2.1 .Vài nét về Trung tâm đào tạo Viettel
2.3. Quản lý hoạt động dạy học trực tuyến tại TTĐTVT
2.3.1. Thực trạng quản lý dạy học trực tuyến tại TTĐTVT
Hiện nay, công tác quản lý hoạt động DHTT tại TTĐTVT đang được các lãnh đạo quan tâm sâu sắc bởi PPDH này được các cơ quan, đơn vị
60
trong TĐVTQĐ đánh giá cao. Các hoạt động quản lý DHTT đã được triển khai ngay từ những ngày đầu phát triển dự án hệ thống DHTT. Tuy mới triển khai được khoảng 4 năm nhưng các cấp lãnh đạo của TTĐTVT đã vận dụng triệt để lý thuyết khoa học quản lý vào quản lý hoạt động DHTT. Mục đích cơ bản của hoạt động DHTT của TTĐTVT là tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên do vậy nội dung quản lý tập trung nhiều tới người học. Hoạt động dạy học này chưa được cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học mà dùng để đánh giá, phân loại, sắp xếp lực lượng lao động, bổ nhiệm vị trí công tác cho cán bộ, nhân viên.
2.3.1.1. Những điểm mạnh
Thống nhất chỉ huy giữa các cấp, các đầu mối phụ trách đều nắm rõ chức trách, nhiệm vụ được giao về DHTT;
Đã tổ chức được hệ thống các đầu mối đơn vị phụ trách hoạt động đào tạo để thành lập kênh trao đổi thông tin chỉ đạo nghiệp vụ, thông báo, báo cáo theo ngành dọc.
Xây dựng được một số quy định, quy chế về tổ chức DHTT nhằm thu hút người học tham gia.
Hệ thống DHTT được triển khai phân tán trên phạm vi toàn quốc nhưng vẫn đảm bảo quản lý tập trung tại một đầu mối là TTĐTVT;
2.3.1.2. Những điểm yếu
Chưa tăng cường xây dựng và triển khai quy trình tổ chức DHTT nên chưa kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quá trình triển khai;
Chưa xây dựng và triển khai quy trình đánh giá kết quả DHTT; Chưa thực hiện quản lý hồ sơ học tập của từng CBNV có khoa học; Chưa hệ thống hoá các biểu mẫu báo cáo;
Chưa quy hoạch tài khoản người dùng, tài khoản quản trị các cấp. Nhận thức của một số cán bộ quản lý, nhân viên về tầm quan trọng của việc quản lý hoạt động DHTT còn hạn chế;
61
Ý thức tham gia học tập của một bộ phận nhân viên còn xem thường, có biểu hiện quan tâm không đầy đủ tới trách nhiệm tự học của bản thân;
Công tác quản lý không chủ động hoàn toàn được, phần lớn phụ thuộc vào báo cáo hệ thống và các đầu mối quản lý trực tiếp.
2.3.1.3. Nguyên nhân
Văn hoá vùng miền về ý thức học tập rất khác nhau;
Phạm vi triển khai hoạt động DHTT rất rộng và kéo dài thời gian; Do các cơ quan, đơn vị có đối tượng cần được đào tạo là các cơ quan, đơn vị tập trung nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất kinh doanh nên thường chưa quan tâm tới chế độ đãi ngộ, khuyến khích cán bộ, nhân viên tham gia học mà phần lớn do ý thức tự học của họ.
2.3.1.4. Thực trạng quản lý DHTT
* Về công tác lập kế hoạch
a) Quản lý đối tượng người học đầu vào/đầu ra
Các quy định liên quan tới quản lý tham gia học tập tại TTĐTVT được thực hiện theo Quyết định số 148 [32]. Việc tham gia học tập là trách nhiệm của mỗi cán bộ, nhân viên. TTĐTVT là đơn vị xây dựng môi trường học tập để hỗ trợ người học và quản lý tập trung kết quả học tập. Tính đến thời điểm hết Quý III/2012, 80% cán bộ, nhân viên của TĐVTQĐ đã có tài khoản truy nhập hệ thống DHTT. Tuy nhiên do bị giới hạn về số người truy cập đồng thời, nên cần phải quản lý số tài khoản người dùng được kích hoạt trên hệ thống. Các tài khoản được khởi tạo trên hệ thống bao gồm các thông tin cá nhân của từng cán bộ, nhân viên và giao cho các nhân tự quản và sử dụng. Các thao tác của người dùng được lưu lại trong hồ sơ quản lý học tập cá nhân. Các kế hoạch DHTT được triển khai hiện nay đều chỉ rõ:
Mục tiêu, mục đích tổ chức DHTT.
