5. Kỹ thuật kết thúc đàm phán
5.2. Kỹ thuật kết thúc đàm phán khi đạt được thoả thuận:
Sau một phiên đàm phán đầy căng thẳng, cái bắt tay vui vẻ báo hiệu sự ra đời của thoả thuận, nhưng điều đó khơng có nghĩa là nhà đàm phán đã hết lo. Trong nhiều trường hợp, khi ta không cẩn thận, chính văn bản thoả thuận lại là nguyên nhân của xung đột dẫn đến một vòng đàm phán khác. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ của nhà đàm phán không chấm dứt ở thời điểm ký kết thoả thuận đàm phán.
5.2.1. Biến lời hứa thành cam kết
Thậm chí ngay cả khi chưa ký kết thoả thuận đàm phán, khi mới phát biểu thoả thuận bằng miệng, nhà đàm phán cũng cần lưu ý đảm bảo chắc chắn một điều là hai bên đang hát chung một bản nhạc. Nghĩa là, trước một thoả thuận, không thể bên này cho rằng vấn đề đã được giải quyết theo cách này còn bên kia cho rằng vấn đề được giải quyết theo hướng khác. Nếu chuyện đó xảy ra mà không được phát hiện kịp thời trước khi kí kết, nó sẽ là ngun nhân đàm phán lại hợp đồng.
Để ngăn chặn những cách hiểu khác nhau về các điều khoản đàm phán, khi kết thúc đàm phán, ta nên giành thời gian để tóm tắt các điều khoản thoả thuận, làm rõ các quy định và tổng thể, xem xét lại toàn bộ kết quả đàm phán. Theo tinh thần “mất lịng trước, được lịng sau”, ta nên kiên trì rà sốt tồn bộ nội dung ký kết thoả thuận ngay cả khi phía bên kia tuyên bố không cần thiết phải làm như vậy.
Việc thống nhất hoá cách hiểu và thực hiện các điều khoản đàm phán được gọi là quá trình biến lời hứa thành cam kết (commitment). Cam kết ở đây được hiểu là cách tiếp cận nhất quán của các bên trước một vấn đề thoả thuận nhằm tạo ra những ràng buộc trong thực hiện theo đúng như cách hiểu khi thoả thuận.
5.2.2. Giành quyền chắp bút những thoả thuận:
Sau khi thống nhất bằng miệng, việc giành quyền chắp bút thoả thuận không nhằm mục đích gì ngồi việc ta chứ khơng phải người khác quyết định các gì sẽ đượcđưa vào hợp đồng. Có những chi tiết nhỏ trong q trình đàm phán ít được
quan tâm đầy đủ, nhưng đến khi xem xét lại mới thấy là những chi tiết ấy có thể gây vấn đề. Đặc biệt trong khi thực hiện hợp đồng, các chi tiết ấy tưởng là nhỏ nhưng lại là những hạt sạn, thật khó nuốt.
Một lợi thế nữa của việc chắp bút là tâm lý chung ngại loại trừ một cái gì đó khi nó đã thành văn bản. Do đó, có thể phía bên kia muốn phát biểu một điều khoản nào đó khác đi một chút, nhưng họ lại rơi vào tâm thế không muốn người khác nghĩ mình là nhiễu sự, hoặc chứng tỏ một cái gì đó nên họ ít có khả năng phản ứng hơn. Thêm vào đó, qua bao nhiêu mệt mỏi giờ mới đi đến thoả thuận, người ta không muốn kéo dài công việc đàm phán. Tâm lý đó trong kinh tế học người ta gọi là trạng thái “tranh tối tranh sáng”, nghĩa là sau một ngày làm việc mệt mỏi, cái người ta nghĩ đến là ngủ ngon, ít ai nghĩ đến phía trước ta còn cả một tuần làm việc.
Cuối cùng, cái gì được viết thành văn bản và được ký kết, cái đó có nghĩa. Nói cách khác, thoả thuận là thoả thuận văn bản chứ không phải thoả thuận ý nghĩa quan bàn đàm phán.
Vì những lý do trên, nếu ta là người chắp bút thoả thuận, chính cách hiểu của ta về thoả thuận đi vào thoả thuận. Cố nhiên, ta khơng thể bóp méo những căn bản của thoả thuận, nhưng chỉ vì một trong những lý do trên thôi cũng khiến việc chắp bút là việc thật đáng làm.
5.2.3. Những tai hoạ của những thoả thuận chắp bút dở
Như đã trình bày ở 5.2.2, việc ta giành quyền chắp bút là do tâm lý ngại rủi ro của ta. Những rủi ro do các thoả thuận chắp bút dở gây ra có thể là kiện tụng, xung đột gây mất thời gian và ảnh hưởng xấu đến quan hệ các bên. Ngồi ra, cịn có thể xảy ra những trường hợp sau đây: (1) Các điều khoản bị bỏ sót khơng ghi trong hợp đồng; (2) Ngôn từ đa nghĩa gây những lý giải không nhất quán; (3) Các điều khoản mâu thuẫn nhau mà khơng có qui định rõ điều khoản nào qui định điều khoản nào.