1. Lên giá đích
2.5. Tự đánh giá mình và đối phương
Cổ nhân có câu: “Biết mình là minh, biết người là thơng, biết mình, biết người là cường”. Câu nói này thật có ý nghĩa trong chuẩn bị đàm phán.
2.5.1. Tự tìm hiểu kế hoạch trị chơi của đối phương:
Trên thực tế, thoả thuận là điều dễ đạt được nếu các bên đều lật ngửa con bài của mình, và có lẽ phần lớn các cuộc đàm phán đều không phức tạp lắm, vì thường các bên tham gia đàm phán chấp nhận phương thức trò chơi này. Tuy nhiên, vẫn cịn có ai đó nói họ muốn thế này, thế kia, nhưng thực tế không hẳn là như vậy. Trong giao dịch giữa người bán/ người mua, có những yếu tố bề mặt làm ảnh hưởng đến đàm phán. Bởi vậy, trước khi đàm phán, cần có sự phân tích kỹ lưỡng những kế hoạch trị chơi của đối phương.
Một ví dụ
Công ty A đang đàm phán để bán các mặt hàng cho công ty B, là một khách hàng quen. Nhà đàm phán của công ty A rất ngạc nhiên khi thấy công ty B đề nghị một mức giá quá thấp so với thường lệ ở những cuộc đàm phán trước. Và mặc dù đã chân thành đề nghị bên B xem xét lại, đại diện của công ty B không rút lại đề nghị giảm giá. Đàm phán bị tan vỡ vì bán với giá cơng ty B địi hỏi thì bên A khơng thu được lợi nhuận gì hết.
Cơng ty A sau này mới phát hiện ra rằng công ty B đã có đơn đặt hàng thay thế ở cơng ty X cho mặt hàng cùng chủng loại có chất lượng kém hơn nhưng đúng theo mức giá mà công ty B đã bị công ty A khước từ. Công ty A cũng phát hiện công ty X cho công ty B những điều kiện thanh toán ưu đãi, điều mà công ty A không biết tại thời điểm đàm phán. Mà điều này cơng ty A có thể biết nếu nghiên cứu một chút- là công ty B đang gặp khó khăn về tài chính. Bởi vậy, cơng ty B muốn tìm người cung cấp với chi phí thấp hơn và các điều khoản thanh toán dễ dãi hơn.
Cơng ty A hồn tồn có khả năng ký một hợp đồng tương tự với công ty B bằng việc thay thế mặt hàng truyền thống bằng mặt hàng chất lượng thấp hơn, nhưng giá rẻ hơn. nhưng công ty A đã bỏ lỡ cơ hội vì khơng biết được khó khăn tài chính của cơng ty B mà chỉ biết kết tội công ty B lợi dụng quan hệ làm ăn sẵn có giữa hai bên để đưa ra những đòi hỏi bất hợp lý
----------------------------------------------------------
Ví dụ này cho thấy, này cả khi các bên đang có quan hệ làm ăn với nhau, trước khi đàm phán với nhau vẫn cần có nghiên cứu về những thay đổi của phía bên kia, vẫn cần có những phân tích về những thay đổi đó để tìm ra kế hoạch trị chơi của họ. Không nên ỷ lại vào những giả thiết cũ để bước vào cuộc đàm phán mới.
Một phương pháp khác để phát hiện kế hoạch trò chơi của đối phương, ngồi việc thu lượm và phân tích thơng tin về họ: họ mua sản phẩm của ta vì giá, vì chất lượng, vì điều kiện thanh tốn, điều kiện giao hàng hay vì các yếu tố khác.
Nắm được cách nhìn của đối phương là quan trọng vì nó sẽ giúp tăng cường lợi thế của các nhà đàm phán khi đàm phán các điều khoản cụ thể của thoả thuận. 2.5.2. So sánh mục tiêu của ta và đối phương:
Khi bước vào đàm phán, mỗi bên đều mang theo mục đích và những mục tiêu cụ thể. Trong trường hợp cơ bản nhất, bên bán bao giờ cũng bán với giá cao nhất, bên mua bao giờ cũng muốn mua với gía thấp nhất so với giá trị của hàng hoá. Ngay trong trường hợp cơ bản này đã có sự khác biệt giữa các bên. Vì vậy trong chuẩn bị đàm phán, việc so sánh mục tiêu của các bên là một đòi hỏi tất yếu.
