III II C CÁ ÁC CH HÌ ÌN NH HTT HỨ HỨC CP PH HÊ ÊB BÌ ÌN NH HV VÀ À KỸ KỸ T TH HUẬ UẬT TV VÔ ÔH HIỆ IỆU UH HO OÁ Á
3) Các chiến thuật vô hiệu hoá phê bình của đối tác:
Những nguyên nhân tự nhiên của hiện tượng phê bình như thế nào? Hệ thống các nguyên nhân (tồn tại trong cuộc sống của chúng ta) có vận hành trong thương lượng hay không? Người ta đã xác định rằng hệ thống đó có tính chất bao trùm đối với mọi người và do tính chất giống nhau của những tác nhân kích thích quy định. Những hiện tượng gần giống nhau về thời gian và không gian thường được xem xét trong mối quan hệ nhân quả.
Một nguyên nhân khác nào đó kích thích tính tích cực của đối tác. Kết quả là họ trình bày mối hoài nghi, ý kiến phản đối hoặc tỏ thái độ tích cực. Vào một thời điểm nào đó trong những biểu hiện trên (phê bình, phản đối, thông báo) gây một phản ứng nào đó trong chúng ta. Thông thường chúng ta bị áp đặt, buộc phải có phản ứng. Nhưng bản thân chúng ta cũng có thể làm như vậy vào thời điểm thích hợp của mình. Sau đó lựa chọn vị trí của hành động (đó có thể là các quy tắc kỹ thuật, các điều khoản pháp luật, quy tắc hành vi trong kinh doanh, trong công tác...) và chuyển sang thực hiện hành động vô hiệu hoá bằng các tác động ngôn ngữ đến đối tác. Tác động đó gây ra hậu quả này hay hậu quả khác. Hậu quả đó được phản ánh trong hành động tiếp theo, trong lập trường của đối tác thể hiện ở hành động từ chối hay phản đối. Đôi khi hành động của ta tỏ ra không đúng đắn, không có hiệu quả và những hậu quả xấu của nó có thể sẽ trở thành nguyên nhân gây ra những khó khăn phức tạp mới.
Để thành công hơn trong việc vô hiệu hoá ý kiến phê bình của đối tác nhằm tránh được những hạn chế kể trên, ngoài việc nắm vững những phương pháp vô hiệu hoá ý kiến phê bình, chúng ta còn cần phải vận dụng thành thạo các chiến thuật vô hiệu hoá nữa. Một chiến thuật vô hiệu hoá chính là sự sử dụng kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố cơ bản đó là:
- Phát biểu ý kiến phê bình như thế nào là tốt nhất - Khi nào nên trả lời ý kiến phê bình
Chiến thuật cơ bản để vô hiệu hoá ý kiên phê bình có thể được trình bày thông qua một số khía cạnh sau đây:
3.1) Khoanh vùng, giới hạn:
Trước khi bắt tay vào vô hiệu hoá ý kiến phê bình cần xác định chính xác và giới hạn theo thời gian, không gian và môi trường ảnh hưởng. Quá trình khoanh vùng, giới hạn trở nên rõ ràng hơn khi ta trả lời được câu hỏi sau:
- Đằng sau những gì đã được thể hiện, được nói ra chứa đựng ý kiến phản đối nào? Ở đây nên nhớ rằng, thoạt nhìn nhiều ý kiến phê bình có vẻ rất nghiêm túc, nhưng thực ra đó chỉ là mặt nạ che dấu chiến thuật, chiến lược thương lượng của đối tác. Tính do dự hoặc không có thẩm quyền quyết định độc lập có thể là nguyên nhân thực sự của ý kiến phê bình phản đối của họ.
- Ý kiến phê bình của đối tác thuộc loại nào?
- Nên sử dụng kỹ thuật vô hiệu hoá ý kiến phê bình nào? - Nên vận dụng chiến thuật vô hiệu hoá ý kiến phê bình nào? - Ý kiến phê bình có ý nghĩa gì đối với đối tác thương lượng?
Đào Hữu Hoà Trang-36 10-05-12 - Ý kiên phê bình có bị giới hạn về thời gian và không gian hay không?
Giọng điệu trả lời đối tác cần phải luôn bình tĩnh, ý tứ trả lời phải rõ ràng, súc tích và đầy thiện chí cho dù sự phê bình của đối phương có mang tính châm chọc, mỉa mai đi chăng nữa. Nếu giọng điệu trả lời của ta mà bực bội có thể sẽ dập tắt được ý kiến phê bình nhưng sẽ khó mà thuyết phục được đối tác nghe theo lập trường của ta.
