- Hoạt động thông tin thuốc – DLS, theo dõi ADR
Chương 3 KẾT QUẢ
3.2.1.2. Mô tả việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kê đơn, quản lý tồn trữ, cấp phát thuốc
Quản lý tồn kho, cấp phát thuốc, vật tư tiêu hao, hoá chất cho bệnh nhân nội trú
Quản lý viện phí ngoại trú (báo cáo BHYT) Quản lý viện phí nội trú (báo cáo BHYT)
Quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án, báo cáo thống kê Quản lý xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh
Năm 2009 đưa vào sử dụng trang thông tin điện tử bệnh viện www.tph.vn Năm 2010 chuyển sang sử dụng phần mềm Hsoft.
3.2.1.2. Mô tả việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kê đơn, quản lý tồn trữ, cấp phát thuốc cấp phát thuốc
Hình 3.9. Hình ảnh phần mềm quản lý Dược bệnh viện * Quản lý Danh mục thuốc, vật tư sản phẩm hàng hóa
73
Bảng 3.33. Ứng dụng CNTT trong quản lý DMT
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Danh mục tên thương mại kèm tên hoạt chất
Chỉ cần gõ tên hoạt chất, danh mục sẽ chi tiết các tên thương mại có HC đó
Phân loại theo nhóm tác dụng Trong kê đơn, lên y lệnh dùng thuốc, cần
tìm thuốc điều trị theo nhóm bệnh
Chi tiết tên nước sản xuất, công ty phân phối, phân nhóm thuốc nội, thuốc ngoại
Sử dụng để lấy chi tiết số liệu thuốc, công nợ theo công ty
Chi tiết số lô, hạn sử dụng, số đăng ký Quản lý hạn sử dụng, chất lượng
Phân theo nhóm thuốc BHYT, VP Quản lý theo đối tượng sử dụng thuốc
Nhận xét: Danh mục thuốc được thực hiện theo đúng yêu cầu của người quản lý,
khi kê đơn BS không thể tự ý sử dụng những thuốc ngoài danh mục thuốc của bệnh viện, danh mục được quản lý chi tiết cụ thể tên thương mại, tên hoạt chất, phân rõ theo từng nhóm, đối tượng sử dụng BS không cần phải nhớ nhiều tên thuốc hay nhóm thuốc hoặc tránh nhầm lẫn cho việc thanh toán tiền thuốc cho BN theo đối tượng sử dụng.
* Quản lý số liệu tồn kho, cơ số tủ trực
Bảng 3.34. Ứng dụng CNTT trong quản lý kho và các cơ số
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Vào số liệu tồn kho đầu kỳ Chốt số liệu tồn đầu kỳ tại thời điểm sử dụng phần mềm, để tiếp tục cập nhật, lưu giữ các số liệu tiếp theo
74
Chi tiết các loại cơ số (tủ trực, các cơ số phòng chống dịch)
Tất cả các cơ số được thể hiện như một kho độc lập, các số liệu xuất, nhập được cập nhật
Xem tồn kho chi tiết Khi cần lấy thông tin nguồn thuốc, nhà cung cấp,
mã thuốc, tên thuốc, đơn giá, số lượng tồn đầu, nhập, xuất và tồn cuối ngay tại thời điểm đó
Xem tồn kho tổng hợp Dùng để xem số liệu tồn của 1 loại thuốc nào đó
hiện tại đang có trong toàn bệnh viện, chức năng còn cung cấp thông tin tình trạng của thuốc đó như tồn tối thiểu, số liệu thuốc đang treo (số lượng thuốc treo là số lượng do khoa phòng làm phiếu dự trù lĩnh nhưng khoa Dược chưa làm thao tác duyệt cấp)
Xem tồn kho tổng hợp các kho Xem số liệu tồn kho tổng hợp tất cả các kho hiện có trong Bệnh Viện
Theo dõi hạn dùng của thuốc Chi tiết cụ thể danh sách thuốc hết hạn, hay cận hạn theo mặc định
Khóa số liệu theo ngày Dùng trong trường hợp người quản lý kho cần chốt số liệu thuốc của kho theo từng ngày
Nhận xét: Trong quản lý kho, cơ số đảm bảo được số liệu chắc chắn chính xác
về số lượng và số tiền, khớp với số liệu thực tế, việc sai số liệu sẽ gây ảnh hưởng rất lớn cho số liệu báo cáo về sau. Số liệu tồn kho ban đầu chỉ khai báo 1 lần khi bắt đầu triển khai phần mềm Dược và sẽ được chốt số liệu ngay thời điểm đó, mọi số liệu tiếp theo được tự động hóa cập nhật, số liệu sẽ không bị chỉnh sửa tự do, việc chỉnh sửa sẽ do lãnh đạo quyết định. Quản lý sát hạn dùng của thuốc.
