứu và phân tích, xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực và tuyển dụng nhân lực căn cứ vào những dự báo về tình hình tăng trưởng phát triển của ngành nghề kinh doanh qua từng thời kỳ, dự báo biến động nhân lực trong nội bộ công ty và thị trường lao động. Đồng thời, không
66
ngừng cập nhật để hoàn thiện kế hoạch đã đề ra phù hợp với những thay đổi của hoạt động kinh doanh và sẵn sàng ứng phó với những sự thay đổi đó. Việc này sẽ giúp cho kế hoạch nhân lực được khoa học, hiệu quả và thực hiện linh hoạt, luôn đáp ứng được sự nhu cầu về nhân lực tại công ty, tránh tình trạng rơi vào thế bị động ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh.
- Bổ sung thêm bước phỏng vấn sơ bộ để có thể đánh giá ứng viên kĩ hơn trước khi phỏng vấn trực tiếp. Việc sàng lọc hồ sơ qua hồ sơ chỉ là một cách đánh giá cơ bản và có nhiều phần không chính xác. Việc sàng lọc hồ sơ không chính xác sẽ xảy ra 2 trường hợp có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả tuyển dụng. Thứ nhất, loại bỏ những ứng viên tiềm năng. Hồ sơ không thể thể hiện hết con người của ứng viên, nhiều ứng viên tuy không có những bằng cấp, kinh nghiệm nhưng lại có năng lực hoặc kỹ năng phù hợp; Thứ hai, sàng lọc hồ sơ có thể đánh giá tốt những ứng viên không phù hợp vì họ có khả năng làm hồ sơ hoặc hồ sơ không được làm trực tiếp từ ứng viên, ứng viên qua vòng loại hồ sơ sẽ đến trực tiếp phỏng vấn gây tốn thời gian và chi phí cho phỏng vấn trực tiếp. Chính vì vậy, bước phỏng vấn sơ bộ vừa giúp tránh loại bỏ những ứng viên tiềm năng, vừa giúp loại bỏ những ứng viên không phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng cũng như tăng hiệu quả tuyển dụng, tăng khả năng tuyển dụng được những ứng viên phù hợp.
Phỏng vấn sơ bộ được thực hiện điện thoại sau khi sàng lọc hồ sơ và trước khi diễn ra buổi phỏng vấn trực tiếp. Phỏng vấn sơ bộ sẽ thu thập những thông tin một cách ngắn gọn, nắm được đặc điểm tính cách của ứng viên xem có phù hợp với vị trí công việc đang tuyển dụng không.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ câu hỏi phỏng vấn cụ thể và đa dạng: Trên thực tế, quá trình phỏng vấn trực tiếp ứng viên đang được diễn mang tính chất chủ quan của hội đồng phỏng vấn mà không có bộ câu hỏi cụ thể. Câu hỏi phỏng vấn ứng viên có thể thực hiện một cách linh hoạt, nhưng vẫn cần theo một sườn câu hỏi nhất định và được linh hoạt đối với từng ứng viên để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, do thường xuyên tổ chức tuyển dụng theo đợt tuyển dụng nên số lượng ứng viên đến phỏng vấn trong một lịch hẹn phỏng
67
vấn khá đông, đòi hỏi hội đồng phỏng vấn phải làm việc trong suốt một buổi, thậm chí một ngày. Mặc dù thái độ làm việc chuyên nghiệp nhưng không thể tránh khỏi cảm giác mệt mỏi và chán, nên một bộ câu hỏi phỏng vấn cụ thể và linh hoạt có thể sẵn sàng được sử dụng trong trường hợp này để tránh cho việc hội đồng phỏng vấn vì mệt mỏi mà ảnh hưởng đến không khí và quá trình phỏng vấn.
- Sau khi phỏng vấn trực tiếp ứng viên, công ty cần có một bước kiểm chứng lại các thông tin ứng viên đã cung cấp về chuyên môn và kinh nghiệm của ứng viên để đánh giá chính xác ứng viên, tránh trường hợp gian dối của ứng viên, ứng viên không đáp ứng được yêu cầu công việc gây tốn thời gian và chi phí cho tuyển dụng lại. Công việc này có thể thực hiện bằng cách liên hệ trực tiếp với người tham chiếu (thường được ghi trong hồ sơ của ứng viên).