3.2) Không được phản ứng thẳng thừng và thô bạo:
Trong trường hợp đối tác hoàn toàn sai lầm đi chăng nữa, người thương lượng có bản lĩnh sẽ không bao giờ sử dụng hành động phản bác quá thẳng thừng và thô bạo. Bởi vì để bác bỏ đối phương trong trường hợp này bằng hành động mạnh mẽ thường không phải là cách tốt, đối phương vì bị tổn thương danh dự rất có thể sẽ nổi điên, mất hết tự chủ và lúc đó không ai có thể lường trước được điều gì sẽ xảy ra!?
3.3) Có thái độ tôn trọng người đối thoại
Cần tôn trọng ý kiến, lập trường của đối tác dù ý kiến, lập trường đó có sai lầm ở mức độ nào đó hoặc không thể chấp nhận được đối với chúng ta. Không có gì có thể gây khó khăn rối rắm, cản trở thương lượng hơn là thái độ coi thường, tự cao tự đại đối với đối tác thương lượng. Họ cũng là người có lòng tự trọng, có danh dự, có phẩm giá. Đôi khi chúng ta gặp những người thậm chí là trí thức lại có thái độ quá coi thường đồng nghiệp,coi thường người quen ngẫu nhiên. Chính thái độ này làm cuộc sống họ thêm phức tạp, cản trở con đường công danh, sự nghiệp của họ.
3.4) Thừa nhận lẽ phải:
Chúng ta nên nghĩ rằng, khi có nhiều ý kiến phê bình, phản đối thì đó chính là sự thể hiện ý đồ tốt của đối tác muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết. Vì vậy chúng ta cần nhanh chóng thừa nhận các ý kiến phê bình đúng đắn của đối tác, thừa nhận lẽ phải.
Chúng ta hoàn toàn có thể thản nhiên nói rằng: "Rất cảm ơn anh đã nhắc, nói thật tôi quên mất đây mới là phương án giải quyết vấn đề này tốt nhất..."
3.5) Thận trọng trong nhận xét đánh giá cá nhân:
Nói chung khi tình huống thương lượng không có nhu cầu cấp bách về việc phải đánh giá người khác thì chúng ta không nên thực hiện điều này. Đặc biệt cần tránh kiẻu đánh giá nhận xét cá nhân theo kiểu:
- "Nếu tôi ở vào địa vị anh thì...."
- "Cơ quan tôi cho rằng ... còn riêng tôi cho rằng..."
Khi chúng ta đưa ra lời nhận xét đánh giá như thế này có thể dẫn đến việc đối tác sẽ nghi ngờ lòng trung thành của chúng ta đối với cơ quan nơi ta làm việc. Điều này có thể làm cho khả năng thuyết phục đối tác của chúng ta trở nên khó khăn hơn.
3.6) Trả lời ngắn gọn
Quy tắc mang tính chiến thuật này yêu cầu phải trả lời thật ngắn gọn vì: càng trả lời ngắn gọn, đi vào thực chất vấn đề bao nhiêu thì càng thuyết phục được đối tác bấy nhiêu. Trong các câu trả lời dài dòng dễ nhận thấy vẻ thiếu tự tin. Vì vậy càng kéo dài ý kiến trả lời bao nhiêu thì càng có nguy cơ sơ hở và tự phủ nhận mình bấy nhiêu.
3.7) Kiểm soát chặt chẽ phản ứng của đối tác
Nếu kiểm soát được phản ứng của đối tác thì việc vô hiệu hoá ý kiến phê bình của họ càng có hiệu quả. Có thể dễ dàng thực hiện các điều đó thông quan các câu hỏi trung
Đào Hữu Hoà Trang-37 10-05-12 gian. Chúng ta bình tĩnh hỏi xem đối tác có hài lòng với cách trả lời hay không. Nếu không, ta đề nghị đối tác nghiên cứu kỹ hơn câu hỏi đó.
Điều quan trọng là phải chú ý quan sát đối tác vì câu trả lời cần phải phù hợp tương ứng với tâm trạng. Tuy nhiên, điều đó có thể không xảy ra và chẳng khó khăn gì nhận thấy nó qua các biểu hiện bên ngoài như nôn nóng, đứng ngồi không iên...
3.8) Không cho phép mình trội hẳn lên
Nếu chúng ta không cần đắn đo suy nghĩ mà vẫn phản ứng ý kiến phê bình của đối tác một cách hiệu quả thì đối tác dần dần sẽ nghĩ rằng họ đang ngồi trước một người quá nhiều kinh nghiệm và không có cơ may nào cho họ vượt qua. Trong trường hợp này co sthể họ sẽ rút lui khỏi thương lượng vì họ cảm thấy không an toàn cho lợi ích cá nhân của họ. Vì vậy về chiến thuật, khi thương lượng chúng ta:
- Không nên phản công lại tức thì từng ý kiến phê bình của đối tác
- Cần chứng tỏ rằng những yếu kém của con người không xa lạ gì với chúng ta, chúng ta cũng thường hay mắc phải các sai lầm như người khác.
