Phần này sẽ giới thiệu cho bạn những kỹ năng hiệu chỉnh sau: - Cách chọn các ô và dãy ô (Range).
- Cách xóa ô (Clear và Delete).
- Cách sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu tự động. - Cách di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác.
2.1.1 Khái niệm về vùng ô và cách chọn
Khái niệm về vùng ô (vùng): Vùng là tập hợp các ô kế cận nhau tạo thành một hình chữ nhật. Mỗi vùng có một địa chỉ được xác định bằng: Tọa độ ô đầu (góc trên bên trái): toạ độ ô cuối (góc dưới bên phải).
Ví dụ: D5: G10 là một vùng có ô đầu nằm ở cột D dòng 5 và ô cuối nằm ở cột G dòng 10
Thao tác chọn (bôi đen):
Vùng chỉ một ô Click vào ô cần chọn.
Chọn một dòng Nhấn chuột vào số thứ tự của dòng Chọn một cột Nháy chuột vào ký hiệu cột
Nhiều cột
C1: Click vào tên cột cần chọn, kéotiếp đến cột cuối C2: Đặt con trỏ vào một ô
Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng Nhiều dòng
C1: Click vào chỉ số hàng, kéotiếp đến hàng cuối C2:Đặt con trỏ vào một ô của dòng
Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng cuối cùng
Vùng nhiều ô liên tục
C1:Dùng chuột: Kéotừ ô đầu đến ô cuối của vùng.
C2: Dùng bàn phím: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của vùng, nhấn giữ phím Shift kết hợp với các phím mũi tên.
- Chuột + Bàn phím: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của vùng, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng.
Nhiều ô không liên tục Giữ phím Ctrl, kích chọn lần lượt từng ô.
Nhiều vùng không liên tục Chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl, Click chọn các vùng khác.
Toàn bộ Sheet Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và thanh chứa số thứ tự của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Một phần của ô Kích đúp vào ô cần chọn (hoặc Đặt trỏ vào ô, gõ phím F2), sau đó chọn giống như chọn văn bản thông thường.
2.1.2. Các thao tác trên vùng
Sau khi lựa chọn vùng ô ta có thể thực hiện các thao tác sau đây:
a. Xoá bỏ dữ liệu (Edit/Clear) Cách 1:- Chọn vùng dữ liệu cần xoá.
- Vào Edit/ Clear. - Chọn cách xoá dữ liệu.
Cách 2:- Chọn vùng dữ liệu cần xoá. - Nhấn phím Delete
b. Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill và menu Insert/Fill
Excel sẽ tăng tốc việc nhập dữ liệu vào bảng tính bằng cách điền tự động một dãy ô với một giá trị lặp hoặc được tăng theo thứ tự.
Ví dụ: Bạn có thể sao chép một giá trị giống nhau cho nhiều sản phẩm trong một bản báo cáo hoặc tạo phần số tăng theo quy luật (ví dụ: Số thứ tự).
Xóa tất cả Xóa định dạng
Xóa nội dung Xóa ghi chú
Sử dụng tính năng AutoFill Thao tác:
- Nhập dữ liệu vào hai ô liên tiếp.
- Đặt chuột vào góc dưới bên phải của vùng gồm hai ô trên, khi con trỏ chuyển thành dấu cộng (màu đen), nhấn và kéo chuột (xuống phía dưới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ô đã được chọn. Lên phía trên hoặc sang trái, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị giảm dần cũng dựa trên mẫu đó.)
Sử dụng menu Edit/Fill
Ngoài tính năng AutoFill, bạn còn có thể sử dụng bộ lệnh Fill từ menu Edit để thực hiện những sao chép đơn giản.
- Điền lên (Up), xuống (Down), sang phải (Right) và trái (Left) Cách thực hiện:
+ Đặt con trỏ lên ô mà bạn muốn sao chép và kéo đến những ô bạn muốn điền vào. + Chọn menu Edit/Fill, sao đó chọn lệnh từ menu con Fill thích hợp với hướng bạn muốn sao chép (Down, Right, Up, Left).
Ví dụ:
- Sử dụng hộp thoại Series của Fill
Nếu bạn muốn xác định một chuỗi tùy biến, chọn vùng bạn muốn điền và chọn lệnh
Edit/Fill/Series:
Edit/Fill, hướng là Down
Kết quả
Ví dụ: Thực hiện theo hình
c. Sao chép dữ liệu Cách 1:
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
- Đưa dữ liệu vào vùng nhớ tạm thời: Vào menu Edit/Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút , hoặc nháy chuột phải chọn Copy
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Dán dữ liệu ra: Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút , hoặc nháy chuột phải chọn Paste
Cách 2: - Chọn vùng nguồn.
