2.1 .Vài nét về Trung tâm đào tạo Viettel
3.2. Một số biện pháp quản lý hoạt động dạy học trực tuyến
3.2.2. Biện pháp 2: Tăng cường xây dựng và triển khai quy trình tổ
DHTT
3.2.2.1. Mục tiêu của biện pháp
Quy trình hóa, kiểm soát chặt chẽ và đầy đủ các công việc trong quá trình tổ chức DHTT;
Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và học viên khi tham gia hoạt động DHTT;
Tạo sự nhất trí cao về nội dung công việc để thống nhất hành động.
3.2.2.2. Nội dung của biện pháp
Quy trình là tập hợp các thao tác có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm hoàn tất một công việc nhất định. Việc quy trình hoá công tác tổ chức DHTT đòi hỏi người thực hiện quy trình cần nắm rõ các bước thao tác, đặc biệt là các bước có liên quan trực tiếp tới hệ thống. Các thao tác được các bộ phận nghiệp vụ phối hợp thực hiện nhằm đảm bảo các điều kiện về tài chính, năng lực hệ thống, cơ sở vật chất, đối tượng tham gia…Trong quá trình thực hiện, việc tổ chức kiểm tra chéo từng khâu sẽ giảm thiểu sai sót.
Quy trình còn là quy định, hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ mà qua đó người lãnh đạo sử dụng để tổ chức phân công công việc, quy định rõ trách nhiệm của ai, bao giờ phải làm xong và làm xong báo cáo ai.
Việc tổ chức các khoá đào tạo trực tuyến tại TTĐTVT hiện nay chưa được triển khai một cách có hệ thống. Các bộ phận nghiệp vụ thông thường thực hiện theo thói quen công việc của riêng mình mà chưa có một văn bản quy định nào được ban hành về công tác tổ chức DHTT. Chính sự thiếu sót này chắc chắn sẽ tạo ra kẽ hở an ninh bảo mật thông tin và làm cho lãnh đạo của TTĐTVT khó phát hiện ra những bất cập, hay những lỗ hổng bảo mật. Nguyên nhân của sự thiếu chặt chẽ này một phần là do lãnh đạo của
85
TTĐTVT đang quan tâm rất nhiều tới đối tượng người học mà ít để ý tới đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên tham gia xây dựng khoá đào tạo trên hệ thống do vậy cần phải xây dựng và áp dụng quy trình tổ chức DHTT. Đây cũng là một trong các nội dung triển khai theo Kế hoạch công tác năm 2013 của Trung tâm đào tạo Viettel [37].
3.2.2.3. Tổ chức thực hiện
Tổ chức DHTT tại TTĐTVT thường được triển khai dưới 2 hình thức lớp học: khoá học bắt buộc và khoá học tự chọn. Ở phần nội dung này, tác giả trình bày đề xuất quy trình tổ chức khoá học bắt buộc như sau:
(1) Tổng hợp nhu cầu đào tạo
Tổng hợp danh sách học viên thuộc đối tượng phải tham gia vào khoá học và lựa chọn các nội dung học tập phù hợp với yêu cầu đầu ra theo chỉ đạo của cấp trên.
(2) Kiểm tra đảm bảo cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất như máy vi tính, kết nối mạng Internet, địa điểm học, tài liệu v.v.. phục vụ cho quá trình học tập phải được kiểm tra đảm bảo trước khi khoá học diễn ra. Việc kiểm tra này phải được thực hiện sớm và chi tiết để tránh các thiếu sót không đáng có. Ví dụ kiểm tra đã đủ bộ máy tính tối thiểu cần có và hoạt động bình thường, các bộ máy tính có kết nối thành công với mạng Internet, khởi tạo tài khoản người học, tạo khoá học v.v..
(3) Xây dựng kế hoạch dạy học
Xây dựng kế hoạch DHTT có ý nghĩa rất quan trọng vì tính phức tạp của công tác tổ chức lớp học cũng như các yếu tố kỹ thuật có liên quan. Kế hoạch dạy học phải đề cập đến mục đích, yêu cầu, thời gian, đối tượng tham gia, hình thức tổ chức lớp học, nội dung học tập (số hoá tài liệu), điều kiện cơ sở vật chất yêu cầu, điều kiện hoàn thành khoá học, hình thức đánh giá kết quả học tập, nhiệm vụ tổ chức thực hiện của các bộ phận liên quan và kinh phí đảm bảo. Kế hoạch sau khi được cấp có lãnh đạo phê duyệt
86
phải được truyền thông tới các cơ quan, đơn vị có học viên tham gia và đảm bảo 100% học viên thông hiểu nội dung kế hoạch.
(4) Tổ chức và quản lý học tập
Do khoảng cách về địa lý, việc tổ chức và quản lý lớp học cần sự hợp tác chặt chẽ giữa cán bộ quản lý lớp học “ảo” của TTĐTVT, cán bộ phụ trách đào tạo tại các cơ sở và bản thân học viên của khoá học.
Các nhiệm vụ cơ bản của cán bộ quản lý lớp học “ảo” của TTĐTVT gồm có giải đáp thắc mắc về nội dung kế hoạch học tập cho học viên, theo dõi, đôn đốc học viên tham gia và hoàn thành các Module học tập, kiểm soát các thông tin trao đổi giữa học viên và giáo viên, đảm bảo nắm được tình hình tham gia học.
Các nhiệm vụ cơ bản cán bộ phụ trách đào tạo tại các cơ sở: phối hợp với cán bộ quản lý lớp học để đảm bảo không có hiện tượng học hộ, thi hộ, thu thập và phản hồi các ý kiến đóng góp của học viên, gửi cho cán bộ quản lý lớp học của TTĐTVT.
(5) Kiểm tra, đánh giá kết quả học tập
Với mỗi khoá học bắt buộc, học viên phải hoàn thành thứ tự từng Module học tập mới đủ điều kiện để làm bài kiểm tra, đánh giá kết quả học tập toàn khoá. Các bài kiểm tra kết thúc Module được xem là bài kiểm tra điều kiện và được thực hiện lần lượt, nghĩa là học viên phải hoàn thành bài thi của Module trước mới được phép chuyển sang học và thi Module tiếp theo. Riêng bài kiểm tra cuối khoá sẽ được tổ chức vào cùng một thời điểm đối với các học viên đủ điều kiện dưới sự giám sát tập trung tại các cơ sở có học viên tham gia. Hình thức thi, kiểm tra trực tuyến là bằng đề thi trắc nghiệm nhiều lựa chọn, trung bình 01 phút thi 02 câu. Do tính chất lấy tự học là chính, nên để đảm bảo chất lượng học tập việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và tiến bộ học tập rất được chú trọng.
Kết quả học tập của cả khóa học cần phải được thông báo tới các cơ quan, đơn vị liên quan và học viên của khóa học.
87
Các trường hợp không đủ điều kiện thi kết thúc khóa học hoặc thi kết thúc khóa học nhưng không đạt, TTĐTVT cần tổ chức đào tạo lại ngay.