2.Chuẩn bị về kế hoạch
2.1. Thu nhập số liệu/ dữ liệu thông tin
Giáo sư Pankey Ghemawat, khoa Kinh doanh Thương mại Đại học Hảvảd, có nhận xét hóm hỉnh “Thơng tin là thước đo cấp độ âm của sự khơng chắc chắn. Cứ ở đâu có sự khơng chắc chắn, ở đó có nhu cầu giảm nó bằng cách thu lượm thông tin” (Ghemawat, 1991: 109). Trước mỗi cuộc đàm phán, phía trước các nhà đàm phán là một môi trường không chắc chắn cho sự quyết định. Nhu cầu thu lượm thơng tin vì thế là đương nhiên.
2.1.1. Thu thập thông tin nhân sự và sự tổ chức
Trước hết, phải điều tra kỹ lưỡng về con người hay phái đoàn mà ta sẽ gặp trên bàn đàm phán cũng như công ty mà ta sẽ làm ăn/ buôn bán với họ. Ta phải nắm thật rõ, càng rõ càng tốt, về hoạt động kinh doanh/ làm ăn của họ, nhu cầu tâm lý của họ, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lược, sách lược, thủ tục đàm phán của họ. Với những số liệu này, to cơinh bước tới bờ của cuộc đàm phán.
Phương pháp đơn giản nhất của nghiên cứu về một công ty khác, lịch sử của nó trong q khứ và chính sách hiện tại của nó và về các nhà đàm phán của cơng ty đó là nghiên cứu qua các tư liệu xuất bản. Ta có thể thu được một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của công ty qua nghiên cứu các báo cáo năm, các thơng tin báo chí, các quảng cáo trong tài liệu đăng ký quốc gia hoặc địa phương, các báo cáo của các nhà phân tích đầu tư kinh doanh vốn, các hồ sơ cơng ty của chính phủ, các hướng dẫn về thị trường chứng khoán, các tập nghiên
cứu lưu hành nội bộ, các thơng tin về tín dụng cơng ty và các báo cáo về các tranh chấp tín dụng và tài sản.
Thơng tin về các cá nhân ta sẽ gặp qua bàn đàm phán có thể lấy từ các tiểu sử (Nếu là nhà đàm phán Mỹ, có thể tìm thấy tiểu sử của họ trong các ấn phẩm cập nhật hàng năm của Moody’s, Standard and Poor’s, Dun & Bradstreet hoặc danh bạ danh nhân, có ở các thư viện như thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện các trường Đại học lớn.) ở các nước như nước ta, việc lấy thơng tin khó hơn, nhưng cũng không phải là không lấy được qua tiểu sử hoạt động kinh doanh, buôn bán của chính anh ta với các bạn hàng khác mà anh ta có quan hệ. Bên cạnh thơng tin tiểu sử nhà đàm phán, cịn có thể quan tâm đến các phát biểu, các bài báo liêu quan đến các nhà đàm phán đó.
Các nguồn thông tin đầy đủ và chi tiết hơn có thể đến với ta qua gặp gỡ, phỏng vấn các bên sẽ đàm phán với ta về tình hình tranh chấp, giải quyết xung đột của công ty, đặc biệt là gặp gỡ, phỏng vấn với các bên đã từng làm việc không thành công với công ty mà ta sẽ đàm phán hoặc với những bên có ít nhiều quan hệ kinh doanh với công ty đó. Để thu lượm thông tin về các cá nhân mà ta đàm phán mà không dựa vào các tài liệu đã xuất bản, ta cũng có thể làm như đã nói ở đoạn trên, khi đề cập về thông tin tiểu sử của nhà đàm phán, nghĩa là nói chuyện với bạn học cũ, người quen, bạn bè, đồng nghiệp cũ của anh ta, các thành viên câu lạc bộ, hội ngành nghề, cơng đồn mà anh ta tham gia.
Trong một số trường hợp nhạy cảm, ta có thể mở một cuộc điều tra riêng liên quan đến địa vị xã hội trong công ty của nhà đàm phán, quyền hạn và phạm vi ra quyết định, các thủ thuật đàm phán, điểm mạnh, điểm yếu, nhu cầu tình cảm, tín ngưỡng, thậm chí cả chỉ số thơng minh của anh ta. Đơi khi ta cịn cần tìm hiểu kỹ thêm về tính cách, giọng nói, những nét riêng tư, sở thích của anh ta. Tất cả những thông tin trên cộng lại sẽ giúp nhà đàm phán đoán trước phong cách, tư duy và phản ứng của người mình sẽ gặp qua bàn đàm phán.
Điều tra cá nhân là một vấn đề tế nhị. Trong khi điều tra không nên thái quá để các vấn đề chuyển ý nghĩa từ kinh tế sang đạo lý hoặc pháp lý theo kiểu sử dụng tình báo cơng nghiệp, nghĩa là thuê hẳn một “tay trong” (insider) đang sống và làm việc trong một đơn vị kinh tế hoặc công ty để lấy thông tin nội bộ của cơng ty và những lý do khiến cơng ty đó tham gia đàm phán.