Đối tượng người học: cụ thể là xác định chức danh, nhóm chức danh phải tham gia QTDH, qua đó tính toán được số lượng tham gia để
62
định hướng chia ca học phù hợp với dung lượng người dùng hệ thống và kiểm soát được đối tượng đầu ra mong muốn.
Hình thức đăng ký tham gia học.
Các nguồn lực đảm bảo: đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật viên quản trị hệ thống sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra các điều kiện đảm bảo như máy vi tính, cơ sở dữ liệu hệ thống v.v.. phục vụ cho hoạt động dạy học; bộ phận quản lý đào tạo sẽ kiểm soát số lượng người học đã đăng ký và đã hoàn thành nhiệm vụ học tập.
b) Quản lý chương trình dạy học
Các chương trình học đã và đang được TTĐTVT xây dựng và áp dụng trong hoạt động thực tiễn. Chi phí cho việc xây dựng CTDH được thanh toán theo quy chế thanh toán thù lao cho hoạt động đào tạo [31]. Cụ thể, quy chế áp dụng cho nhiệm vụ xây dựng và thẩm định chương trình khung khoá học, chương trình khung môn học, bài giảng điện tử, ngân hàng câu hỏi. Do đặc thù các nội dung CTDH chủ yếu thuộc các đơn vị nghiệp vụ của TĐVTQĐ nên TTĐTVT đã xây dựng quy chế ban hành cấp TĐVTQĐ để tận dụng chất xám của các cán bộ, nhân viên trong đó có một phần kinh phí được trích ra từ ngân sách của TĐVTQĐ để chi cho hoạt động xây dựng CTDH.
Để làm cơ sở triển khai xây dựng chương trình học, TTĐTVT xây dựng kế hoạch gồm các mục đích xây dựng chương trình học, chủ đề hoặc ngành, phân ngành, thành phần tham gia, hình thức thẩm định CTDH, thời gian hoàn thành, thanh toán thù lao v.v... và gửi tới các bộ phận liên quan.
c) Quản lý tiến trình học tập
Do học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ là nhiệm vụ bắt buộc đối với mỗi cán bộ, nhân viên trong TĐVTQĐ, các quy chế, chính sách được đưa ra rất cụ thể tại Quyết định số 148 [32] và Nội quy lao động của TĐVTQĐ [30]. Một số chính sách đang áp dụng như:
63
Thưởng điểm thi đua, xét nâng bậc lương chức danh cho cán bộ, nhân viên có kết quả học tập xuất sắc (≥ 9 điểm)
Thưởng cho người học có nhiều ý kiến đóng góp về CTDH.
Xử phạt bằng trừ lương tháng, trừ điểm thi đua đối với cán bộ, nhân viên không tham gia học tập hoặc không hoàn thành nhiệm vụ học tập, nhờ học hộ, thi hộ.
d) Quản lý thi, kiểm tra đánh giá
TTĐTVT đã xây dựng và áp dụng quy chế tổ chức thi, kiểm tra đánh kết quả học tập dựa trên Nội quy lao động [30] và Quyết định số 148 [32] của TĐVTQĐ. Quy chế và các nội quy, quy định này là căn cứ để mỗi cán bộ, nhân viên tự chủ động nghiên cứu, nỗ lực học tập nhằm nâng cao nghiệp vụ, đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Đây là các cơ sở để TTĐTVT tổ chức, giám sát chặt chẽ công tác tổ chức thi, đánh giá, phân loại chính xác chất lượng học tập và báo cáo lãnh đạo TĐVTQĐ để phân loại lao động.