75
Bảng 3.35. Ứng dụng CNTT trong công tác kê đơn, lên y lệnh lĩnh thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Lên y lệnh thuốc nội trú Chỉ cần lựa chọn danh mục thuốc đã sẵn có và gõ số lượng cần lĩnh vào, phiếu lĩnh thuốc thể hiện cụ thể tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, đơn giá theo biểu mẫu người quản lý đưa vào
Kê đơn thuốc ngoại trú Bác sĩ chỉ cần gõ tên hoạt chất và lựa chọn. Số liệu tồn kho của thuốc đó cũng được thể hiện để bác sĩ cân đối kê đơn. Đơn thuốc được chi tiết cụ thể số lượng, cách dùng, liều dùng
Sổ tổng hợp y lệnh Khi cập nhật phiếu lĩnh thuốc, số liệu sẽ tự động chuyển sang sổ tổng hợp y lệnh, chi tiết theo từng tên bệnh nhân. Phiếu tổng hợp thể hiện các thông tin thuốc và dịch vụ theo từng ngày BN đã sử dụng kèm theo giá tiền
Phiếu lĩnh thuốc, phiếu hoàn trả thuốc
Phân loại theo từng đối tượng bệnh nhân, theo quy chế quản lý (thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, thuốc lĩnh hàng ngày, bù tủ trực, bổ sung)
Trong kê đơn thuốc có thêm các phần hỗ trợ sau:
- Cho đơn thuốc mẫu, được dùng trong trường hợp BS đã khai báo sẵn các đơn thuốc mẫu riêng đối với từng loại bệnh.
- Khi kê đơn, chương trình có thể hiện số tiền tương đối của đơn thuốc đó để BS có thể xem và điều chỉnh loại thuốc, liều lượng.
76
- Nếu BN có đơn cũ, muốn cấp 1 đơn mới giống như đơn của đợt khám gần nhất, nếu muốn cho thuốc của 1 ngày nào đó trong mục “thuốc đã sử dụng” chọn vào ngày thuốc đó, chương trình sẽ cho lại đơn của ngày chọn.
- “Xem thuốc đã sử dụng”: Được phép xem các đơn thuốc của các đợt khám trước hoặc các toa thuốc của phòng khám khác trong ngày để tránh cho trùng loại thuốc.
- Đơn thuốc chỉ được hủy, thêm, xóa, sửa trong trường hợp BN chưa ra khoa Dược duyệt phát thuốc và kế toán chưa in bảng thanh toán chi phí BHYT.
Nhận xét: Công tác kê đơn đảm bảo việc danh pháp, hàm lượng trong phiếu lĩnh
thuốc và đơn thuốc ngoại trú không gặp phải sai sót do chữ của BS và ĐD, chống nhầm lẫn cho việc cộng dồn số lượng. Đơn thuốc, y lệnh không bị tẩy xóa do không có thuốc, BN nhân được chi tiết từng loại thuốc và giá tiền. BS không cần phải nhớ nhiều tên thuốc, nhóm thuốc và những loại thuốc BN đã dùng trong lần khám trước.
* Quản lý cấp phát thuốc
Bảng 3.36. Ứng dụng CNTT trong quản lý cấp phát thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Duyệt cấp thuốc, vật tư theo yêu cầu khoa phòng (hao phí trong thủ thuật, phẫu thuật)
Dùng để duyệt những phiếu dự trù hao phí của khoa phòng lĩnh về sử dụng cho khoa hoặc cho BN. Thể hiện cụ thể từng loại thuốc, vật tư sử dụng cho thủ thuật, phẫu thuật cho bệnh nhân nào, khoa phòng lĩnh
Duyệt cấp theo theo người bệnh, đối tượng chi trả (BHYT hay viện phí)
Thể hiện được danh sách gồm tên bệnh nhân, tên thuốc cần lĩnh, số lượng lĩnh. Duyệt chi tiết theo từng tên BN, đối tượng, số lượng lĩnh, chương trình sẽ cập nhật số liệu trừ vào tồn kho và tính tiền cho BN
77
Duyệt cấp theo thời gian (hàng ngày, bổ sung, trong giờ trực)
Danh sách các phiếu khoa phòng dự trù lĩnh gồm thông tin khoa, ngày, tên phiếu khoa chuyển xuống.
