Cơ quan Hải quan với vai trò là một trong những cơ quan tuyến đầu về quản lý thương mại cần thiết phải trở thành một trong những cơ quan tiên phong trong việc áp dụng những mô hình, phương pháp quản lý mới nhằm tạo thuận lợi cho thương mại. Vai trò của Hải quan ngày nay đã được mở rộng hơn. Hải quan đã trở thành cơ quan có trách nhiệm chủ đạo trong việc tạo thuận lợi cho thương mại, đảm bảo an ninh kinh tế và tăng nhanh lưu lượng lưu thông hàng hoá. Chính vì thế, hải quan điện tử có vai trò rất lớn trong sự phát triển kinh tế đất nước và có tính xã hội hóa cao. Hiện đại hóa Hải quan theo hướng phát triển hải quan điện tử là một trong những thước đo năng lực cạnh tranh của đất nước và của doanh nghiệp, tạo điều kiện hội nhập sâu vào kinh tế thế giới. Vai trò của Thủ tục Hải quan điện tử đối với hoạt động xuất nhập khẩu:
Hải quan có vai trò chủ chốt trong thương mại quốc tế và tạo thuận lợi cho các hoạt động thương mại hợp pháp. Khi hàng hóa được dịch chuyển qua biên giới, chủ hàng phải cung cấp, xuất trình thông tin, tài liệu, hàng hóa có thể bị kiểm tra thực tế. Điều này sẽ làm phát sinh chi phí hành chính đối với các giao dịch thương mại, hải quan điện tử được thực hiện với mục đích là giữ các chi phí này ở mức thấp mà không làm phát sinh rủi ro lớn đối với Hải quan. Chính vì vậy, thủ tục hải quan điện tử có vai trò rất quan trọng đối với thương mại quốc tế và được xác định là giữ vai trò quan trọng nhất trong các biện pháp tạo thuận lợi thương mại. Thủ tục Hải quan điện tử được thực hiện trên cơ sở áp dụng các chuẩn mực, thông lệ về hải quan tốt nhất để chuẩn hóa, đơn giản và hài hòa hóa các quy trình nghiệp vụ của cơ quan hải quan với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó sẽ đảm bảo sự tuân thủ với các quy tắc thương mại quốc tế, không gây cản trở tới quá trình tiếp cận thị trường và tính cạnh tranh của hàng hóa, doanh nghiệp trên trường quốc tế.
- Tăng tính cạnh tranh của các doanh nghiệp:
Giảm chi phí, thời gian, nhân lực: Với thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp chỉ cần khai tờ khai điện tử và gửi đến cơ quan hải quan; làm thủ tục hải quan trong thời gian rất ngắn ngay cả khi khoảng cách giữa địa điểm làm thủ tục hải quan và trụ sở doanh nghiệp rất xa nhau (mà không bị giới hạn bởi không gian địa lý). Đồng thời, thực hiện HQĐT giúp giảm thiểu các loại chứng từ, tài liệu và các thủ tục không cần thiết: Việc nộp, xuất trình nhiều loại chứng từ, tài liệu cũng như việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa doanh nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nước, giữa các cơ quan quản lý nhà nước với nhau chiếm nhiều thời gian và chi phí khá lớn đối với thương mại và ngân sách nhà nước. Các chứng từ, tài liệu điện tử và việc xử lý các chứng từ, tài liệu, hàng hóa trong thời gian ngắn và được sử dụng bộ chứng từ, tài liệu gốc xuất trình Hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ làm giảm gánh nặng hành chính và các chi phí, thời gian đối với chuỗi cung ứng TMQT. Tại Singapore, trước khi có hệ thống TradeNet; các doanh nghiệp Singapore thường phải nộp khoảng 21 loại chứng từ tới 23 cơ quan khác nhau, quy trình xử lý thường mất 15-20 ngày. Sau khi áp dụng hệ thống
TradeNet, các doanh nghiệp chỉ phải nộp 2 loại chứng từ và nhận tất cả các chấp thuận cần thiết của chính phủ trong vòng 15 phút. Với những ưu thế đó, việc thực hiện thương mại điện tử đã “tiết kiệm 15% giá trị hàng hóa nhập khẩu; hệ thống này làm tăng tính hiệu quả và tiết kiệm được hơn 1 tỷ USD mỗi năm”, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham gia vào các hoạt động thương mại quốc tế.
- Thúc đẩy tăng kim ngạch xuất nhập khẩu:
Các nước khi triển khai áp dụng hải quan điện tử đều nhìn nhận được lợi ích to lớn mà hải quan điện tử mang lại. Nó không những giúp quá trình quản lý hải quan được hiện đại, minh bạch, góp phần đảm bảo an ninh quốc gia,…mà nó còn có một vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu. Thực tế cho thấy, quốc gia nào triển khai áp dụng phương pháp quản lý hải quan hiện đại thì tốc độ tăng kim ngạch xuất nhập khẩu cũng cao hơn trước (chẳng hạn như Singapore, Thái Lan,…). Đối với Việt Nam, cùng với những chính sách tạo thuận lợi thương mại khác thì từ khi áp dụng hải quan điện tử, kim ngạch xuất nhập khẩu đã tăng rất nhanh. Nếu như năm 2004, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu chỉ là 58,5 tỷ USD thì đến năm 2008 đã tăng lên 143,4 tỷ USD, gấp gần 2,5 lần. Thứ hạng về kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam trên thế giới đã được nâng lên. Theo thống kê của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), vị trí ngoại thương hàng hoá của Việt Nam năm 2008 đứng thứ 42 trên thế giới, trong đó xuất khẩu ở vị trí 51 và nhập khẩu là 41 và được đánh giá là quốc gia có mức tăng trưởng xuất nhập khẩu tốt, thu hút sự quan tâm của cộng đồng quốc tế. Đặc biệt, Việt Nam trong danh sách 30 nhà xuất khẩu lớn nhất vào Hoa Kỳ trong năm 2007. Không chỉ vậy, Việt Nam đã chính thức vượt qua Philippin vươn lên vị trí thứ 5 về xuất nhập khẩu trong khối ASEAN năm 2007.