3.9) Chuẩn bị vô hiệu hoá ý kiến phê bình
Chuẩn bị vô hiệu hoá ý kiến phê bình cần phải thật chu đáo. Nên tìm hiểu kỹ càng về nội dung của vấn đề thương lượng, các thông tin tài liệu cần thiết phục vụ cho việc chứng minh một vấn đề cụ thể nào đó. Cần suy nghĩ trước về nhân cách, cá tính của đối tác, các thông tin liên quan đến thói quen, sở thích và cách phản ứng của đối tác. Nên dự kiến trước ý kiến phê bình phản đối có thể được đưa ra trong quá trình thương lượng. Cuối cùng là xác định thời điểm thuận lợi nhất để tiến hành vô hiệu hoá ý kiến phê bình. Điều quan trọng là cần hiểu rằng, việc chọn thời điểm trả lời phê bình có ý nghĩa lớn hơn nhiều so với quan niệm thông thường, đôi khi nó cũng ngang với nội dung trả lời.
Có thể đề ra một số phương án trả lời ý kiến phê bình như sau:
- Trả lời trước khi ý kiến phê bình được đưa ra: nếu biết chắc chắn rằng đối tác nhất định sẽ đưa ra ý kiến phê bình nào đó thì ta nên chủ động giải thích trước cho họ điều đó những hậu quả có thể có từ câu hỏi đó. Phương án này có khả năng giúp cho chúng ta tránh được phê bình, giảm được xung đột với đối tác. Ngoài ra trả lời trước còn có điều kiện để lựa chọn thời điểm thích hợp để trả lời, có đủ thời gian để suy nghĩ về phương án, củng cố được sự tin cậy lẫn nhau trên cơ sở cân nhắc sự hơn thiệt. - Trả lời ngay sau khi ý kiến phê bình được đưa ra: Trả lời ngay sau khi ý kiến phê bình đưa ra thường là cách trả lời thông dụng nhất. Nó cũng phù hợp với lẽ thường tình ở trên đời đó là người nói phải có người nghe, người hỏi phải có người trả lời.
- Trả lời sau một thời gian nào đó: Việc trì hoãn trả lời sau một khoảng thời gian nhất định có ý nghĩa trong việc duy trì không khí thương lượng theo hướng thuận lợi khi mà môi trường thương lượng chưa cho phép trả lời ngay câu hỏi đó (đối phương đang nổi nóng, đang có người ngoài tham gia vào nhưng ta không muốn cho họ biết). Đôi khi việc trì hoãn này có thể còn là do bản thân chúng ta chưa thể tìm ngay được phương án trả lời có hiệu quả, chúng ta cần có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về việc đó vì nếu trả lời ngay ta có thể làm hỏng cuộc thương lượng.
- Bỏ qua, không trả lời: Tuỳ theo khả năng mà có thể phớt lờ một số hình thức phê bình, đặc biệt tuyệt đối từ chối lời phê bình mang tính chất thoá mạ cá nhân, gây rối để phá hoại các thoả thuận đã đạt được, cố ý càn trở việc thực hiện cuộc thương lượng...
Đào Hữu Hoà Trang-38 10-05-12 CÂU HỎI ÔN TẬP
1) Lập luận là gì? Trong thương lượng tại sao người ta lại cần phải rèn luyện kỹ năng lập luận?
2) Hãy trình bày các kỹ thuật lập luận cơ bản và cho biết chúng ta nên vận dụng các phương pháp đó trong trường hợp nào?
3) Hùng biện là gì? Hãy trình bày nội dung cơ bản của các phương pháp hùng biện và cho biết điều kiện vận dụng của chúng?
4) Hãy trình bày nội dung của các hình thức phê bình cơ bản? Theo anh (chị) thì động cơ nào đã dẫn đối tác đi đến hành vi đưa ra ý kiến phê bình chúng ta?
5) Theo anh (chị) để vô hiệu hoá các ý kiến phê bình
của đối phương chúng ta có thể sử dụng các phương pháp
nào? Cách thức sử dụng ra sao?
6) Tại sao phải quan tâm đến chiến thuật vô hiệu hoá ý kiến phê bình của đối tác? Hãy trình bày những yếu tố cơ bản cấu thành nên chiến thuật cơ bản để vô hiệu hoá ý kiến phê bình của đối phương?
Đào Hữu Hoà Trang-39 10-05-12
CHƯƠNG 4