Số ngày dùng thể hiện khoảng cách ngày khoa chuyển số liệu xuống Dược so với ngày hiện tại
Duyệt bù cơ số, bổ xung cơ số, hoàn trả theo người bệnh, theo khoa phòng
Khoa Dược duyệt bù lại cơ số tủ trực cho các khoa phòng sau 1 thời gian sử dụng. Thực hiện duyệt hoàn trả chương trình sẽ tự động cập nhật số lượng thuốc BN hoàn trả vào kho và trừ chi phí thuốc đó cho BN
Xem danh sách các phiếu đã dự trù
Dùng để theo dõi trong ngày có những khoa nào làm những phiếu dự trù lĩnh, phiếu hoàn trả hay phiếu bù tủ trực
Thu hồi phiếu đã duyệt Thu hồi dùng trong trường hợp khi đã “Duyệt” nhưng
khoa có yêu cầu thu hồi để chỉnh sửa số liệu thuốc
Đánh dấu những phiếu đã phát
Khoa Dược sẽ theo dõi, kiểm tra các phiếu khoa Dược đã duyệt nhưng chưa cấp phát cho khoa phòng. Và giúp cho người quản lý là cán bộ Thống kê, Thủ kho quản lý những phiếu lĩnh và phiếu hoàn trả thuốc của khoa phòng. Khi đã duyệt 1 phiếu hoàn trả của khoa phòng chuyển xuống là xem như số liệu thuốc đó đã cập nhật vào kho
Các chức năng duyệt phiếu xuất kho, phiếu hoàn trả nội trú
- KD phải làm thao tác “Duyệt” khi đó thuốc mới tính số liệu cho kho, cho BN. - Thể hiện chi tiết ngày lập phiếu, khoa nào, tên phiếu, loại phiếu.
Duyệt bù cơ số tủ trực theo người bệnh
Chương trình sẽ tự động xuất thuốc của kho bù vào tủ trực của khoa.
78
Duyệt lĩnh hao phí theo khoa phòng
- Những thuốc, vật tư được lĩnh hao phí phụ thuộc vào quy định của BV cho phép những mặt hàng nào được liệt kê vào danh sách sử dụng theo hao phí cho khoa phòng (ví dụ nước rửa tay nhanh, que đè lưỡi v..v..). - Duyệt phiếu đề nghị hoàn trả cơ số tủ trực: Dùng duyệt phiếu hoàn trả
thuốc cơ số thuốc của khoa phòng chuyển xuống.
Nhận xét: Chức năng quản lý của phần mềm rất chặt chẽ, mỗi viên thuốc xuất
ra khỏi kho và nhập trả lại kho đều phải qua thao tác duyệt để số lượng thuốc cập nhật vào kho và tính lại chi phí cho BN. Khi thực hiện chức năng thu hồi thì số liệu thuốc sẽ trả lại trạng thái ban đầu.
*Quy trình nhập, xuất thuốc
Bảng 3.37. Ứng dụng CNTT trong nhập, xuất thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Làm phiếu nhập kho Dùng để nhập các loại hóa đơn, phiếu nhập
kho hàng hóa là thuốc, vật tư y tế khi BV mua về và làm thao tác nhập kho
Nhập phiếu khoa hoàn trả Phiếu khoa hoàn trả được sử dụng trong
trường hợp sau 1 thời gian sử dụng tại khoa, kiểm kê lại số lượng thuốc tồn trên khoa, phát hiện có dư 1 số lượng thuốc do bệnh nhân tử vong, bỏ về ... Khi đó làm phiếu nhập kho để hoàn trả số lượng thuốc dư thừa tại khoa cho Khoa Dược quản lý
Xuất kho Ngoài việc xuất kho tự động khi duyệt phiếu
lĩnh thuốc từ các khoa phòng thì sẽ thực hiện xuất khác như xuất hư hao…
79
Theo dõi công nợ phiếu nhập kho Dùng để theo dõi công nợ của các hóa đơn
phiếu nhập kho và cập nhật thông tin chi trả các phiếu nhập kho đó
Xuất cho cơ số tủ trực Hoàn trả, vay, trả cơ số tủ trực, xuất tăng cơ
số tủ trực cho khoa phòng
Nhập thu hồi cơ số Thu hồi thuốc có trong tủ trực tại khoa
trong trường hợp khoa đó không cần thiết sử dụng để chuyển cho khoa khác
Nhận xét: Quá trình xuất, nhập thuốc trong mọi trường hợp đều được thực hiện đồng bộ trên phần mềm giúp cho quá trình quản lý số liệu, lưu giữ số liệu sẽ khớp nhau và đảm bảo cho người quản lý nắm bắt nhanh được số liệu nhập, xuất, tồn kho của thuốc để có kế hoạch cho ngày tháng tiếp theo.
*Các số liệu báo cáo thống kê
Bảng 3.38. Ứng dụng CNTT trong công tác báo cáo và lưu trữ
Nội dung thực hiện Ứng dụng