Theo con số công bố, hàng năm các công ty Mỹ chi khoảng 800 (tám trăm) triệu đôla cho việc này.
2.1.2. Thu thập thông tin cho đàm phán thương mại quốc tế.
Thu thập thông tin cho đàm phán thương mại quốc tế mang tính phức tạp và khó khăn hơn so với thu thập thông tin phục vụ cho mua bán nội địa. Vì ngồi những thơng tin trình bày trong mục 2.1.1 trên, đó cịn là các thông tin về: (1) Điều kiện địa lý, dân số và sức mua của thị trường đích xa cách ta có khi nửa vịng trái đất, nơi có các yếu tố văn hoá (như phong tục, tập quán, thói quen tiêu dùng) hồn tồn khác hẳn ta; (2) Khả năng cạnh tranh của hàng ta trước những mặt hàng cùng loại do các ngành kinh doanh bản xứ và các thành viên chủ yếu của thị trường đích cung cấp; (3) Cơ sở hạ tầng bao gồm các dk về giao thông vận tải, thơng tin liên lạc, hoạt động tín dụng và ngân hàng; (4) Chính phủ và sự can thiệp của chính phủ qua:
(a) Những đòi hỏi về giấy phép: (Trong điều kiện Việt Nam, muốn làm xuất nhập khẩu phải có ít nhất 3 (ba) giấy phép khác nhau của Bộ Thương mại (1) giấy phép chung cho phép kinh doanh xuất nhập khẩu; (2) kế hoạch xuất hay nhập khẩu phải được chấp thuận trước khi cơng ty có thể đàm phán với bạn hàng hay cơng ty cung ứng nước ngoài; (3) sau khi thoả thuận xong về hợp đồng xuất nhập khẩu, có khi cịn cần thêm giấy phép cho mỗi đợt giao hàng)
(b) Thuế quan xuất nhập khẩu (Nhà kinh tế học David Begg (1993) đã có lần than rằng trong thế giới kinh doanh có hai điều chắc chắn, đó là thuế của Nhà nước và cái chết. Nhưng nội trong hai điều áy cũng khơng ai biết mình sẽ chết vào lúc nào và lúc nào mức thuế của Nhà nước sẽ lên xuống ra sao. Vậy chấp nhận nghề kinh doanh thương mại là ta chấp nhận đi vào một thế giới nơi khơng có gì là chắc chắn. ở Việt Nam những năm đầu thập kỷ 90, biểu thuế suất biến thiên từ 0% đến 150% với 28 mức thuế suất khác nhau với mức thấp nhất cho thiết bị cơ bản, tăng dần cho hàng tiêu dùng và cao nhất đối với hàng xa xỉ. Đến tháng 5/1992 và tháng 1/1993 biểu thuế sửa đổi còn 21 mức thuế suất dao động từ 0% đến 150% như trước đây. Đến tháng 1/1994 lại có những thay đổi bỏ thuế đánh vào xăng dầu, phân bón thay bằng phụ phí kinh doanh, hạ mức thuế đánh vào xi măng và clinker nhưng tăng mức thuế đối với linh kiện SKD/ CKD, xe máy hai bánh và bốn bánh, máy móc phụ tùng cũ, thực phẩm và mỹ phẩm.)
(c) Quota (Hạn ngạch): (Quota là những điều khoản qui định rõ giới hạn khối lượng hàng hố xuất nhập khẩu. Có 3 (ba) loại quota: (1) Cấm nhập (quota số không) áp dụng cho cấm vận hoặc hạn chế vô điều kiện khối lượng nhập khẩu (2) Quota thuế quan, cho phép nhập khẩu với số lượng qui định và (3) Quota tự nguyện, được hiểu như những hạn chế xuất khẩu tự giác).
(d) Những loại thuế phụ (Một số chính phủ thu thêm một số loại thuế phụ như thuế môn bài, thuế biên giới...)
(e) Những hoạt động yểm trợ của Chính phủ: (Một số chính phủ trợ cấp trực tiếp về tín dụng cho các hãng kinh doanh nhằm khuyến khích một số hoạt động kinh doanh cụ thể nào đó. ở Mỹ, có những tổ chức như Ngân hàng Xuất- Nhập khẩu, Hiệp hội tín dụng hàng hố, Hãng phát triển Quốc tế là những tổ chức thường trợ cấp tín dụng cho các hãng xuất khẩu).
Tóm lại, giá trị của tồn bộ bước này (như đã trình bày trong 2.1.1 và 2.1.2) là nó giúp nhà đàm phán hiểu rõ hơn về bối cảnh mà anh ta sắp bước vào và con người mà anh ta sắp làm việc cùng. Vì lý do đó, bước chuẩn bị này cịn được gọi là bước nhận thức.