Một doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu thường trải qua một trình tự đấu thầu cạnh tranh trong lĩnh vực CNTT&VT như sau:
16
- Tìm kiếm thông tin mời thầu - Lập hồ sơ sơ tuyển theo yêu cầu của
chủ đầu tư
- Nhận thông báo kết quả
- Mua hồ sơ mời thầu
- Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu, khảo sát nguyên cứu dự án
- Tư vấn (nếu cần)
- Kiểm tra tài liệu, nộp hồ sơ và bảo lãnh dự thầu
- Tham gia dự thầu và mở thầu - Giải trình theo yêu cầu
- Thuyết minh các giải pháp trong hồ sơ dự thầu
- Giải thích các nội dung chưa rõ và sửa đổi các lỗi sai.
- Nhận thông báo kết quả đấu thầu, ký hợp đồng (nếu chúng thầu).
- Nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Lập hồ sơ dự tuyển
- Thông báo mời sơ tuyển
- Trình duyệt & thông báo kết quả sơ tuyển.
- Lập tài liệu mời thầu
- Điều chỉnh bổ sung tài liệu mời thầu. - Nhận và quản lý hồ sơ thầu., bảo lãnh của các nhà thầu
- Mở thầu trong vòng bốn tám giờ sau khi đóng thầu.
- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu - Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu trên các phương diện, cùng một điều kiện được chuẩn hóa
- So sánh các hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu đạt yêu cầu
Thông báo trúng thầu và ký hợp đồng
Sơ tuyển chọn các gói thầu
Tiếp nhận hồ sơ dự thầu
Mở thầu xem xét và đánh giá hồ sơ dự thầu
K ý hợp đồng
Chủ đầu tƣ Nhà thầu
Hình 1.5: Trình tự đấu thầu cạnh tranh trong lĩnh vực CNTT$VT 1.6. Các nhân tố ảnh hƣởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong quá trình tham gia đấu thầu
Các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong quá trình tham gia đấu thầu là điều kiện tiên quyết quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường, để có được khả năng cạnh tranh thì doanh nghiệp phải trải qua một quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, xây dựng chiến lược kinh doanh (trong đó bao gồm các chiến lược về sản phẩm, thị trường, nhân lực, công nghệ, cạnh tranh). Việc tạo dựng môi trường bên trong và thích ứng với môi trường bên ngoài tốt sẽ làm cơ sở cho vững chắc cho doanh nghiệp hoạt động. Các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp có thể chia làm hai nhóm:
17
1.6.1. Nhóm các nhân tố bên trong (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các nhân tố bên trong là các nhân tố phát sinh từ trong lòng doanh nghiệp có ảnh hưởng đến việc củng cố và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đó là:
Nguồn lực tài chính
Đây là nguồn lực quan trọng nhất và quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều là hoạt động đầu tư mang tính chất sinh lời. Trong nền kinh tế thị trường sản xuất kinh doanh hàng hóa, doanh nghiệp phải có vốn bằng tiền hay bằng nguồn lực tài chính để thực hiện được hoạt động sản xuất kinh doanh. Với nguồn lực tài chính này doanh nghiệp sẽ chi cho các hoạt động như đầu tư mới, mua nguyên vật liệu, trả lương cho công nhân.
Trong đấu thầu năng lực tài chính được xét trên hai phương diện:
- Năng lực tài chính mạnh giúp doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ triển
khai, bảo đảm chất lượng, tiến độ và tạo niềm tin cho chủ đầu tư đồng thời nâng cao uy tín, thương hiệu của nhà thầu.
- Trong đấu thầu với khả năng tài chính mạnh sẽ được chủ đầu tư đánh giá
cao vì đối với các nguồn vốn không phải ngân sách nhà nước trong các hồ sơ mời thầu chủ đầu tư thường yêu cầu nhà thầu tự ứng vốn trước triển khai cho đến khi có khối lượng nghiệm thu rồi mới thanh toán, do đó chỉ có những doanh nghiệp có năng lực tài chính mạnh mới đáp ứng được. Mặt khác, với nguồn lực tài chính mạnh sẽ cho phép doanh nghiệp quyết định ra giá bỏ thầu một cách sáng suốt và hợp lý.
Cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất
Một doanh nghiệp muốn muốn có khả năng cạnh tranh cao nói chung và trong đấu thầu nói riêng nhất thiết phải có một cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất chặt chẽ hiệu quả mang lại lợi nhuận bền vững cho công ty. Việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất với mỗi doanh nghiệp là một bước hoạch định chiến lược về cơ cấu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại của mỗi doanh nghiệp.
18
Nguồn nhân lực
Ngày nay, tất cả chúng ta đều biết rằng nguồn nhân lực là yếu tố cơ bản, then chốt, có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đánh giá nguồn nhân lực của doanh nghiệp thì chủ đầu tư thường chú trọng đến các vấn đề:
- Cán bộ quản trị cấp cao (ban giám đốc) - Cán bộ quản trị cấp trung gian
- Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, thâm niên nghề nghiệp, tác phong làm việc, sự am hiểu về kinh doanh và pháp luật.