Trung bình mỗi tháng có khoảng 8.000 lượt cán bộ, nhân viên tham gia thi trên hệ thống DHTT [36] do vậy việc xây dựng kế hoạch tổ chức thi phải dựa trên quy chế thi và các quy định đã ban hành là rất cần thiết. Nội dung bản kế hoạch tác nghiệp bao gồm:
Các căn cứ, mục đích, yêu cầu của kỳ thi/môn thi/nội dung thi. Ngày, giờ thi, thời gian làm bài thi, thời gian thông báo kết quả. Địa điểm tổ chức, đối tượng thi, danh sách tham gia.
Nội dung thi, hình thức thi, hình thức đánh giá kết quả
Tổ chức thực hiện, thời hạn hoàn thành: Bộ phận đảm bảo đề thi, Bộ phận coi thi; Bộ phận chấm thi, phúc khảo bài thi, thông báo kết quả; Bộ phận kỹ thuật quản lý hệ thống DHTT và kinh phí đảm bảo.
* Về tổ chức thực hiện
64
Tổ chức phổ biến nội dung kế hoạch được phê duyệt, phân nhóm người học, tuy nhiên chưa đảm bảo 100% người học nắm rõ kế hoạch.
Kích hoạt tài khoản người dùng theo kế hoạch, kiểm soát số lượng người học tham gia, số người đang tổ chức học tập, số người học đã học.
Hướng dẫn, trợ giúp người học sử dụng hệ thống HTTT trong suốt quá trình triển khai kế hoạch.
Cập nhật các thông tin liên quan đến người học.
Phân loại chất lượng đầu ra, phân tích kết quả học tập, tổng hợp đánh giá và xây dựng định hướng dạy học bổ sung, nâng cao.
Lưu trữ và kiểm soát hồ sơ học tập còn chưa khoa học. Quy hoạch người dùng để tối ưu hệ thống.
b) Quản lý chương trình dạy học
Thủ trưởng các bộ phận liên quan tới kế hoạch sẽ tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch theo tiến độ đề ra. Một số nội dung chỉ đạo:
Thành lập đội ngũ cán bộ, giáo viên xây dựng chương trình học. Xây dựng kế hoạch cá nhân chi tiết, tổ chức biên soạn.
Thẩm định nội dung chương trình, chạy thử bài giảng điện tử của CTDH trên hệ thống DHTT.
Lấy ý kiến chuyên gia về chất lượng của chương trình và thực hiện thay đổi cần thiết.
Đóng gói chương trình và bàn giao cho bộ phận kỹ thuật để đưa lên hệ thống và gán vào khoá học liên quan.
c) Quản lý thi, kiểm tra đánh giá
Dựa trên kế hoạch được ban hành, các bộ phận liên quan tổ chức thực hiện nghiệp vụ đảm bảo thời hạn, chất lượng công việc. Ở giai đoạn này, các công việc bắt đầu được thực hiện theo quy trình, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm làm đúng, làm đủ và hiệu quả.
65
Về đảm bảo đề thi: thực hiện theo quy trình xây dựng đề thi, hướng dẫn xây dựng ngân hàng câu hỏi, hướng dẫn xây dựng kết cấu đề thi.
Về coi thi: thực hiện theo quy trình coi thi trên hệ thống DHTT, nội quy thi, các quy định xử phạt hội đồng thi, cán bộ coi thi, thí sinh.
Về chấm thi, phúc khảo: thực hiện theo quy trình chấm phúc khảo. Do hiện tại TTĐTVT chỉ khai thác chức năng thi trắc nghiệm đa lựa chọn trên hệ thống do vậy sau khi thí sinh làm bài xong và nộp bài sẽ có kết quả thi nên đã hạn chế việc chấm thi thủ công. Nhiệm vụ của bộ phận này là tổ chức chấm phúc khảo đối với những bài thi xin phúc khảo. Việc này được thực hiện bên ngoài hệ thống mà không có tác động kỹ thuật nào lên bài thi của thí sinh. Thông báo kết quả thi tới đơn vị và từng thí sinh.