- Đưa con trỏ vào viền của vùng đã chọn khi con trỏ có dạng
- Ấn Ctrl đồng thời rê và kéo vùng đã chọn đến vị trí mới rồi nhả chuột.
Thao tác sao chép dữ liệu của một ô.
- Đặt con trỏ ở góc phải dưới của ô sao cho xuất hiện + Trên dòng
Trên dòng
Giá trị tăng
Edit Fill /Series:
- Series in: Column. - Step Value: 1.5 - Type: Linear. - Stop Value: 10
Edit Fill/Series
- Series in: Column. - Type: Linear. - Step Value: 1.
- Rê chuột xuống các ô dưới
Lưu ý:
1. Ta có thể thực hiện lệnh dán bằng cách nhấn Enter (chỉ dán được một lần dữ liệu sẽ không còn ở vùng nhớ đệm nữa)
2. Khi dán dữ liệu ra vùng đích thì dữ liệu này vẫn nằm trong bộ đệm cho nên vùng dữ liệu nguồn sẽ có viền chấm nhấp nháy. Ta có thể bỏ viền này bằng cách nhấn phím ESC.
3. Thao tác sao chép có thể thực hiện trên cùng trang bảng tính, trang bảng tính khác, sổ bảng tính khác tuỳ theo vị trí vùng đích mà ta chọn.
4. Khi dán dữ liệu đã đưa vào bộ nhớ đệm bằng cách nhấn chuột phải chọn Paste special thì việc sao chép không chỉ là nội dung, định dạng mà nó có nhiều mục tuỳ theo lựa chọn của ta ở trên bảng sau
- All: Sao chép tất cả
- Formulas: Chỉ sao chép công thức
- Values: Chỉ sao chép giá trị (kết quả tính toán nếu nguồn là công thức)
- Formats: Sao chép định dạng - Comments: Sao chép chú thích
- Validation: Sao chép ràng buộc dữ liệu - All except borders: Sao chép tất cả trừ đường viên
- Column widths: Sao chép độ rộng cột
d. Di chuyển dữ liệu
Cách 1:- Chọn vùng nguồn cần di chuyển.
- Đưa dữ liệu vào vùng nhớ đệm: Nháy vào biểu tượng hoặc vào Edit\Cut
hoăc ấn Ctrl +X, hoặc nhấn chuột phải chọn Cut.
- Đưa con trỏ đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Dán dữ liệu ra bằng cách: Nhấn (Enter) hoặc nháy vào biểu tượng hoặc ấn
Ctrl +V hoặc vào Edit\Paste, hoặc nhấn chuột phải chọn Pase Cách 2: - Chọn vùng nguồn cần di chuyển.
- Đưa con trỏ vào một trong những cạnh viền của vùng đã chọn khi con trỏ có dạng
- Kéo rê đến vị trí mới rồi nhả chuột.
Lưu ý: Khi vùng đích đã có dữ liệu thì dữ liệu ở vùng nguồn sẽ đè lên vùng đích.
2.2. Thao tác với cột và hàng
2.2.1. Thêm hàng, cột, ô vào bảng tính a. Thêm hàng (Row)
- Chọn các hàng mà tại đó muốn thêm hàng mới vào - Vào Insert\Row, hoặc kích chuột phải chọn Insert Lưu ý:
- Muốn thêm bao nhiêu hàng thì ở thao tác chọn ta chọn bấy nhiêu hàng tương ứng. - Hàng mới thêm luôn ở phía trên vùng đã chọn.
b. Thêm cột (column)
- Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào.
- Vào Insert\Columns, hoặc nhắp chuột phải chọn Insert
Lưu ý: Muốn thêm bao nhiêu cột thì ở thao tác chọn ta chọn bấy nhiêu cột tương ứng. - Cột mới thêm luôn ở bên phải vùng đã chọn
c. Thêm ô mới
- Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào. - Vào Insert\Cell, hoặc nhấn chuột phải chọn Insert…, xuất hiện hộp thoại sau:
1. Chèn 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô hiện hành bị đẩy sang phải.
2. Chèn 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô hiện hành bị đẩy xuống dưới.
3. Chèn hàng.
4. Chèn cột.
2.2.2. Xóa hàng, cột, ô a. Xoá hàng, cột
- Chọn các hàng (cột) cần xoá.
- Vào Edit\Delete hoặc nhấn chuột phải chọn Delete b. Xoá ô
- Chọn các ô cần xoá.
- Vào Edit\Delete, hoặc nhấn chuột phải chọn Delete…xuất hiện hộp thoại.