- Cơ cấu về các chuyên ngành đào tạo
- Các chuyên viên
- Cán bộ quản trị cấp cơ sở
- Vấn đề lao động tiền lương cũng là một bộ phận không thể thiếu được để giữ và tiếp tục xây dựng nguồn nhân lực cho công ty.
Năng lực máy móc thiết bị triển khai:
Máy móc thiết bị triển khai là bộ phận quan trọng nhất trong tài sản cố định của doanh nghiệp, nó thể hiện cho trình độ kỹ thuật và năng lực sản xuất hiện có. Máy móc thiết bị triển khai tiên tiến, hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
Công tác thực hiện đấu thầu dự án
Đây là công việc hết sức quan trọng vì khả năng cạnh tranh trong đấu thầu phụ thuộc trực tiếp công tác thực hiện đấu thầu dự án. Nhà thầu có thể bị loại ngay từ vòng đầu do hồ sơ không đảm bảo yêu cầu. Chất lượng hồ sơ thầu là một trong những tiêu chí cơ bản quyết định nhà thầu có trúng hay không. Muốn HSDT đạt yêu cầu thì công tác thực hiện đấu thầu dự án phải được chuẩn bị, khoa học, bài bản muốn vậy cần chuẩn bị HSDT qua các bước sau:
Trước tiên là nghiên cứu hồ sơ mời thầu, đây là bước quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của nhà thầu khi tham gia đấu thầu, vì vậy công việc này đòi hỏi phải tiến hành một cách tỷ mỷ, nghiêm túc, đầy đủ các nội dung
19
trong hồ sơ mời thầu. Yêu cầu phải nắm được tính chất, quy mô, phạm vi đấu thầu, mức độ phức tạp về kỹ thuật, các yêu cầu về tiến độ triển khai, thời hạn hoàn thành, nguồn vốn đầu tư, phương thức thanh toán, các thông tin về cơ quan tư vấn, giám sát,...
Đồng thời tiến hành tìm hiểu môi trường đấu thầu, khảo sát hiện trạng mặt bằng triển khai, lập phương án triển khai, xây dựng giá dự thầu. Việc tìm hiểu môi trường đấu thầu bao gồm việc tìm hiểu các điều kiện về triển khai, vị trí địa lý, điều kiện địa hình địa chất, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện cung ứng vật tư, nguyên liệu, giá cả thị trường, khả năng khai thác nguyên vật liệu tại chỗ, lao động phổ thông, khả năng về cung cấp lương thực, thực phẩm, môi trường thiên nhiên và các điều kiện kinh tế xã hội của dự án... những điều kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến phương án triển khai và giá thành công trình. Vì thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu rất ngắn nên để khảo sát và xử lý hàng loạt số liệu, thông tin nói trên đòi hỏi nhà thầu phải có một đội ngũ cán bộ lập hồ sơ dự thầu có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và am hiểu kỹ càng tất cả các lĩnh vực.
Công việc cuối cùng, sau khi tiến hành điều tra, khảo sát, xử lý tất cả các vấn đề có liên quan là công tác xác định giá dự thầu, đây là công việc quan trọng, phức tạp quyết định đến việc trúng thầu, do đó công việc này đòi hỏi phải do một bộ phận chuyên nghiệp thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng và kịp thời của các bộ phận chuyên môn khác.
Hoạt động Marketing
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Marketing là một công cụ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường, tăng doanh thu, hiệu quả của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu xây dựng được chiến lược marketing và biết cách sử dụng nó trong những tình huống, thời điểm thích hợp thì sẽ giúp doanh nghiệp đó nâng cao được khả năng cạnh tranh của mình trong hoạt động nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
20
Khả năng liên danh, liên kết là sự kết hợp giữa hai hay nhiều pháp nhân kinh tế để tạo thành một pháp nhân mới nhằm tăng sức mạnh tổng hợp về năng lực kinh nghiệm, tài chính và thiết bị công nghệ, giúp doanh nghiệp phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu nâng cao khả năng cạnh tranh.
Đối với những dự án, công trình có quy mô lớn, những yêu cầu kỹ thuật đôi khi vượt quá khả năng của doanh nghiệp thì để tăng khả năng trúng thầu các doanh nghiệp thường liên danh, liên kết với nhau để tăng năng lực của mình trên thị trường. Đây là một trong những giải pháp quan trọng và phù hợp nhất, qua đó doanh nghiệp có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về công nghệ, mức độ phức tạp cũng như quy mô của công trình, của dự án .
Ưu thế về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường:
Đối với mọi doanh nghiệp ưu thế về vị trí được thể hiện trên các mặt chủ yếu: số năm kinh nghiệm, uy tín và thị phần của công ty. Tuy nhiên, các mặt này không đứng riêng một cách độc lập, mà chúng có quan hệ chặt chẽ, bổ sung cho nhau.