- Giảm tiếp xúc trực tiếp giữa cán bộ hải quan và doanh nghiệp:
Mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với Hải quan và các cơ quan quản lý biên giới khác trở nên thuận tiện, thân thiện, minh bạch, đỡ tốn kém và hiệu quả hơn thông qua thiết lập thông tin trao đổi điện tử giữa các bên. Bảo đảm
sự bình đẳng và thúc đẩy sự cạnh tranh cho các chủ thể liên quan tới các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu. Khi thực hiện hải quan điện tử, các chính sách, quy trình được đơn giản, minh bạch, áp dụng một cách thống nhất đối với các đối tượng tham gia thủ tục hải quan điện tử; doanh nghiệp được tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng. Do đó, các doanh nghiệp không bị phân biệt đối xử, được chủ động về thông tin nên sẽ chủ động được các hoạt động kinh doanh của mình.
Bên cạnh đó, việc thực hiện hải quan điện tử làm cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ công do cơ quan hải quan cung cấp; bao gồm truy xuất các thông tin về kinh doanh, tải các mẫu đơn, gia hạn giấy phép, đăng ký kinh doanh, xin cấp phép và nộp thuế… Các dịch vụ này sẽ cho phép đơn giản hóa các thủ tục xin cấp phép, hỗ trợ quá trình phê duyệt đối với các yêu cầu của doanh nghiệp, sẽ thúc đẩy kinh doanh phát triển đặc biệt là phát triển các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Vai trò của Thủ tục Hải quan điện tử trong cải cách hành chính nói chung và cải cách, hiện đại hóa quản lý hải quan nói riêng.
Trong bối cảnh hội nhập mạnh mẽ về kinh tế, sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ thì hầu như tất cả các quốc gia đều nằm trong quá trình cải cách hành chính để phục vụ phát triển kinh tế xã hội. Quá trình này diễn ra không chỉ ở các nước đang phát triển mà ở ngay các nước phát triển như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc. Quá trình này cũng đang được đẩy mạnh thực hiện cho phù hợp với điều kiện mới. Tất cả thành tựu cải cách hành chính nhà nước của các nước đã và đang hình thành nên những nét chung của nền hành chính hiện đại, bên cạnh những đặc điểm riêng của nền hành chính mỗi nước. Nhận thức được những lợi ích của quản lý hành chính hiện đại, Hải quan các nước nhanh chóng ứng dụng các thành tựu khoa học vào hoạt động quản lý hành chính và hoạt động nghiệp vụ. Hầu hết các chương trình cải cách, hiện đại hóa quản lý của các cơ quan hải quan đều dựa trên 2 trụ cột: Áp dụng các chuẩn mực quốc tế về quản lý hành chính nhà
nước và quản lý nghiệp vụ; Ứng dụng CNTT và truyền thông vào quản lý hành chính nhà nước.
Hiện đại hóa hải quan theo hướng phát triển hải quan điện tử giúp cho cơ quan hải quan kiểm soát hiệu quả hơn; thông quan hiệu quả hơn; áp dụng thống nhất luật hải quan; thu thuế hiệu quả hơn; phân tích dữ liệu hiệu quả hơn; thống kê ngoại thương hiệu quả hơn;... Qua đó góp phần đẩy nhanh công cuộc cải cách hành chính đất nước, giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà, tiết kiệm chi phí. HQĐT còn làm tăng tính hiệu quả, dân chủ và minh bạch, giảm hiện tượng quan liêu, tạo dựng lòng tin của công dân đối với Chính phủ. Hải quan điện tử đem lại nhiều lợi ích cho cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hoạt động quản lý nhà nước nói chung và trong lĩnh vực hải quan nói riêng. Tuy nhiên, sự tác động này không phải là mối quan hệ một chiều; sự tác động của cải cách hành chính tới thủ tục hải quan điện tử mới là khâu then chốt để hiện đại hóa hoạt động quản lý hải quan vì:
Thứ nhất: Ứng dụng CNTT chỉ phát huy được hiệu quả khi quy trình thủ tục hải quan đã được đơn giản, hài hòa, minh bạch và chuẩn hóa. Nếu hệ thống hành chính vẫn còn các quan hệ, quy trình, thủ tục rườm rà, không minh bạch rõ ràng và còn chồng chéo giữa các cơ quan Nhà nước thì không thể viết các thuật toán, quy trình cho thủ tục hải quan điện tử được. Mặt khác, cốt lõi của cải cách hành chính đối với ngành hải quan là cải thiện môi trường làm thủ tục hải quan, hoạt động của cơ quan hải quan đặc biệt là tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chức. Cải cách hành chính là điều kiện tiên quyết để áp dụng thủ tục hải quan điện tử.
Thứ hai: CNTT trong thực hiện hải quan điện tử xét cho cùng chỉ là công cụ, phương tiện để cải cách hành chính, hiện đại hóa hoạt động quản lý; nó chỉ đẩy nhanh tốc độ hiện đại hóa chứ không phải là khâu quyết định cho sự thành công của cải cách hành chính.
Chính vì những lý do trên mà để thực hiện thành công thủ tục hải quan điện tử trước hết chính phủ mỗi nước cần thực hiện cải cách thủ tục hành chính. Đây
là một trong những khâu then chốt quyết định tới thành công của các dự án hiện đại hóa hải quan nói riêng và dự án chính phủ điện tử nói chung.