cấu thành và ảnh hưởng
Hệ thống thông tin chuyên ngành trong trường đại học bao gồm hai thành phần cơ bản:
- Cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành dạng vật thể (tài liệu dạng bản in, bản đồ, luận văn, luận án, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo tổng kết các đề tài nghiên cứu khoa học, ảnh chụp tư liệu…);
- Cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành dạng số hoá: Các file văn bản dạng text, dạng bảng tính, dạng acrobat, dạng ảnh số hoá, dạng âm thanh, dạng phim tư liệu…
Như vậy, đây có thể coi là các bộ phận có tính vật thể, dưới các dạng bản in, bản vẽ và các file dữ liệu trên máy tính. Bộ phận này cũng có đặc tính là thụ động, là sản phẩm vật thể của các quá trình khác.
Để có thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng thông tin phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong thời đại công nghệ 4.0 hiện này, các tiêu chí của hệ thống thông tin chuyên ngành cần đảm bảo là:
- Đảm bảo tính đầy đủ của thông tin: Thông tin đầy đủ về tất cả các khía cạnh, các chi tiết, các thành phần, yếu tố cấu thành của đối tượng nghiên cứu;
- Đảm bảo tính cập nhật, kịp thời của thông tin: Thông tin hiện trạng, mới nhất tình hình phát triển, xu hướng vận động của đối tượng nghiên cứu;
- Đảm bảo thông tin chính xác: Thông tin trung thực về đối tượng nghiên cứu, thông tin không bị bóp méo, không phải là thông tin giả;
- Đảm bảo tính hiệu quả: Thông tin hữu ích, trợ giúp thực hiện được mục tiêu nghiên cứu.
Hệ thống cung cấp thông tin chuyên ngành (hay hệ thống đảm bảo thông tin chuyên ngành) là một cơ cấu tổng thế bao gồm ba thành phần cơ bản là:
- Xây dựng hệ thống thông tin chuyên ngành;
- Bản thân hệ thống thông tin chuyên ngành;
- Vận hành, sử dụng, khai thác hệ thống thông tin chuyên ngành.
Hệ thống cung cấp thông tin không chỉ có bản thân hệ thống thông tin mà là cả quá trình xây dựng và quá trình vận hành sử dụng. Như vậy, đây là một quá trình diễn ra trong thời gian, với yếu tố đầu vào, kết quả và sản phẩm vật thể, yếu tố đầu ra khai thác các kết quả và sản phẩm vật thể đó trong môi trường đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Công việc xây dựng hệ thống thông tin chuyên ngành bao gồm các công đoạn và nội dung: Xây dựng phương án thu thập thông tin từ các nguồn, tiến hành thu thập thông tin, phân loại và đánh giá sơ bộ, xử lý nguồn thông tin có được bằng các phương thức như biên mục, số hoá, biên dịch, tập hợp thành bộ, chế bản thành các dạng sản phẩm khác nhau, lưu trữ, quản lý bằng phần mềm…
Bản thân hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần như đã mô tả ở trên;
Phương thức vận hành, khai thác sử dụng: bao gồm các dịch vụ của trung tâm thông tin - thư viện như phục vụ tại các phòng đọc, cho mượn tài liệu, phục vụ thông tin online, các dịch vụ sử lý thông tin theo chuyên đề và yêu cầu của khách hàng, các dịch vụ in ấn, sao chép, các dịch vụ khác…
Để xây dựng hệ thống cung cấp thông tin chuyên ngành thực sự hiệu quả thì bốn nhóm tiêu chí sau cần phải quan tâm, nội dung của các nhóm tiêu chí này được mô tả trong sơ đồ ở hình số 2:
- Nhóm tiêu chí về xây dựng hệ thống thông tin; - Nhóm tiêu chí về bản thân hệ thống thông tin;
- Nhóm tiêu chí về vận hành, sử dụng, khai thác hệ thống thông tin;
- Nhóm các tiêu chi tổng thể toàn bộ hệ thống cung cấp thông tin;
Từ những nội dung trên, có thể rút ra một số vấn đề sau về hệ thống cung cấp thông tin chuyên ngành:
- Nhận thức Hệ thống cung cấp thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học là một cơ cấu phức tạp nhưng đồng bộ, luôn vận động và phát triển như một cơ thể sống;
- Hệ thống này có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng trong suốt tiến trình vận động. Những yếu tố ảnh hưởng này có thể từ năng lực quản lý hệ thống, hiện trạng và khả năng đầu tư cơ sở vật chất và tổ chức không gian trung tâm thông tin – thư viện, hiện trạng hệ thống trang thiết bị và phần mềm cho xây dựng và quản lý thông tin, trình độ và năng lực của đội ngũ nhân sự, công tác tiếp cận thị trường thông tin…
- Hệ thống hoạt động theo một chu trình khép kín, theo những vòng lặp; Nếu hoạt động có hiệu quả thì vòng lặp sau sẽ có chất lượng cao hơn vòng lặp trước nếu việc đánh giá hoạt động được tiến hành khách quan, khoa học, nhận diện chính xác và đầy đủ được những thành công và tồn tại của hệ thống và đề ra được những chiến lược và biện pháp phát triển thích hợp. Để có được những đánh giá khách quan và xác đáng thì việc thu thập thông tin, quan sát, thu thập ý kiến phản hồi, sử dụng phiếu điều tra, thu thập và sử lý các ý kiến chuyên gia cũng như các phương pháp phân tích hệ thống một cách khoa học là cần thiết. Ở đây cũng cần nắm rõ định hướng đào tạo và khoa học công nghệ chung của ngành, của cơ sở đào tạo, nghiên cứu kinh nghiệm của các cơ sở
đào tạo, các quốc gia đi trước… để đồng hành với những sự phát triển chung;
- Hệ thống cung cấp thông tin chỉ có thể phát triển có hiệu quả khi vận hành theo cơ chế thị trường. Bộ phận quản lý cần nắm rõ nhu cầu của thị trường thông tin để có những chiến lược và giải pháp nâng cấp hệ thống, tránh tình trạng thụ động, chỉ tạo và cung cấp những sản phẩm theo khả năng mà không quan tâm tới nhu cầu của người sử dụng. Đây cũng chính là yếu điểm phổ biến của các trung tâm thông tin – thư viện trường đại học hiện nay.
- Trong việc xây dựng và vận hành hệ thống thì yếu tố con người luôn là then chốt.