1.6.2. Nhóm các nhân tố bên ngoài
Cùng với các nhân tố bên trong như đã phân tích ở phần trên, thì các yếu tố bên ngoài cũng có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các nhân tố bên ngoài tác động đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp rất nhiều, nhưng trong khuôn khổ bài viết này chỉ xét những nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, đó là các nhân tố sau:
Môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế tốt, ổn định sẽ tạo là điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp làm ăn chân chính phát triển, làm tăng cơ hội làm ăn và trên cơ sở đó tạo điện kiện để doanh nghiệp phát triển khả năng cạnh tranh ngược lại môi trường kinh tế kém phát triển, thiếu ổn định sẽ cản trở khả năng phát triển của doanh nghiệp trong nước làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nước. Khi đánh giá khả năng
21
cạnh tranh của doanh nghiệp trong đấu thầu không thể không đặt trong bối cảnh môi trường kinh tế trong nước.
Môi trường pháp lý
Môi trường pháp lý bao gồm luật và các văn bản dưới luật. Luật gồm có luật trong nước và luật quốc tế, các văn bản dưới luật cũng vậy, có những quy định do Chính phủ Việt Nam ban hành, có những quy định do các tổ chức quốc tế (WTO, AFTA, ASEAN) ban hành mà các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hội nhập và toàn cầu hoá phải tuân theo. Mọi quy định và luật lệ trong hợp tác kinh doanh quốc tế đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, nó tác động trực tiếp đến mọi phương diện như tín dụng, thuế, chống độc quyền, bảo hộ, ưu đãi, bảo vệ môi trường,.. những chính sách này khi tác động lên nền kinh tế sẽ tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp này nhưng đồng thời cũng sẽ tăng nguy cơ cho doanh nghiệp khác. Nếu biết nắm bắt cơ hội doanh nhiệp sẽ cải thiện được khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
Công nghệ
Yếu tố công nghệ là một yếu tố có ảnh hưởng quan trọng tới khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nói chung và đặc biệt nói riêng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT&VT.
Chủ đầu tư
Chủ đầu tư (hay còn gọi là bên mời thầu) là người sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án. Vì vậy có thể xem chủ đầu tư là cơ quan chịu trách nhiệm toàn diện các vấn đề liên quan đến dự án trước pháp luật, là người trực tiếp quyết định và lựa chọn hồ sơ dự thầu của doanh nghiệp. Do vậy, chủ đầu tư có ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp tham gia đấu thầu.
Theo Luật đấu thầu thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu trúng hoặc huỷ bỏ kết quả lựa chọn theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Việc bên mời thầu tự thực hiện hay lựa chọn tư vấn lập hồ sơ mời thầu, chọn tư vấn đánh giá hồ sơ dự
22
thầu có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Họ có thể đưa ra những yêu cầu mà chỉ có một vài doanh nghiệp định trước mới thắng thầu được.
Trong quá trình đấu thầu, bên mời thầu có quyền yêu cầu các các bên dự thầu cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc lựa chọn nhà thầu. Nếu bên mời thầu có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt sẽ tạo nên cạnh tranh lành mạnh trong đấu thầu và từ đó sẽ lựa chọn ra được nhà thầu tốt nhất, ngược lại dễ tạo ra sự quan liêu, tiêu cực trong đấu thầu.
Các đối thủ cạnh tranh
Khi doanh nghiệp tham gia dự thầu cũng có nghĩa là doanh nghiệp phải tham gia vào cuộc cạnh tranh công khai trên thị trường, trong đó các đối thủ cạnh tranh là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp nhất đến khả năng trúng thầu của doanh nghiệp. Mức độ cạnh tranh quyết liệt hay không phụ thuộc vào năng lực và số lượng nhà thầu tham gia. Để giành chiến thắng thì doanh nghiệp bắt buộc phải vượt qua được tất cả các đối thủ trong tham dự cuộc đấu thầu, muốn vậy doanh nghiệp phải đảm bảo có năng lực vượt trội hơn hẳn các đối thủ cạnh tranh. Do đó, yêu cầu doanh nghiệp phải coi trọng công tác thu thập thông tin và tiến hành nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh trong quá trình đấu thầu, tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu để có biện pháp đối phó.
Các nhà cung cấp vật tư
Cuối cùng một nhân tố nữa có ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong đấu thầu cần phải đề cập đó là các nhà cung ứng vật tư, thiết bị. Trong thời đại của sự phân công lao động và chuyên môn hóa cao thì không có một doanh nghiệp nào có thể tự lo cho mình các đầu vào được. Để kinh doanh đạt hiệu quả thì doanh nghiệp phải tìm mua các vật tư đầu vào từ bên ngoài với điều kiện là người cung ứng phải giao hàng đúng hẹn, đúng chủng loại, đảm bảo yêu cầu về chất lượng và giá cả phải ổn định trong thời gian dài. Nếu các nhà cung cấp tăng giá hoặc giao vật liệu kém phẩm chất thì chất lượng và giá thành công trình sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp sẽ giảm, điều này đồng nghĩa với việc khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ bị giảm sút và cơ hội thắng thầu cũng giảm đi.
23
Vì vậy, để việc cung cấp vật tư, nguyên liệu đúng hạn và đảm bảo yêu cầu chất lượng thì doanh nghiệp cần phải tiến hành lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận. Tức là phải điều tra các điều kiện và hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà cung cấp đó có phù hợp với mình hay không, mặt khác không ngừng củng cố mối