Về đảm bảo hệ thống: thực hiện theo quy định an ninh bảo mật thông tin, an toàn hệ thống. Bộ phận kỹ thuật thực hiện các nhiệm vụ như: tính toán dung lượng hệ thống, khả năng chịu tải, khởi tạo tài khoản của thí sinh, tạo kho dữ liệu, đưa ngân hàng câu hỏi lên hệ thống, xây dựng đề thi theo kết cấu và ngân hàng câu hỏi, trực hệ thống và hỗ trợ khi cần.
* Về công tác chỉ đạo, lãnh đạo
a) Quản lý đối tượng người học đầu vào/đầu ra
Đảm bảo 100% người học đầu vào hoàn thành nhiệm vụ học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
b) Quản lý chương trình dạy học
Các chương trình học được thẩm định thông qua một cách chặt chẽ đảm bảo về mặt sư phạm, thẩm mỹ và khoa học.
c) Quản lý tiến trình học tập
TTĐTVT tổ chức lực lượng hỗ trợ, giám sát quá trình tham gia học nhằm đảm bảo 100% cán bộ, nhân viên thuộc diện phải tham gia nắm được kế hoạch và tham gia đầy đủ. Trường hợp phải tiến hành đôn đốc, nhắc nhở, thì có thể chỉ đạo triển khai trên các kênh thông tin như gửi Email, gửi tin nhắn tới người học.
66 d) Quản lý thi, kiểm tra đánh giá
Các hoạt động kiểm tra, đánh giá đều được thành lập hội đồng để giao nhiệm vụ, trong đó chủ tịch hội đồng là người chịu trách nhiệm cao nhất để chỉ đạo các thành viên thực hiện nhiệm vụ tổ chức thi, đánh giá người học.
* Về công tác kiểm tra, giám sát
a) Quản lý đối tượng người học đầu vào/đầu ra
Việc kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý người học được tiến hành thường xuyên với các nội dung chủ yếu như ở dưới, tuy nhiên còn thiếu chặt chẽ.
So sánh, đối chiếu kết quả học tập đầu ra so với đầu vào dựa theo các tiêu chí đánh giá đã xác định;
Phân loại kết quả học tập theo quy định;
Rà soát an ninh, bảo mật hệ thống nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch, phản ánh đúng kết quả học tập, không có hiện tượng gian lận;
Kiểm tra phỏng vấn trực tiếp ngẫu nhiên 10% người học có kết quả học tập kém nhất và 10% có kết quả cao nhất;
Tiến hành điều chỉnh những sai lệch. b) Quản lý chương trình dạy học
Sau khi CTDH được đưa vào triển khai, TTĐTVT sẽ tổ chức lấy ý kiến đóng góp của người học, tổng hợp các ý kiến, đối chiếu với các mục tiêu đề ra. Ngoài ra, kết quả học tập theo CTDH này của tất cả người học tham gia sẽ được tổng hợp và phân tích để kiểm nghiệm CTDH có đúng đối tượng sử dụng, phù hợp với trình độ nhận thức của họ hay không. Nhờ các con số thống kê của hệ thống về thời gian học, thời lượng học, số người học hoàn thành nhiệm vụ học tập, TTĐTVT sẽ xem xét điều chỉnh hợp lý thời lượng bài giảng, thời gian thi, mức độ khó dễ.
c) Quản lý tiến trình học tập
Từ các kết quả tổng hợp số liệu cập nhật về thời lượng, thời điểm tham gia học tập, TTĐTVT đánh giá được mức độ tham gia của người học
67
và trách nhiệm, kết quả đôn đốc học tập của các cán bộ phụ trách học tập/giáo viên.
d) Quản lý thi, kiểm tra đánh giá
Sau mỗi kỳ thi, TTĐTVT tổ chức rút kinh nghiệm từ khâu chuẩn bị đến khâu tổ chức để kịp thời điều chỉnh cho những lần tổ chức sau. Nội dung đánh giá bám sát kế hoạch đề ra, chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân tham gia kế hoạch, đánh giá, phân tích kết quả tổ chức thi. Tuy nhiên, công tác đề xuất khen thưởng, kỷ luật không triển khai sau khi thi mà tổ chức vào dịp tổng kết năm.