Đương nhiên, trong thực tế, việc tìm hiểu mục tiêu của đối phương khơng chỉ được thực hiện trong q trình thu lượm thơng tin về đối phương. Trong nhiều trường hợp, ta khơng thể xác định được tồn bộ mục tiêu của đối phương trước khi đàm phán bắt đầu. Nghĩa là có một số mục tiêu của đối phương chỉ hiện lên trong bản thân q trình đàm phán. Thậm chí một số mục tiêu mà trong suốt q trình đàm phán ta cũng khơng phát hiện ra.
Mặc dù vậy, càng phát hiện ra nhiều mục tiêu của đối phương càng tạo ra nhiều lợi thế để đi đến thoả thuận/ ký kết hợp đồng. Sau khi có các điều kiện, ta tìm cách giải bài tốn so cho có đáp số tích cực. Ta liệt kê các mục tiêu chính yếu và thứ yếu, dự tính những nhượng bộ có thể và các điều khoản mong muốn của các bên. Trên cơ sở đó, ta tìm các yếu tố chung về quyền lợi cho các bên. Những yếu tố này toạ thành khu vực tiềm năng cho các thoả thuận có thể đạt được.
2.5.3. Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín
Như đã trình bày ở mục 2.5.2., có những mục tiêu của đối phương không bao giờ được bộc lộ. Những mục tiêu này đôi khi chỉ liên quan đến phía đối phương mà khơng làm trở ngại đến q trình và kết quả đàm phán.
Tuy nhiên, không phải lúc nào các mục tiêu giấu kín cũng là chuyện vơ hại. Ví dụ, một đơn vị kinh doanh nào đó đồng ý giao hàng cho ta với một giá rất hạ. Đương nhiên, mua được hàng với giá thấp là điều thuận lợi cho ta tại thời điểm ký kết. Nhưng có thể ta gặp khó khăn sau này, ví dụ, hàng không được giao đúng
hạn, hàng không đạt phẩm chất, doanh nghiệp đó có thể phá sản trước khi giao hàng.
Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín khơng phải là chuyện đơn giản. Vì thế, để có thể phát hiện được các mục tiêu này, ngoài việc điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin, nhà đàm phán đôi khi cịn phải dùng đến độ nhạy cảm của mình để phát hiện có một cái gì đó khơng ổn trong cách tiếp cận vấn đề của mình và của đối phương và xử lý kịp thời.
2.5.4. Tìm hiểu quyền hạn của đối phương
Có những cuộc đàm phán tưởng như đã đi đến kết quả bỗng nhiên trở thành một phiên họp trù bị khi đối phương tuyên bố sẽ xin ý kiến chấp thuận của cấp trên của họ. Để tránh những chuyện như vậy, phải tìm hiểu quyền hạn của đối phương, liệu anh ta có phải là người quyết định cuối cùng trên bàn đàm phán hay không. Có những nhà đàm phán có đủ quyền quyết định nhưng họ vẫn bảo lưu quyền xin ý kiến cấp trên, để rồi, trước một thoả thuận đạt được, họ có thể sửa đổi theo hướng có lợi cho họ. “Xếp của tôi không chấp nhận đề nghị này, nhưng nếu các ngài nâng lên (hoặc giảm xuống) một chút thì tơi đảm bảo ta vẫn duy trì được thoả thuận” là tuyên bố thường thấy khi gặp phải các nhà đàm phán kiểu này.
2.5.5. Chuẩn bị đề xuất giải pháp
Một số kiểu giao dịch thương mại yêu cầu phải có văn bản trù bị làm cơ sở cho đàm phán. Tầm quan trọng của văn bản trù bị lớn đến mức nhiều khi nó quyết định có nên tiến hành đàm phán nữa hay khơng. Nội dung chính của văn bản trù bị bao gồm các đề xuất, giải pháp. Nó phải thoả mãn yêu cầu sau:
a. Tính chính xác về lập luận và số liệu b. Tính đầy đủ nhưng ngắn gọn
c. Tính thuyết phục d. Tính thực tế
e. Tính sáng tạo
f. Tính nhất quán giữa lập luận và con số g. Tính phong phú về số liệu
h. Tính phù hợp giữa nội dung và phong cách trình bày i. Tính dễ hiểu đối với người đọc.